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Gestion de la TPE/PME

Passer à la facture électronique : comment les TPE peuvent anticiper la réforme ?

8 juillet 2024

Passer à la facturation électronique TPE
6 min
La généralisation de la facturation électronique représente une petite révolution pour les entreprises françaises, et en particulier pour les TPE. Bien que le calendrier officiel ait été reporté à septembre 2026 et septembre 2027, il est indispensable d'anticiper dès à présent cette échéance. Pourquoi ? Comment passer à la facture électronique en douceur ? Florent Grauer, VP Product Management & Innovation et Maité Leteno, Product Marketing Manager auprès des entrepreneurs et TPE chez Cegid, apportent leur éclairage.

1. Passer à la facture électronique : à quels changements doivent s’attendre les TPE ?

Florent Grauer : Avec la généralisation de la facturation électroniquec’est d’abord la nature de la relation entre les entreprises et l’administration fiscale qui va évoluer. Jusqu’à présent, les entreprises transmettaient leur comptabilité une fois l’exercice comptable clôturé et les factures uniquement en cas de contrôle ponctuel. Demain, l’ensemble des flux de facturation, achats et ventes, seront transmis automatiquement et pourront donc être contrôlés en quasi-temps réel.

J’insiste bien sur ce point : ce ne sont pas les règles de fond, comme celles relatives à la TVA qui changent, c’est bien cette transparence nouvelle sur les opérations menées par les entreprises. La comptabilité devra être conforme tout au long de l’année et les entreprises devront être en mesure de justifier tout écart entre les données dont disposera l’administration et les déclarations déposées. Pour certaines TPE, qui gèrent leur comptabilité de façon très manuelle, le risque est grand de se retrouver en difficulté. D’où l’importance d’anticiper dès maintenant.

« Pour certaines TPE, qui gèrent leur comptabilité de façon très manuelle, le risque est grand de se retrouver en difficulté. D’où l’importance d’anticiper dès maintenant. »

Florent GRAUER

VP Product Management & Innovation

2. Passer à la facture électronique : au-delà de la mise en conformité, quels bénéfices les TPE peuvent-elles attendre ?

Florent Grauer : C’est une excellente question, car on présente souvent cette réforme sous l’angle de la contrainte en oubliant qu’elle peut aussi être source d’opportunités ! Digitaliser l’ensemble de ses factures clients et fournisseurs va permettre d’importantes économies, ne serait-ce qu’en supprimant les coûts d’impression, d’envoi, de stockage… C’est aussi un levier de fluidification des échanges inter-entreprises et de réduction des délais de paiement… Bref, un gain de temps très important qui va libérer les dirigeants des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Les TPE y gagneront en efficacité, en productivité, et donc en compétitivité.

Maité Leteno : Passer à la facture électronique va aussi fiabiliser la donnée. Avec des factures dématérialisées qui alimentent automatiquement et en temps réel la comptabilité, fini les approximations et les écritures en attente qui faussent les résultats. Les dirigeants vont pouvoir s’appuyer sur une information financière extrêmement précise pour piloter leur activité.

Nos solutions deviennent ainsi de véritables outils d’aide à la décision, apportant une visibilité inédite au dirigeant sur son entreprise. C’est du temps dégagé pour développer son activité, prospecter de nouveaux clients, lancer de nouveaux projets, etc. C’est aussi une nouvelle approche du pilotage de l’entreprise, guidée par la donnée en temps réel.

3. Passer à la facture électronique : quelles sont les différentes étapes que doivent suivre les entreprises pour anticiper ?

Florent Grauer : Les entreprises doivent faire dès maintenant l’inventaire de leurs processus de facturation. En effet, la réforme de la facture électronique implique des changements divers selon les entreprises. Par exemple, un coiffeur sera tenu de remonter ses données de caisse de façon très régulière, tandis qu’une agence de communication devra se concentrer sur la transmission des factures et la gestion des statuts. Une entreprise de bâtiment qui travaille avec des fournisseurs ou des clients étrangers se trouve dans un troisième cas de figure, car elle devra gérer à la fois des flux de factures (e-invoicing) et de la déclaration de données à l’administration (e-reporting).

Il existe aussi plusieurs dizaines d’opérations qui nécessitent un traitement particulier, c’est ce qu’on appelle les « cas d’usage de la facture électronique ». Je pense notamment à la gestion des acomptes, au prépaiement, aux notes de frais, etc. Bien sûr, il est du rôle des éditeurs de prendre en charge la complexité technique de ce changement. Mais les entreprises doivent avoir identifié ces situations pour vérifier que leurs solutions comptables et outils de gestion sont bien compatibles, et qu’ils offrent une expérience simplifiée.

« Par exemple, un coiffeur sera tenu de remonter ses données de caisse de façon très régulière, tandis qu’une agence de communication devra se concentrer sur la transmission des factures et la gestion des statuts. »

Florent GRAUER

VP Product Management & Innovation

4. Passer à la facture électronique : comment Cegid se prépare pour accompagner leurs clients TPE dans cette transition ?

Florent Grauer : Nous sommes engagés depuis plusieurs années dans la préparation de cette échéance. Cela passe par une participation active aux groupes de travail mis en place par l’administration fiscale par exemple. Cegid participe également à la phase pilote, qui devrait s’ouvrir en 2025 et permettre de tester en conditions réelles l’architecture de la facture électronique. Enfin, nous sommes très actifs dans le cadre de l’initiative Peppol. Sans rentrer dans le détail technique, il s’agit d’une initiative de l’écosystème privé de la facture électronique qui vise à rendre possible les échanges de factures électroniques indépendamment du calendrier officiel, et sans doute avant son entrée en vigueur.

Maité Leteno : Nous avons également fait évoluer nos solutions pour qu’elles intègrent nativement l’ensemble des fonctionnalités nécessaires pour produire des factures électroniques conformes et les transmettre automatiquement à l’administration et aux clients de l’entreprise.

Nous travaillons aussi à « augmenter » nos logiciels avec de l’intelligence artificielle, pour faciliter le passage à la réforme des entreprises non équipées d’une solution de facturation, guider les utilisateurs et leur éviter de faire des erreurs. Tout cela pour rendre cette transition plus la fluide et la plus transparente possible pour nos clients !

5. Passer à la facture électronique : quels sont les avantages spécifiques de l’IA dans ce contexte ?

Florent Grauer : En matière de facture électronique, notre IA, Cegid Pulse, va pouvoir détecter les cas d’usage et situations spécifiques dont je parlais plus tôt, et recommander à l’utilisateur une action adaptée. Là encore, nous nous chargeons de gérer la complexité pour réduire les changements du côté de l’entreprise. L’IA va notamment permettre à l’utilisateur d’exécuter des tâches administratives sur la base du langage.

6. Passer à la facture électronique : quel conseil donneriez-vous aux dirigeants de TPE pour réussir leur transition ?

Florent Grauer : Je crois que le meilleur conseil qu’on puisse leur donner, c’est de ne pas rester seuls face à ce défi. Il est essentiel qu’ils se rapprochent dès maintenant de leurs partenaires de confiance que sont leur expert-comptable et leur éditeur de logiciel. Ce sont eux qui seront les plus à même de les guider en fonction de leur situation particulière. Toute cette phase de préparation va être essentielle pour aborder 2026 sereinement !

Maité Leteno : J’ajouterai qu’il faut vraiment voir cette réforme comme une formidable opportunité de moderniser son entreprise et de gagner en performance. En fonction de leur niveau de maturité digitale, la marche à franchir pourra être plus ou moins haute pour les dirigeants de TPE. Mais à l’arrivée, ils disposeront d’outils et de processus digitaux qui leur permettront un pilotage bien plus fin et en temps réel de leur activité. C’est donc le bon moment pour franchir le pas !

« J’ajouterai qu’il faut vraiment voir cette réforme comme une formidable opportunité de moderniser son entreprise et de gagner en performance […] À l’arrivée, ils disposeront d’outils et de processus digitaux qui leur permettront un pilotage bien plus fin et en temps réel de leur activité. C’est donc le bon moment pour franchir le pas ! »

Maité LETENO

Product Marketing Manager