Tiempo de presencia VS tiempo de trabajo efectivo: ¿Cuál es la diferencia real?

Uno de los conceptos que más dudas y tergiversación levanta desde que se aplicó la ley de registro de la jornada laboral es el referido al tiempo de trabajo. Y es que no es lo mismo el tiempo de presencia que el tiempo de trabajo efectivo y atender sus diferencias puede suponer un antes y un después en términos de productividad.

El tiempo de presencia y el tiempo de trabajo efectivo son dos conceptos muy relacionados pero que guardan algunas diferencias entre sí. Conocer las diferencias entre ambos conceptos ayudará a los departamentos de recursos humanos a mediar la presencia y la productividad de los empleados en el lugar de trabajo y adaptarse a la normativa de gestión horaria vigente.

¿Qué es el tiempo de presencia laboral?

El tiempo de presencia se refiere a un periodo de tiempo durante el cual un empleado está físicamente presente en el lugar de trabajo o a disposición de la empresa. Podría ser, por ejemplo, aquel tiempo que acontece cuando el empleado llega pronto o se queda después de lo establecido en su jornada laboral. También podría ser el que emplea en desplazamientos entre reuniones.

Bajo esta acepción estamos dejando fuera lo relativo a la productividad del empleado, que estaría definida de una manera óptima por el llamado tiempo de trabajo efectivo. En definitiva, bajo el tiempo de presencia un empleado podría estar en su puesto de trabajo pero no desempeñando las tareas para las que fue contratado. Está, pero no desde un punto de vista de productividad.

Con este término podemos referirnos también al llamado tiempo de disponibilidad, que adquiere gran importancia en sectores como el de transporte o el de las personas trabajadoras en el hogar. El tiempo de disponibilidad equivale a las horas en las que el empleado debe estar disponible en su puesto de trabajo, aunque puede estar haciendo otras funciones. Por ejemplo, serían las guardias en un hospital.

¿Qué es el tiempo de trabajo efectivo?

El tiempo de trabajo efectivo es ese tiempo dentro de la jornada laboral en el que el empleado está realizando las tareas para las que fue contratado.

Según esta definición podemos deducir que el tiempo de presencia entra dentro del tiempo de trabajo efectivo porque en efecto el empleado está en su puesto de trabajo. Pero también puede suceder que esté de guardia, en mitad de un desplazamiento o en una comida con clientes. ¿Sería entonces tiempo de trabajo efectivo? Sí legalmente, siempre y cuando esté relacionado con su actividad laboral.

¿Y para qué es importante conocer el tiempo de trabajo efectivo? La razón es clara: permite tener una visión real del rendimiento de los empleados y la posibilidad de medir de una manera analítica su desempeño y productividad.

La principal diferencia entre tiempo de trabajo efectivo y tiempo de presencia

Bajo este enfoque, la principal diferencia entre ambos conceptos se encuentra en la presencia física en el lugar de trabajo frente a la realización activa de las tareas pertinentes.

• El tiempo de presencia se refiere a todo el tiempo durante el cual el empleado está en el lugar de trabajo o a disposición de la empresa, por ejemplo en desplazamiento entre visitas a clientes.
• El tiempo de trabajo efectivo pone el enfoque en el tiempo durante el cual el empleado está realmente trabajando y desempeñando sus tareas. Es el tiempo en el que es verdaderamente productivo. En el ejemplo anterior, el tiempo de trabajo efectivo serían las reuniones con los clientes pero no el tiempo empleado en el desplazamiento entre ellas.

En definitiva, la principal diferencia entre tiempo de presencia y tiempo de trabajo efectivo es que durante el primero, el trabajador no desempeña sus tareas mientras que el segundo requiere la realización de actividades laborales.

Por ejemplo, el periodo de descanso sí forma parte del tiempo de presencia mientras que no forma parte del tiempo de trabajo efectivo (a no ser que esté regulado en el convenio colectivo pertinente). Y es que sucede que, durante las horas de presencia, la persona empleada no está desempeñando las tareas para las que fue contratada.

En cambio, el tiempo de trabajo efectivo es un concepto que ayuda a evaluar la productividad de un trabajador puesto que se refiere concretamente a este tiempo durante el cual está llevando a cabo sus quehaceres laborales.

¿Hay alguna regulación específica para ambos conceptos?

Otra de las diferencias entre el tiempo de presencia VS tiempo de trabajo efectivo es la regulación a la que ambos conceptos están sometidos.

El tiempo de trabajo efectivo se rige a nivel europeo por la Directiva 2003/88/CE y, dentro de España, por el propio Estatuto de los Trabajadores. Según esta normativa, por ejemplo, las actividades y cursos que se realizan como parte de formación de los empleados es tiempo de trabajo efectivo.

En cuanto al Estatuto de Trabajadores, este estipula también en el artículo 34 que:

El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario.

Por su parte, el tiempo de presencia, también llamado tiempo de disponibilidad, está regulado específicamente para algunos sectores, como el de transportes, el marítimo y el de personas empleadas del hogar familiar, pero carece de una regulación general para todos los convenios.

Por qué es importante calcular el tiempo de presencia y el tiempo de trabajo efectivo

Por ley, todas las empresas deben llevar a cabo un control de las horas de trabajo de sus empleados que refleje las horas de entrada y salida del puesto laboral. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a contar con un sistema de control de presencia que funcione a modo de fichaje para los trabajadores.

Sin embargo, este registro de jornada quedaría corto si no contemplase el registro de horas de trabajo efectivo.

Cuando hablamos de calcular el rendimiento real de un trabajador debemos observar muy directamente el tiempo de trabajo efectivo y tiempo de presencia. Y es que esto puede suponer un gran avance para las empresas que quieran mejorar la productividad de sus empleados.

El primer paso para ello será tener una política de gestión del tiempo eficaz que defina desde la forma de realizar el registro obligatorio de la jornada laboral hasta las medidas que permitan cumplirlo, atendiendo a las particularidades de cada organización. De esta manera será posible cumplir con la ley y, además, reducir las horas extraordinarias innecesarias y, con ello, disminuir los gastos derivados.

Cómo llevar un registro real del tiempo en el trabajo

Para registrar de manera fehaciente el tiempo de presencia y el de trabajo efectivo será de gran ayuda una herramienta de gestión horaria como la que ofrece Cegid Visualtime. Se trata de una herramienta intuitiva y fácil de usar que cualquier empleado podrá manejar desde su propio teléfono móvil, por lo que servirá tanto para quienes trabajan de manera presencial como para quienes teletrabajan o tienen que cumplir con tiempo de disponibilidad.

Con Cegid Visualtime, además, el departamento de recursos humanos o las personas responsables dentro de cada organización tendrán muy fácil el acceso a esta información y podrán extraer los datos necesarios para la mejora de la productividad de una manera rápida y sencilla.

No te compliques más el trabajo con sistemas de gestión del siglo pasado. Cegid Visualtime es una solución perfecta para aquellas organizaciones que quieran ahorrar tiempo y dinero.