Le Groupe ROSSIGNOL simplifie la gestion des notes de frais avec la combinaison Cegid Notilus / Cartes Affaires.
Leader mondial dans le matériel du sport d’hiver
Rossignol conçoit et réalise toute une gamme de produits pour la pratique de la montagne, Rossignol est spécialiste du Ski, des fixations, des chaussures de Ski, des équipements, et réalise également des articles de Snowboard, de ski de fond et une collection complète de textile technique et casual. Notre engagement : accompagner dans la pratique du sport en proposant des produits conçus avec la dernière technologie et avec le savoir-faire d’une entreprise centenaire.
Des notes de frais complexes et irrégulières
- Une centaine environ assez simples, d’une dizaine de lignes, émanant de la direction ou de différents services.
- 100 autres beaucoup plus «conséquentes » concernant les itinérants : commerciaux France ou Export et leurs assistantes, marketing assurant la promotion des produits, techniciens de course sillonnant le monde entier.
Cegid Notilus , support du service comptabilité
Cela fait plus de 15 ans que René Allirot, Responsable Comptable, s’appuie sur l’outil Cegid Notilus pour gérer la problématique des notes de frais. Avant la mise en place de Cegid Notilus pour l’automatisation de la gestion des notes de frais, le pointage par les divers services pouvait mobiliser plusieurs personnes pour des résultats pas toujours très fiables :
- Multiplications et additions à refaire plusieurs fois, «autant de devises que de pays traversés»,
- Vérification du respect de la politique de voyage du groupe (repas / nuits d’hôtel / péages…)
- Gestion des avances…
Gain de temps et simplification pour tous
Il ne reste plus au salarié qu’à :
- Valider les frais payés par carte : origine du frais et montant de TVA y sont déjà détaillés, il suffit d’en vérifier la nature(codifiée par défaut),
- Saisir les frais payés en espèce,
- Reporter au fur et à mesure de la saisie les numéros sur les justificatifs,
- Remettre ses justificatifs et valider sa note pour envoi au contrôle.
Au niveau de la comptabilité :
- Pointage rapide : les notes sont numérotées et les justificatifs rapidement vérifiables,
- Suppression du retraitement des devises,
- Modifications de plafonds plus faciles,
- Vérifications réduites car baisse du nombre de paiements en cash,
- Plus de facilité pour faire rééditer des justificatifs manquants,
- Simplification des contrôles et validations : « Rien ne se perd ! »,
- Possibilité de faire des statistiques, notamment par salarié et par frais.
Évolution de Cegid Notilus
« Equipé de Cegid Notilus depuis plus de 15 ans, Rossignol est un client historique. Nous avons ainsi été les témoins de l’évolution du produit » :
- En effet, cette mise en place de la solution Cegid Notilus nous a fait passer d’un système de fichiers Excel très complexe à un traitement automatisé beaucoup plus simple. Cegid Notilus nous a facilités la gestion des devises. Nous avons également évolué sur le choix de nos cartes affaires : dans un 1er temps des cartes à débit société, puis des cartes à débit salarié, qui a supprimé les retards que nous pouvions constater sur l’élaboration des notes de frais par les salariés.
- Mode Asp : nous avons aussi évolué sur le mode de connexion à l’application Cegid Notilus . Cette décision d’héberger la solution Cegid Notilus chez l’éditeur présente plusieurs avantages : nous sommes désengagés de l’aspect informatique, nous n’avons plus qu’un interlocuteur : la Hotline, et bénéficions des mises à jour et des nouvelles versions automatiquement.
- Gestion de la TVA : la gestion des taux de TVA dans Cegid Notilus est devenue très simple et facilite la tâche du gestionnaire de notes de frais qui effectue le contrôle beaucoup plus rapidement . La récupération de la TVA est par la même simplifiée et permet un gain financier intéressant.
Autant d’évolutions qui nous sont présentées lors des clubs utilisateurs. Ce rendez-vous annuel nous permet de faire le point sur les nouvelles versions, de donner notre avis sur les évolutions et d’échanger avec les équipes produit Cegid Notilus .
Bilan du projet
« La solution Cegid Notilus a su évoluer, en suivant de près les évolutions du marché, en répondant aux besoins des clients et en proposant des innovations. Le projet Cegid Notilus a vraiment allégé le travail de gestion et de saisie des notes de frais » conclut René ALLIROT avec satisfaction.