La saga des IK – Episode 1 : les frais kilométriques

Que sont les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques correspondent à l’indemnisation des collaborateurs par l’employeur, lors de l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles, par exemple pour les rendez-vous avec des clients ou la visite de chantiers.

Il faut cependant distinguer les différents motifs d’utilisation du véhicule, car les règles ne sont pas les mêmes en matière de déplacement professionnel (droit social qui couvre le remboursement des frais professionnels), d’indemnisation du trajet domicile/travail (code du travail) ou de votre déclaration d’impôt (code général des impôts).

Quelles sont les règles d’indemnisation des frais kilométriques ?

Le remboursement des frais de déplacements concerne les salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Vous ne pouvez donc pas y prétendre lorsque vous utilisez un véhicule de fonction appartenant à l’entreprise (et pour lequel c’est l’entreprise qui assure l’entretien, les réparations… et rembourse les frais de carburant via des cartes carburant ou non). Ces remboursements s’inscrivent dans le cadre plus large du défraiement des notes de frais.

Ces indemnités ne couvrent pas non plus les trajets domicile / travail qui ne correspondent pas à un temps de travail effectif et qui disposent d’un cadre législatif distinct (droit du travail).

Pour être indemnisé de vos frais de déplacement, vous devez pouvoir les justifier. Il vous faut spécifier la date et l’objet du déplacement ainsi que de la distance parcourue (parfois en précisant les lieux de départ et d’arrivée). Il est également souvent nécessaire de justifier de la puissance fiscale du véhicule utilisé (celle-ci est spécifiée sur le certificat d’immatriculation de votre véhicule). Dans certains cas, une attestation sur l’honneur pour une note de frais peut servir de justificatif.

L’indemnisation prend généralement la forme d’un barème forfaitaire tenant compte notamment de la consommation de carburant, de l’usure et dépréciation du véhicule, des primes d’assurance, etc. Il dépend de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres déjà réalisés pendant l’année. Ensuite, ces dépenses doivent être intégrées dans la comptabilisation des notes de frais.

Qu’est-ce que le barème des frais kilométriques ?

Concernant les déplacements professionnels, bien qu’il n’y ait pas de règles strictes, leur indemnisation est encadrée par le droit social. Ainsi, l’employeur est soumis à des charges sociales lorsque l’indemnité excède les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale.

Ainsi, chaque année, l’URSSAF estime le montant des frais kilométriques en fonction de la puissance fiscale des véhicules et publie un arrêté fixant les barèmes forfaitaires pour les voitures, motos et autres deux roues. En cas de vérification, un contrôle de l’URSSAF sur les notes de frais peut aussi survenir.

Ces barèmes sont avant tout destinés au calcul des frais dans votre déclaration de revenus. Ils servent en effet à évaluer le montant des frais de déplacements relatifs à l’utilisation de votre véhicule pendant l’année, si toutefois vous avez opté pour le régime des frais réels plutôt que pour la déduction forfaitaire de 10 %.

Les barèmes fiscaux servant de référence pour le calcul des charges sociales, sont généralement utilisés pour le remboursement des frais kilométriques. Il ne s’agit cependant pas d’une obligation et l’indemnité va dépendre du secteur (fonction publique ou secteur privé), des éventuels accords d’entreprise, de branche…

Bon à savoir : les frais de parking, de stationnement et de péage ne sont pas pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques et font généralement l’objet d’un remboursement indépendant dans vos notes de frais.