Les avances sur frais de mission dans le secteur public

Émission d’avance sur frais de mission

Le paiement de l’avance sur frais relève de la procédure de paiement des dépenses après ordonnancement et nécessite l’émission d’une ordonnance ou d’un mandat de paiement. L’avance est donc versée sur décision de l’ordonnateur auprès de qui il vous faut présenter un ordre de mission et un état de frais provisoire ou une fiche d’allocation pour les déplacements temporaires à l’étranger.

Seuls les comptables de la direction générale des Finances publiques (trésoriers) sont habilités à régler les dépenses des établissements publics (décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique). Les avances sur frais de déplacement temporaire sont cependant éligibles au paiement par régie d’avances.

En effet, la création de régies, placées sous l’autorité de l’ordonnateur et la responsabilité du trésorier, permet de déléguer l’exécution d’un certain nombre d’opérations, de manière limitative et contrôlée, incluant le paiement des frais de mission et des avances sur ces frais professionnels (décret du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et d’avances des organismes publics). Cette procédure est destinée à faciliter le paiement de dépenses et l’encaissement de recettes.

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Remboursement des frais de déplacement

Pour obtenir un remboursement de ses frais de déplacement, l’agent doit présenter les pièces justificatives correspondantes. Le remboursement des frais exposés fait l’objet d’un mandat de régularisation. Ce mandat déduit le montant de l’avance éventuellement consentie et l’agent est ainsi remboursé de la différence. Ces remboursements s’intègrent directement dans la gestion des notes de frais.

Dans le cas où la régularisation de l’avance fait apparaître un solde négatif (montant de l’avance supérieur aux frais remboursables), l’ordonnateur doit procéder à l’émission d’un ordre de reversement à l’encontre de son agent qui doit alors restituer le trop-perçu. Il en est de même si les pièces justificatives permettant de solder l’avance n’ont pas été fournies dans les délais prescrits. L’importance de l’archivage à valeur probante est alors clé pour sécuriser les justificatifs.

Pour plus d’informations, l’instruction n° 07-021-B1-O-M9 du 6 mars 2007, complétée par l’instruction 09-023-M9 du 8 octobre 2009, précise les modalités de versement des avances sur frais de déplacements temporaires en métropole, outre-mer et à l’étranger.

Sources :

Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État
Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
Décret n°92-681 du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances des organismes publics
Instructions n° 07-021-B1-O-M9 du 6 mars 2007 & n°09-023-M9 du 8 octobre 2009
Laurent Lassure – Responsable produit Cegid Notilus