Comment Expertys a conduit le changement avec Cegid Loop

Cette volonté s’est d’abord traduite dans l’identité visuelle d’Expertys et dans sa communication. Mais la tâche était évidemment bien plus large. Il fallait aligner tous les bureaux du groupe autour de méthodes et d’outils communs :

• Les SI : équipements, bande passante…,
• Un même outil métier pour tous,
• Des méthodes partagées, y compris le plan comptable,
• Une nouvelle gouvernance plus collaborative, avec Microsoft 365,
• De nouvelles solutions d’usage des datas.

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Le choix du changement

Une fois identifié un comité projet, le choix d’un outil métier commun a suivi plusieurs étapes :

• Auditer le matériel, les logiciels et les moyens de télécommunication

8 bases de données différentes, 3 outils métier, des capacités de bande passante très différenciées : si chacun des 10 cabinets avait probablement pris la bonne décision en fonction d’une activité indépendante, il s’agit de rationaliser. D’autant que l’alignement est synonyme d’économies importantes en formation, en maintenance… et en licences.

• Définir précisément son ambition

Le groupe de travail a défini les ambitions du projet de logiciel métier unifié. Il souhaitait :

-Un outil de production moderne, évolutif et complet,
– Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, pour permettre aux équipes d’accompagner vraiment les clients dans leur exploitation,
-Disposer d’éléments de pilotage,
-Construire une relation client collaborative.

• Organiser la consultation

Sur la base du cahier des charges défini en Comité de Direction :

-Recherche documentaire sur les outils candidats,
-Rencontres sur le congrès de l’Ordre des Experts-comptables,
-Echanges avec des clients des solutions short-listées.

Finalement, Cegid Loop s’est avéré « un choix évident » pour Expertys :

Conduire et accompagner le changement dans la pratique

Comment se manifeste en pratique la dynamique du changement ?

• Mesurer, et si besoin réévaluer chaque ambition,
• Imaginer le rythme du projet, mettre en place des plannings. Expertys a suivi un cadencement par vague, en commençant par les activités d’audit,
• Disposer d’un tableau de bord à jour de l’avancée du projet,
• Se parler à chaque étape, via des réunions officielles, et des échanges informels,
• Engager tout le Codir via des présentations régulières : son engagement est déterminant dans la réussite.

Au début du déploiement

• Voir plus large : « Souvent on se concentre sur des détails opérationnels ; voir et garder en tête l’ampleur du projet est largement aussi important. Le consultant de Cegid y a veillé en permanence.
• Voir plus loin : Loop permet bien plus que l’on ne pense au départ. Le consultant nous a ouvert les yeux sur des possibilités que nous n’avions pas envisagées, et nous a fait aller plus loin »

Pendant le déploiement

• Gestion du cadencement : l’ambition d’aller vite ne doit pas provoquer des impasses qui entraîneront des retours en arrière. « Mieux vaut parfois décaler d’un mois pour partir sur de meilleures bases »
• Parcours formation : le chef de projet et son interlocuteur chez Cegid ont construit ensemble le plan de formation, choisis les domaines de réflexion, et mis en place des process qui prennent en compte l’important décalage horaire entre les différents cabinets. Un parcours de 3 semaines comportant 8 demi-journées, en présentiel ou en distanciel, a présenté le juste équilibre.

Après le recettage

C’est la raison pour laquelle Expertys s’appuie sur son Customer Success Manager de Cegid : « C’est notre conseiller. Avec lui nous sommes rassurés. Nous avons été très bien accompagnés tout au long du déploiement, nous retrouver tout seuls aurait été brutal. »

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Des résultats… et de nouveaux projets

• La solution tourne en production : l’année fiscale écoulée est la première où la quasi-totalité des dossiers sont gérés dans Cegid Loop ;
• Des changements humains significatifs : les résistances ont été surmontés par l’action ;
• L’engagement dans le groupe de ses différentes structures : un esprit commun, une meilleure intégration malgré les distances ;
• Et avec les clients : de bonnes surprises aussi ! Ils ont fait bon accueil aux changements intervenus.

Mission accomplie ? Les projets ne manquent pas pour la suite ! Le groupe a entrepris de nouveaux chantiers de développement sur la base de son nouvel outil métier :

• L’usage des datas (analytique, prédictif…)
• Des solutions spécialisées directement connectées : Power BI et une sélection d’applications
• La communication avec les référents et les « welcomers » en charge de l’on-boarding des nouveaux clients
• … et d’autres encore : « La méthode de conduite du changement que nous avons acquise avec Cegid Loop nous sert aujourd’hui pour nos autres projets », conclut Alisson Bez.

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