Note de frais de restaurant : définition, règles et remboursement

Qu’est-ce qu’une note de frais de restaurant ?

Définition et cadre légal

Une note de frais de restaurant est un document comptable permettant à un salarié de demander le remboursement d’un repas pris dans le cadre professionnel. Elle concerne uniquement les dépenses professionnelles liées à des repas d’affaires, des déplacements ou des situations particulières définies par l’URSSAF.

A noter : cette note se distingue du titre-restaurant qui constitue un avantage social, et du panier repas qui correspond à une indemnité forfaitaire.

Pourquoi c’est important ?

Pour le salarié, la note de frais garantit le remboursement des dépenses engagées pour l’entreprise.

Pour l’employeur, il est important de collecter les notes de frais des salariés pour plusieurs raisons :

1. Suivi des dépenses professionnelles
   Les notes de frais permettent à l’employeur de surveiller et de maîtriser les dépenses liées aux repas de ses collaborateurs, notamment lors de déplacements professionnels.
2. Déduction des frais de repas
   Ces dépenses peuvent être déduites du résultat fiscal de l’entreprise (voir le site Bercy impôts entreprise).
3. Récupération de la TVA
   En conservant les justificatifs des frais engagés, l’entreprise peut récupérer la TVA associée.
4. Conformité fiscale
   En cas de contrôle fiscal, l’administration peut exiger des preuves pour valider les crédits de TVA demandés. L’entreprise doit donc être en mesure de présenter les justificatifs des dépenses concernées.

Quelles sont les conditions de remboursement d’un repas au restaurant ?

Repas lors d’un déplacement professionnel et indemnité de déplacement

Les repas au restaurant pris lors d’un déplacement professionnel peuvent être remboursés selon deux modalités :

• Frais réels : sur présentation de justificatifs pour établir la note de frais, dans la limite du plafond URSSAF
• Indemnité forfaitaire : selon le barème des indemnités de grand déplacement

A lire : notre dossier sur les frais de déplacement professionnels

Les règles de l’URSSAF sur les frais de repas en 2025

L’URSSAF fixe des plafonds stricts* pour l’exonération des frais de repas :

• Repas d’affaires ou au restaurant lors d’un déplacement professionnel :

Le plafond est fixé à 21,10 € TTC par repas et par personne.

• Repas pris hors restaurant lors d’un déplacement professionnel :

Le plafond est de 10,30 € TTC.

• Repas pris sur le lieu de travail en raison de contraintes spécifiques :

Le plafond est de 7,40 € TTC.

*Source : Urssaf – Frais professionnels

TVA récupérable

La TVA sur les frais de repas est récupérable dans les cas suivants :

• Repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel (restaurant ou plateau-repas).
• Invitation de clients ou fournisseurs, à condition de justifier l’intérêt direct pour l’exploitation (mention des participants sur la facture).
• Repas dans le cadre d’événements professionnels (formations, présentations internes, etc.).

Cependant, la TVA n’est pas récupérable pour les frais de repas habituels des salariés sur leur lieu de travail (cantine, titres-restaurant, etc.).

Le barème URSSAF s’applique de manière stricte et tout dépassement constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales.

Cas particuliers : télétravail, repas clients, week-end

Télétravail : Les frais de repas ne sont généralement pas remboursables, sauf déplacement exceptionnel.

Repas clients : Remboursables dans le cadre d’un repas d’affaires justifié, avec mention des invités.

Week-end et jours fériés : Possibles uniquement si le travail est effectif et nécessaire.

Livraison (Uber Eats, Deliveroo) : Acceptée si elle correspond à un repas professionnel documenté.

Comment rédiger une note de frais restaurant conforme ?

Mentions obligatoires

Une note de frais de restaurant doit contenir :

• Date et lieu du repas
• Objet professionnel (réunion client, déplacement, etc.)
• Noms et qualités des convives
• Montant TTC et détail de la TVA
• Justificatif de dépense (facture ou ticket)

Exemple de note de frais d’un repas au restaurant : 

Date : 15 octobre 2025
Lieu : Restaurant Le Bernardin, Paris 8ème
Objet : Déjeuner d’affaires – négociation contrat client ABC
Convives : M. Dupont (client ABC), Mme Martin (commerciale)
Montant TTC : 95,00 €
TVA : 9,50 € (10%)
Justificatif : Facture n°2025-0156

Justificatifs à fournir et archivage

Facture ou ticket : que faut-il conserver ?

L’URSSAF accepte plusieurs types de justificatifs restaurant :

• Facture restaurant détaillée (privilégiée)
• Ticket de caisse avec mention du restaurant
• Reçu de carte bancaire complété par la facture

La facture de restaurant doit impérativement mentionner la TVA pour permettre sa récupération.

Durée de conservation et archivage des justificatifs

Les justificatifs doivent être conservés 6 ans minimum pour un éventuel contrôle URSSAF. L’archivage numérique est accepté sous conditions de traçabilité.

Encart Cas particulier : perte du justificatif des frais de restaurant

Lorsqu’un salarié perd un justificatif, il peut tenter de reconstituer la preuve de la dépense et demander un duplicata au prestataire (restaurant, hôtel, etc.). Et fournir un relevé bancaire montrant le paiement (bien que cela ne remplace pas un justificatif officiel, cela peut appuyer la demande).

Il peut rédiger une attestation sur l’honneur précisant :

• La nature de la dépense (repas, déplacement, etc.).
• La date et le lieu de la dépense.
• Le montant exact.

Cette déclaration doit être signée par le salarié et validée par l’employeur.

Attention : cette méthode est tolérée mais doit rester exceptionnelle pour ne pas éveiller de soupçons lors d’un contrôle URSSAF.

Comptabilisation et traitement fiscal

Comment enregistrer une note de restaurant en comptabilité ?

La comptabilisation des notes de frais restaurant s’effectue généralement en :

• Compte 6256 « Missions et réceptions »
• Compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »

TVA sur les frais de repas : récupération, limites et cas d’exclusion

La TVA sur frais de déplacement et repas est récupérable dans certains cas :

• Repas d’affaires : TVA déductible à 100%
• Repas de personnel par les salariés sur leur lieu de travail (cantine, self, titres-restaurant, etc.) : TVA non déductible, car ces dépenses ne sont pas considérées comme ayant un intérêt direct pour l’exploitation.
• Déplacements : TVA déductible sous conditions

Déductibilité des frais de bouche et limites fixées par l’URSSAF

Les frais professionnels de restauration sont déductibles fiscalement dans la limite des plafonds URSSAF. Au-delà, ils constituent un avantage en nature imposable.

Cas d’avantage en nature

Un dépassement des plafonds ou un remboursement de repas au restaurant personnel constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales et impôt sur le revenu.

Erreurs fréquentes et fraudes à éviter

Les principales fraudes aux notes de frais incluent :

• Dépenses personnelles déguisées en frais professionnels
• Justificatifs falsifiés ou modifiés
• Doublons entre défraiement forfaitaire et remboursement au réel

Des solutions, à l’instar de Cegid Notilus, existent pour émettre la note de frais directement à partir d’une photo prise avec votre mobile dans l’application et évitent ainsi des erreurs de saisie, des doublons etc.

Bonnes pratiques pour gérer efficacement les notes de frais restaurant avec Cegid Notilus

Cegid Notilus simplifie la gestion des notes de frais restaurant grâce à :

• Reconnaissance optique des caractères (OCR) : Les tickets de restaurant peuvent être scannés ou photographiés, directement pendant leur déplacement dans l’application mobile, et les informations comme la TVA, le montant et la devise sont automatiquement extraites.
• Création automatique des notes de frais : L’outil génère automatiquement une note de frais à partir des justificatifs scannés, réduisant ainsi les tâches manuelles. En quelques secondes les champs sont remplis automatiquement !
• Détection des doublons et IA: L’outil identifie automatiquement les anomalies ou les tentatives de fraude, comme les notes de frais soumises plusieurs fois. Cegid Notilus détecte également les fraudes en reconnaissant les notes générées, modifiées avec une IA.
• Respect des politiques internes : Des alertes sont mises en place lorsque les plafonds sont dépassés. Les flux de validation sont personnalisables pour s’assurer que les dépenses respectent les règles de l’entreprise.
• Les processus de remboursement sont accélérés grâce à l’automatisation
• Dématérialisation complète : les justificatifs sont archivés dans un cloud sécurisé avec une valeur probante, éliminant le besoin de conserver des documents papier. Et sont conservés 10 ans, la loi demandant 6 ans.
• Optimisation des coûts : L’outil offre une visibilité sur les dépenses prévisionnelles et réelles, permettant aux entreprises d’identifier des opportunités d’économies. L’intégration comptable est automatisée ce qui facilite la vie des équipes finances et comptabilité.

Optimisez la gestion de vos notes de frais restaurant avec Cegid Notilus, la solution qui automatise vos processus et garantit la conformité URSSAF.

FAQ – Notes de frais restaurant

Quel justificatif est accepté par l’URSSAF ?

L’URSSAF accepte les factures détaillées, tickets de caisse avec identification du restaurant, et reçus bancaires complétés par la facture originale.

Comment comptabiliser une note de frais au restaurant ?

Les frais de restaurant se comptabilisent en compte 6256 « Missions et réceptions » avec récupération de TVA possible selon le contexte professionnel.

Quelle différence entre défraiement URSSAF de « grand déplacement » et note de frais restaurant ?

Le défraiement forfaitaire dispense de justificatifs tandis que la note de frais nécessite des justificatifs réels mais permet un remboursement au montant exact dépensé.