FTE o Full Time Equivalent, el indicador de RR.HH para controlar la necesidad de personal

FTE es la abreviatura de Full Time Equivalent, o lo que en castellano se considera «equivalente de tiempo completo (ETC) «, un indicador de productividad para el área de RR.HH, y que muchas empresas están empezando a utilizar. Permite medir el rendimiento de los trabajadores según las horas de trabajo realizadas, por lo que muestra el rendimiento real de personas, equipos o sedes.

¿Qué es el FTE y cómo utilizarlo?

¿Has escuchado hablar del Full Time Equivalent? Si sus siglas te saben a chino y te preguntas qué es FTE, se trata de un indicador empleado por RRHH, sobre todo en empresas que cuentan con un gran número de empleados con jornada parcial.

El Equivalente de Tiempo Completo, por su traducción al español, permite saber cuántos empleados a jornada total necesitaría una empresa para cubrir las horas que realizan todos los trabajadores cuya jornada no llega a las 40 horas semanales.

El Full Time Equivalent (FTE) es un indicador muy utilizado por el departamento de Recursos Humanos para la gestión del tiempo y es muy útil sobre todo en aquellas empresas con diferentes tipos de jornadas.

¿Para qué sirve?

Este indicador tiene una gran utilidad para medir el tiempo de trabajo medio en la empresa y la productividad. Con él obtendremos un dato objetivo que nos permitirá conocer:

• La productividad de la empresa en términos de personal
• La necesidad de incorporar más trabajadores

En función de los resultados obtenidos podremos reestructurar las tareas y/o áreas según convenga, con la finalidad de aumentar la productividad. Además, el Full Time Equivalent permite mejorar la planificación, especialmente cuando se prevé una sobrecarga de trabajo o de producción.

Sin embargo, no debemos confundir este indicador con los KPIs que evalúan el desempeño de los empleados. Y esta es precisamente una de sus desventajas, que su resultado no puede ser exacto porque no tiene en cuenta la productividad real de cada trabajador sino solo las horas que está en su puesto de trabajo.

Es decir, cuando hablamos de qué es FTE no podemos confundirlo con los indicadores clave de desempeño de personal. El principal motivo es que no diferencia entre tiempo de presencia y tiempo de trabajo efectivo, por lo que nunca podrá ser un indicador real de la productividad de un empleado.

En definitiva, este indicador sirve para organizar la plantilla de una manera inteligente, de forma que el número de trabajadores a tiempo parcial sea el suficiente para cubrir a todos los trabajadores a tiempo completo que necesitaría. Pero también tiene más aplicaciones que veremos más adelante.

¿Por qué es importante conocer el FTE de tu empresa?

¿En tu empresa hay muchos trabajadores a tiempo parcial? Es más, ¿habéis instaurado la semana laboral de 4 días? Ante una situación así, ¿sabes si cuentas con el número de empleados suficiente?

En una empresa con muchos empleados a tiempo parcial el tamaño de la plantilla se ve incrementado. Sin embargo, aunque pueda parecer que hay muchos trabajadores puede que la productividad sea mucho más baja de lo que aparenta.

El Full Time Equivalent te permitirá calcular el personal que tienes y necesitas de una manera real y libre de sesgos.

Y aquí es donde adquiere importancia. Este indicador te permite conocer cuál es la productividad total en función de las horas de trabajo reales de la plantilla.

¿Es la suficiente para asumir toda la carga de trabajo? ¿El número de empleados a tiempo parcial corresponde al que debería haber si todos tuvieran una jornada completa?

El FTE permite conocer la fuerza laboral de una empresa

Cuando se trata de conocer la productividad de la plantilla de una manera coherente, el FTE es un indicador muy útil que permite analizar la fuerza laboral de una empresa o departamento.

Gracias a él, los managers y el departamento de RRHH podrán tomar de manera fundamentada determinadas decisiones estratégicas. Por ejemplo, cuántos empleados son necesarios para cumplir con un proyecto concreto o cómo distribuir las cargas de trabajo para optimizar procesos.

Además, conociendo este dato será posible medir el rendimiento total de la plantilla y analizar si es necesario llevar a cabo nuevas contrataciones. ¿Hay que contratar a nuevas personas? ¿A cuántas y con qué tipo de jornada? ¿Qué rendimiento podrían aportar estas nuevas contrataciones en términos de productividad?

Cómo calcular el Full Time Equivalent

La buena noticia es que calcular el FTE es mucho más sencillo de lo que a priori puede parecer.

Olvídate de grandes misterios. Sólo debes conocer un par de datos sobre la composición de tu plantilla: el número de trabajadores a jornada completa y parcial, es decir, que realizan menos de 8 horas (ya sean 4, 5, 6 horas…), las horas de trabajo efectivas y, a partir de ahí, realizar un simple cálculo.

Veámoslo.

¿Qué datos debemos tener en cuenta?

Para poder hacer el cálculo del Full Time Equivalent necesitaremos conocer las horas de trabajo reales de toda la plantilla, independientemente del tipo de jornada que estén realizando los trabajadores, así como el número de horas teóricas de la jornada de un trabajador a tiempo completo.

En estos cálculos deberán incluirse todos los trabajadores, incluyendo aquellos que estén de permiso, baja, vacaciones o que hayan tenido una ausencia.

El FTE se podrá calcular por el periodo que nos interese, ya sea por días, semanas, meses o años.

Cálculo y ejemplo práctico para calcular el FTE

El cálculo del Full Time Equivalent (FTE) se realiza dividiendo el total de horas efectivas trabajadas en un determinado periodo por el total de horas teóricas que debían realizarse en el mismo periodo. Es una fórmula sencilla pero que depende de tener los datos más reales posibles.

En este punto debemos aclarar que cuando hablamos de horas efectivas trabajadas estamos haciendo referencia al total de las horas trabajadas entre todos los empleados de la empresa o del departamento, ya tengan contratos a tiempo completo o parcial.

FTE = total de horas efectivas trabajadas por la plantilla / horas teóricas de jornada completa

Veámoslo con un ejemplo práctico.

Imagina una empresa con 6 trabajadores: 3 de ellos a tiempo completo (40 horas semanales), 2 con jornada reducida al 50% y 1 en baja por nacimiento. Primero debes calcular el total de horas efectivas trabajadas por la plantilla de esta manera:

Total de horas efectivas trabajadas por la plantilla: 40+40+40+20+20+0 = 160 horas

Y ponerlas en relación con el total de horas teóricas de jornada completa, es decir, 40.

Por lo tanto, el FTE en esta empresa sería:

FTE = 160 / 40 = 4 equivale a cuatro trabajadores a tiempo completo

¿Cómo interpretar el resultado?

El FTE nos indicará el número de personas necesarias para cumplir con las necesidades de la empresa, y que deberemos comparar con el número de trabajadores totales de la plantilla, independientemente de la jornada por la que estén contratados.

Así, si el valor del FTE es inferior al número de trabajadores totales significará que no todas las horas de estos trabajadores son productivas. Hay horas ociosas, y por lo tanto podremos reasignar tareas para llegar al 100% de productividad.

Si por el contrario el valor del FTE es superior al número de trabajadores significará que o bien hay una sobrecarga de trabajo y se necesitan más empleados de los que realmente hay trabajando en la actualidad, o se pierden horas en tareas poco productivas.

¿En qué situaciones conviene aplicar el Equivalente de Tiempo Completo?

El FTE es una herramienta fundamental en la gestión de RRHH que permite cuantificar la carga laboral y determinar las necesidades de personal de una organización de manera precisa.

Se trata de un indicador que es muy adecuado para analizar diversas situaciones dentro del ámbito empresarial, desde la planificación de nuevas contrataciones hasta la gestión de salarios y la evaluación del desempeño del personal.

FTE para calcular nuevas contrataciones

La planificación y el cálculo de nuevas contrataciones es una de las aplicaciones más importantes del FTE. Gracias a este indicador las empresas pueden analizar la carga de trabajo actual y proyectada y determinar cuántos empleados a tiempo completo o parcial se necesitan para cubrir las necesidades operativas.

Por ejemplo, si la empresa identifica que es necesario aumentar la producción para cumplir con la demanda del mercado, puede emplear el Equivalente a Tiempo Completo para calcular el número exacto de empleados adicionales que necesita.

De esta manera, puede evitar tanto la subcontratación, que puede conllevar una sobrecarga de trabajo, como la sobrecontratación, que podría derivar en costos innecesarios.

Acordar los salarios y presupuestos de personal

El FTE también es una herramienta muy valiosa para acordar salarios y establecer presupuestos de personal. Al calcularlo, las empresas pueden obtener una visión clara de cuánto tiempo dedica cada empleado con jornada parcial a su trabajo en comparación con un empleado a tiempo completo.

De esta manera, puede otorgar una asignación más precisa y justa de los salarios, especialmente en casos de empleados con contratos flexibles o a tiempo parcial.

Por ejemplo, un empleado que trabaja a media jornada tiene un FTE de 0.5. Esto significa que su salario debería ser aproximadamente la mitad del que percibe un empleado a tiempo completo que realiza el mismo trabajo.

El FTE, por lo tanto, garantiza la equidad salarial y facilita la gestión del presupuesto asignado a personal, garantizando que los costos salariales se mantienen dentro de los umbrales planificados.

Evaluar la carga de trabajo y planificar recursos

El FTE permite a los responsables de RRHH y a los managers de la empresa comprender cuánta capacidad laboral está disponible y cómo se distribuye entre los diferentes proyectos y tareas, asignándolos de manera más efectiva y equitativa.

Por ejemplo, si un proyecto requiere 3 FTE y el equipo actual solo cubre 2, las personas responsables pueden decidir o bien contratar personal adicional o bien hacer una redistribución de las tareas entre los miembros del equipo para, de esta manera, asegurarse de que los recursos se emplean de manera óptima.

Gestionar horarios y turnos

A veces la gestión de horarios y turnos puede convertirse en un dolor de cabeza que genera estrés e insatisfacción entre el personal.

El Full Time Equivalent ayudará a planificar y gestionar los horarios de manera óptima, calculando cuántos empleados son necesarios en cada turno para garantizar una cobertura adecuada sin incurrir en horas extras innecesarias.

Por ejemplo, si una planta manufacturera opera en tres turnos de 8 horas cada uno, este indicador puede ayudar a determinar cuántos empleados se necesitan para mantener la producción continua durante las 24 horas.

De esta manera se podrán crear horarios equilibrados garantizando que todos los turnos estén adecuadamente cubiertos, lo que mejorará la eficiencia operativa.

Analizar la eficiencia y la productividad

Las empresas pueden comparar el FTE total con la producción o los resultados alcanzados para evaluar el desempeño de sus equipos o departamentos, lo que ayuda a identificar áreas de mejora y buscar estrategias que aumenten la eficiencia.

Por ejemplo, si una empresa detecta que se están utilizando 50 FTE para una línea de producción que no alcanza los objetivos planificados, puede investigar las causas y tomar las medidas necesarias, como mejorar procesos, implementar nuevas tecnologías o capacitar al personal.

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