Cegid Notilus

Simplifiez la gestion des déplacements temporaires de vos agents

Secteur public

Cegid Notilus propose des solutions dédiées au secteur public et organisations internationales pour la gestion des indemnités, états de frais, déplacements temporaires et flotte automobile.

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Cas Client :

La Métropole Européenne de Lille fait confiance à Cegid Notilus pour faciliter sa gestion des états de frais. En savoir plus

Cegid Notilus en chiffres

Plus de 120

établissements publics et organisations internationales clients

50 à 70 %

de gain de temps sur vos processus d’état de frais

26 ans

d’expérience

La promesse de Cegid

Pourquoi choisir Cegid Notilus?

L’état de frais 0 effort, 0 papier

Cegid Notilus dématérialise la gestion de vos états de frais : création, validation, archivage électronique, politique de remboursement.

Votre déplacement professionnel de A à Z

Organisez votre mission, réservez facilement et déplacez-vous en toute sérénité. Cegid Notilus vous accompagne partout dans le monde.

Votre gestion de parc optimisée

Cegid Notilus centralise les données de votre flotte de véhicules pour un pilotage sur mesure et une vision 360°.

Découvrez Cegid Notilus

Ordres de mission et états de frais

Réservation de voyage

Factures fournisseurs

Dématérialisation à valeur probante

Flotte automobile

Amendes conducteur

Ordres de mission et états de frais

Simplifiez la gestion des états de frais et des ordres de mission de vos agents

Cegid Notilus vous permet de saisir, contrôler et approuver toutes les demandes de déplacements ponctuelles ou permanentes. La solution permet le calcul d’indemnités, le contrôle du budget et facilite la saisie des états de frais contenant l’ensemble des dépenses et des justificatifs associés.

Ordres de mission et états de frais

Ordre de mission

Cegid Notilus permet la création et la validation des demandes de mission ponctuelles et permanentes des agents. Les ordres de missions sont valorisés en incluant indemnités et prestations de voyage. Gagnez du temps dans le contrôle du déplacement tout en vous assurant de la disponibilité du budget.

Ordres de mission et états de frais

Etat de frais

Grâce à Cegid Notilus, l’agent génère un état de frais directement depuis son ordre de mission. La liste des dépenses est préremplie avec les indemnités journalières et d’autres frais prévisionnels éventuels. L’agent n’a plus qu’à y joindre ses justificatifs de paiement numérisés, sur PC ou mobile.

Ordres de mission et états de frais

Indemnités journalières

Cegid Notilus récupère les taux de chancellerie et les frais de mission réglementaires et calcule automatiquement les indemnités journalières en fonction de la destination et de la durée de la mission. L’ordonnateur bénéficie d’une estimation fine des dépenses avant le départ des agents.

Ordres de mission et états de frais

Indemnités kilométriques

Simplifiez la gestion des tournées et trajets récurrents, Cegid Notilus calcule les distances parcourus par l’agent avec son véhicule personnel. Les indemnités kilométriques sont ainsi créées automatiquement et intégrées à l’état de frais, avec des distances certifiées.

Réservation de voyage

Simplifiez la réservation des déplacements temporaires de vos agents

Connecté à un portail de réservation en ligne, Cegid Notilus vous offre la possibilité de réserver des prestations directement auprès de l’agence de voyage (billetterie, hébergement, location de véhicule) et de valoriser la demande de mission.

Factures fournisseurs

Intégrez vos factures fournisseurs et regroupez toutes vos dépenses de déplacements

Cegid Notilus intègre, réconcilie et comptabilise automatiquement les lignes de factures (ROP) de vos fournisseurs voyages (agences, cartes logées, cartes carburants, etc.). Combiné à l’ordre de mission et l’état de frais, ce module donne une vision 360° du coût des déplacements professionnels.

Factures électroniques et relevés d’opérations

Simplifiez le contrôle des dépenses grâce à la réconciliation avec les ordres de mission : les factures de vos fournisseurs voyages (agence, carte logée, etc.) sont déposées dans le portail de facturation électronique tandis que les relevés d’opérations sont directement intégrés dans Cegid Notilus.

Factures fournisseurs

Gestion des litiges

Les écarts significatifs entre la commande et les factures sont identifiés. Cegid Notilus permet de pointer les lignes de factures en litige sans bloquer la liquidation. L’ordonnateur conserve un suivi des litiges et le rapprochement des avoirs et factures en contentieux est automatique.

Dématérialisation à valeur probante

Dématérialisez les justificatifs de vos états de frais

Passez au zéro papier grâce à l’archivage à valeur probante. Vos justificatifs sont certifiés eIDAS et stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé conformément à la législation française en vigueur. Ils sont accessibles en quelques clics pendant 10 ans en cas de contrôle.

Flotte automobile

Gérez efficacement votre parc de véhicules

Intuitif, simple, rapide, Cegid Notilus vous libère enfin d’Excel et vous permet de centraliser toute la gestion de votre parc : commandes, politique d’attribution, affectations, factures, etc. Le reporting personnalisable permet de piloter aisément votre flotte automobile et d’optimiser les coûts.

Flotte automobile

Gestion quotidienne

Visualisez en clin d’œil l’état de votre parc pour un suivi opérationnel simple et rapide : entretien, contrôle technique, affectation des véhicules, relevés kilométriques ou encore renouvellement des contrats. Cegid Notilus intègre automatiquement votre politique d’attribution.

Flotte automobile

Gestion administrative

Simplifiez la gestion administrative de votre parc grâce aux connexions à l’ANTAI (désignation infraction conducteur) et au SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules) pour importer toutes les données techniques en un clic. Automatisez les contrôles liés aux contrats, factures et lois de roulage.

Flotte automobile

Aide à la décision

Obtenez des indicateurs pertinents pour analyser vos données financières et opérationnelles, et intégrez-les dans des tableaux de bords personnalisables. Cegid Notilus calcule votre coût global de détention (TCO) et vous aide à l’optimiser.

Flotte automobile

Application mobile conducteur

Simplifiez la communication entre le gestionnaire et les agents grâce à l’application mobile :

centralisation des données du véhicule
remontée d’information par l’agent (relevé kilométrique, entretien, etc.)
communication du gestionnaire (notification, alerte)
réservation de véhicule

Flotte automobile

Pool de véhicules

L’agent peut lui-même réserver son véhicule de service et choisir un modèle disponible par date et référentiel de pool, selon son profil conducteur. La validation par les gestionnaire peut être automatisée ou manuelle.

Amendes Conducteurs

Automatisez la gestion des amendes de vos agents

Cegid Notilus facilite la désignation des agents ayant commis une infraction au volant d’un véhicule de votre établissement. Avec notre connexion directe à l’ANTAI, la désignation se fait en quelques clics. Accédez à un tableau de bord pour piloter véhicules, affectations et conducteurs.

Cegid vous guide

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