Facture électronique obligatoire pour les nuls : les 9 éléments à retenir !

Sommaire

1. Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

2. Quand la réforme de la facture électronique sera-t-elle obligatoire pour mon entreprise ?

3. Suis-je concerné par la réforme de facture électronique obligatoire ?

4. Quels sont les objectifs de la réforme ?

5. Est-ce qu’une facture PDF envoyée par mail à un client est une facture électronique ?

6. Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires ?

7. Quels sont les avantages de la facturation électronique obligatoire pour mon entreprise ?

8. Quels sont les sanctions si je ne respecte pas l’obligation de facturation électronique ?

9. Quelle solution propose Cegid pour accompagner les entrepreneurs et dirigeants de TPE vers la facturation électronique obligatoire ?

1. Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

Ou pour reprendre son nom complet « Réforme sur la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transactions » !

Mais avant tout, commençons par bien comprendre ce que sera une facture électronique. Il s’agit d’une facture créée, transmise et reçue sous forme dématérialisée comportant un socle minimum de données sous forme structurée qui va faciliter son traitement automatique et électronique : une facture au format PDF, ou qui a été imprimée puis numérisée, n’est pas une facture électronique. Comme une facture classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises. Enfin, elle doit être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée : finies les factures en pièce-jointe de mail !

La nouvelle réforme de la facture électronique obligatoire repose sur deux piliers :

• L’e-invoicing qui consiste à émettre et recevoir des factures électroniques, à travers les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou du Portail Public de Facturation.
• L’e-reporting qui correspond à la transmission obligatoire à l’administration fiscale de données complémentaires aux données de facturation, permettant le calcul de TVA.

Quelles données vais-je devoir déclarer dans le cadre du e-reporting, comment et à quelle fréquence ?

Le pré-remplissage de la déclaration de TVA ne se fera certainement pas tout seul ! Voici les données que vous devrez transmettre dans le cadre du e-reporting :

• Les données de transactions

En B2B : transactions de vente réalisées avec une autre entreprise ne relevant pas du champ d’application de la TVA en France & transactions d’acquisitions intracommunautaires.

En B2C : Opérations (ventes et prestations de services) réalisées avec une personne non assujettie à la TVA (par exemple, commerce de détail avec des particuliers)

• Les données relatives au paiement

Pour les prestations de services réalisées par une entreprise n’ayant pas opté pour les débits.

Les données d’encaissement transmises par celui qui perçoit le règlement (émetteur de la facture) ; date d’encaissement et du montant encaissé TTC.

Ces données devront être transmises via une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP) ou via le portail public de facturation. Sa mise en place suivra le calendrier de la réforme (voir question 2.)

La fréquence de cette transmission à l’administration sera en fonction du régime d’imposition à la TVA de votre entreprise.

2. Quand la réforme de facture électronique sera-t-elle obligatoire pour mon entreprise ?

La mise en place de la facturation électronique obligatoire va se faire par étape. D’abord avec l’obligation de recevoir des factures au format électronique. Puis progressivement, l’émission de factures électroniques deviendra obligatoire pour tous les types d’entreprises.

Attention, l’obligation de e-reporting interviendra en même temps que l’obligation d’émission !

Voici les dates clés à retenir :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA en France auront l’obligation d’être en capacité de recevoir les factures électroniques. Dans le même temps, les moyennes & grandes entreprises, ainsi que assujettis uniques de TVA seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques et devront faire leur e-reporting.
• 1er septembre 2027 : l’obligation s’élargit aux petites entreprises (moins de 250 salariés) qui devront elles aussi émettre des factures au format électronique ainsi que produire leur e-reporting.

3. Suis-je concerné par la réforme de facture électronique obligatoire ?

En étant assujetti à la TVA en France, vous êtes obligatoirement concerné par cette réforme, à minima pour ce qui est de l’obligation de recevoir des factures électroniques.

Pour ce qui est de votre activité, seules les opérations relevant de l’imposition à la TVA sont concernées. Les opérations exonérées de TVA (en application des articles 261 à 261 E du CGI) ne le sont pas.

4. Quels sont les objectifs de la réforme ?

La mise en place de la facturation électronique obligatoire est en marche depuis le 1er janvier 2020. Depuis cette date, les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures électroniquement aux organismes publics, via Chorus Pro. Avec cette nouvelle réforme, l’État poursuit plusieurs objectifs :

• Renforcer la compétitivité des entreprises : la facturation électronique permet d’alléger la charge administrative, de diminuer les délais de paiement et les coûts associés à la facturation. On estime en effet que le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre, alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros¹.
• Simplifier les déclarations de TVA pour les entreprises : avec à terme, un pré-remplissage de ces dernières.
• Lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA.
• Améliorer la connaissance de l’activité et de la santé financière des entreprises françaises.

5. Est-ce qu’une facture PDF envoyée par mail à un client est une facture électronique ?

Avec cette réforme, les factures ne s’échangeront plus directement entre clients et fournisseurs. Qu’elles soient émises ou reçues, les factures électroniques devront désormais transiter par le biais d’une plateforme (PDP ou PPF).

Les habitudes ont la vie dure mais envoyer une facture au format PDF par mail en est une à bannir de votre quotidien !

Non, une facture PDF ne sera pas considérée comme conforme à la nouvelle réforme. La facture électronique doit répondre à certaines exigences auxquelles le format PDF ne permet pas de répondre.

Les trois formats agrées et qui constituent le socle minimal sont :

• le format Universal Business Language (UBL) ;
• le Cross Industry Invoice (CII) ;
• le format hybride (Factur-X).

Les autres formats (EDI-Fact) sont toujours applicables dont l’utilisation implique certaines restrictions.

6. Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires ?

En référence à l’article 242 nonies A de l’annexe II du CGI, de nouvelles mentions obligatoires devront être ajoutées sur les factures à partir du 1er juillet 2024 :

• Le numéro de SIREN du client professionnel.
• L’adresse complète de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client
• L’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations
• Le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour cette possibilité.

Les mentions obligatoires actuelles devront également rester présentes sur les factures électroniques.

7. Quels sont les avantages de la facturation électronique obligatoire pour mon entreprise ?

La réforme de la facturation électronique obligatoire peut être perçue comme une véritable opportunité pour votre entreprise. Au-delà de la simplification de certaines déclarations (TVA notamment), elle offre de nombreux bénéfices, comme :

• La réduction des coûts liés au traitement des factures papier. (Entre 10 et 20€ pour une facture papier contre 5€ pour une facture électronique1)
• Le gain de temps (+30%² de productivité grâce à l’automatisation) dans le traitement des factures clients et fournisseurs.
• La diminution du nombre de litiges et la réduction des délais de paiement, grâce à une meilleure traçabilité et à des relances simplifiées.
• L’allégement de la charge administrative qui pèse sur les entreprises.

8. Quelles sont les sanctions si je ne respecte pas l’obligation de facturation électronique ?

Le non-respect (partiel ou total) des obligations de facturation et de transmission des données donnera lieu à des sanctions :

• 15 € par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile.
• 250 € en cas de non-respect à l’obligation de e-reporting, plafonnée à 15 000 € par année civile

La première infraction commise ne sera pas sanctionnée.

Le nombre de factures traitées chaque année dans votre entreprise est important : ne pas se mettre en conformité vous expose donc à une amende salée !

9. Quelle solution propose Cegid pour accompagner les entrepreneurs et dirigeants de TPE vers la facturation électronique obligatoire ?

Cegid offre des solutions métier optimisées pour la facturation électronique. Nos solutions émettent déjà des factures au format Factur-X et offriront bientôt la gestion en temps réel de leurs statuts pour simplifier la gestion des flux. Équipées d’un assistant conformité, nos solutions de facturation sont pensées dans le but de vous préparer sereinement mais sûrement à la réforme.

Nos garanties ? Des outils métiers prêts à intégrer les obligations de la facturation électronique obligatoire et une expérience de gestion unique adaptée à chaque entreprise.

Nos ambitions ? Vous accompagner de la manière la plus juste dans cette transition. C’est pourquoi nous avons candidaté pour devenir PDP et nous avons été sélectionné pour être plateforme pilote dès 2024

Nos promesses ? Notre PDP sera totalement gratuite pour nos clients qui pourront profiter d’un large fonctionnel afin de garantir un maximum d’automatisation pour un maximum d’efficacité

Trouver un prestataire pour se faire accompagner dans le passage à la facturation électronique est clé. Avec Cegid, vous faites le choix d’une plateforme certifiée, rapide et d’un suivi quotidien. La mise en place de la facture électronique obligatoire offre une multitude d’avantages : une productivité accrue, une information de meilleure qualité et plus accessible, une réduction des risques et des litiges. Prenez le virage au bon moment, et préparez-vous dès maintenant !

Sources :

• ¹ entreprises.gouv
• ² entreprises.gouv