Secteur public : à vos marques ? Prêt ? Dématérialisez !

Divers retours d’expérience du secteur public démontrent comment dématérialiser ordres de missions (OM) et états de frais. Cegid Notilus a près de dix ans d’expérience sur le secteur public.

Dématérialisation des voyages et frais professionnels ?

A travers la dématérialisation de l’ordre de mission, de l’état de frais (note de frais), de la facture du voyagiste, il s’agit de proposer une solution pour traiter l’ensemble de la chaîne, depuis la demande de mission, la réservation auprès de l’agence de voyage. C’est la capacité à lier un état de frais pour déclarer des dépenses à l’ordre de mission, tout cela dans un workflow informatisé de validation des diverses étapes. On vise donc le zéro papier, mais les étapes sont propres à chaque client.

Qu’est-ce qui motive un établissement public à mettre en œuvre une solution de gestion des voyages et des frais professionnels ?

Le contexte général est celui de la sensibilité de plus en plus forte autour de la dématérialisation de la fonction publique car poussée par l’Etat . Le secteur public est de plus en plus mature sur l’aspect économique et l’utilisation de l’argent public. Il s’agit d’optimiser les ressources, les tâches et le temps tout comme dans le secteur privé. Mais les faits déclencheurs sont très différents.

Ainsi, la CNAV (Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse) est un client Cegid Notilus avec environ 2 000 utilisateurs mensuels. Elle a souhaité rationaliser sa démarche d’achat de voyage vers les utilisateurs finaux, et faire en sorte que l’ensemble des agents puissent se l’approprier. La CNAV a l’habitude de traiter en direct avec ses fournisseurs, avec des outils propres. Désormais, via un seul outil, l’agent peut aller chercher du voyage de la même manière.

Rationalisation pour l’établissement, mais aussi confort pour l’agent

Le fait d’avoir un seul point d’entrée permet à la CNAV de centraliser des informations (ordres de missions, achat de voyage, états de frais, réconciliation de la facture du voyagiste avec la commande de l’OM…) avec l’ensemble de ses fournisseurs. Les agents n’ont qu’un seul outil en entrée au final et n’ont pas à mixer plusieurs pratiques, ce qui leur apporte plus de confort dans le respect d’une politique voyage.

Connecter Cegid Notilus à partir de l’OM permet de réunir tous les fournisseurs et d’avoir une vue globale. L’agent organise son voyage en autonomie, malgré la complexité autour de l’acte d’achat. La plupart des clients Cegid Notilus centralisent cependant leurs achats de voyage auprès d’une agence. Grâce à la mobilité, l’agent peut, à partir de son smartphone, avoir accès à la liste de ses missions en cours, à leur avancement. Idem pour les états de frais, la possibilité est offerte de le faire et de le suivre en mobilité. L’agent peut alimenter l’état de frais au fil du déplacement ou en une seule fois selon le timing de remboursement de l’établissement.

Même processus pour le CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers) qui souhaitait gagner en fluidité. L’aspect réglementaire de la fonction publique fait qu’un agent ne peut se déplacer sans un OM signé. Le gain de temps est significatif, avec toute la gestion administrative traitée dans Cegid Notilus, lui-même interfacé avec le SI. Plus de ressaisie des états de frais : ceux-ci sont injectés directement vers la comptabilité. Il y a aussi des interfaces en entrée dans Cegid Notilus, car il s’agit de capitaliser sur les données présentes dans les systèmes et de les envoyer dans Cegid Notilus pour éviter d’avoir à gérer manuellement entrées et sorties, nouveaux utilisateurs, modifications de services, etc.

Quid de l’interconnexion avec des systèmes existants ?

La déclaration d’un état de frais suppose son remboursement. On accélère donc là aussi le paiement des agents sur le remboursement de frais que les prestataires après traitement de la facture dans Cegid Notilus.

Le CEREMA (Centre d’Etudes et d’expertise sur les Risques, l’Environnement, la Mobilité et l’Aménagement) accompagne des collectivités dans leur transition écologique et comprend environ 2 600 agents. Le choix de Cegid Notilus a été motivé par la réorganisation complète de l’entité et la fusion de 11 services et autant de directions. Il fallait un outil pour fédérer toutes leurs activités. Cegid Notilus a permis de structurer une politique voyage commune et de mettre en place des pratiques communes, faire dialoguer différentes parties prenantes pour tendre vers un même objectif.

Viser le zéro papier

Autre élément déclencheur : une démarche écologique émanant du Conseil Départemental de la Manche (CD50), qui souhaitait économiser du papier en cessant d’imprimer tous les OM. Cela touchait un grand nombre d’agents en déplacement, et donc beaucoup d’états de frais associés. La prise en compte d’économies substantielles est venue ensuite avec le déroulement du projet.

Le zéro papier ne se fait pas du jour au lendemain, mais les entités s’approprient progressivement ces nouvelles méthodes de traitement. La rationalisation du papier touche aussi l’état de frais, qui peut être fait en mobilité : on prend le justificatif en photo, l’OCR (reconnaissance optique des caractères) se déclenche et l’agent obtient une pré-saisie des informations. Le système créé la ligne de frais puis l’agent complète selon le paramétrage demandé. Il peut intégrer un code projet analytique, sachant que les zones de base (date, montant, nature de prestation…) sont déjà alimentées par l’OCR.

Au sujet de la conservation des justificatifs

L’archivage à valeur probante a aussi fait son apparition dans la fonction publique via la dématérialisation totale du justificatif. Il faut cependant respecter un certain nombre de processus grâce à Cegid Notilus. Les agents peuvent désormais jeter leurs justificatifs papier une fois que la note de frais a été complètement validée jusqu’au processus comptable. Finis les frais d’envoi des justificatifs, plus besoin de sortir une liasse pour vérifier : ils sont consultables à tout moment et archivés pendant 10 ans dans le service d’archivage à valeur probante de Cegid Notilus.

Quelle méthodologie projet dans le secteur public ?

Elle ressemble au privé : ateliers d’analyse du besoin avec paramétrage, jalons de mise en œuvre, recettage. Les marchés publics ne pouvaient être adressés que via des appels d’offre. C’est moins le cas aujourd’hui, et de plus en plus de clients font appel à l’UGAP, la centrale d’achats de la fonction publique, qui propose deux points d’entrée pour Cegid Notilus :

Le marché déplacement professionnel, qui est un marché exécuté dans lequel l’UGAP propose un package simple. Le point d’entrée est l’agence de voyage, il y a un portail de réservation et la possibilité de mettre en place en option la solution Cegid Notilus, OM, état de frais, factures. Le second point d’entrée à l’UGAP est le marché multi-éditeur. Plus d’agence de voyage, ni d’offre pré-validée, c’est au client de faire son analyse et son sourcing, puis de réclamer un devis sur Cegid Notilus.

Lors de l’atelier, plusieurs internautes ont posé des questions que nous avons trouvés pertinentes de retranscrire à l’écrit.

Questions des internautes

Quel prérequis pour réussir un projet de dématérialisation ?

Il faut faire un peu de sourcing pour aider à mûrir les besoins, les attentes, prendre conscience des limites des divers prestataires. Ensuite, constituer une équipe projet en intégrant des agents fonctionnels, des techniques et des métiers. Le soutien de la direction est essentiel pour réussir, tout comme l’apport d’experts : être accompagné par un cabinet conseil permet d’obtenir du conseil sur des changements potentiellement impactant au sein des entités. En effet, il s’agit d’outils structurants, qui touchent aux process. La solution n’est qu’un support, mais ne traite pas le fond.

Quelles interfaces SI ?

Pour ce qui concerne l’échange d’informations entre le SI client et Cegid Notilus, la souplesse est le maître mot, qu’il s’agisse d’Oracle, de SAP, GFI Sirepa, Microsoft… Il n’y a plus de véritables freins à l’intégration. En entrée, on reste sur du standard. En sortie, on est sur des données comptables avec des règles de gestion propres. Cegid Notilus sait s’adapter aux systèmes en place.

Les OM et états de frais peuvent-ils être interfacés avec d’autres SBT que Cegid Notilus ?

Depuis toujours, la stratégie de Cegid Notilus est de rester ouvert sur les prestataires voyages qui sont nos partenaires. La solution s’interface avec l’ensemble des outils proposés par les agences, les portails de réservation tels que KDS, TravelDoo, Cytric. Cegid Notilus propose aussi son propre portail de réservation s’appuyant sur la technologie Traveldoo.

Peut-on gérer dans Cegid Notilus des axes analytiques tel qu’un code projet ?

Oui, de même que le service de rattachement de la personne. Selon le métier, on a des codes projet et des axes analytiques supplémentaires : référentiel client, référentiel qui arrive du CRM*, d’un outil métier, ce qui permet de consolider les budgets, y compris ceux liés aux déplacements. Par ailleurs, Cegid Notilus fournit un certain volume de reporting standard. La solution restitue l’ensemble des informations qui paraissent pertinentes, mais on peut aller ensuite sur du reporting personnalisé.

A retenir : La sécurité est un sujet crucial. Le fait d’être un éditeur français certifié ISO 270001 est un message très important envoyé à l’attention des services publics. Cette certification est un gage de sérieux quant à l’intégrité et la sécurité des données. Enfin, Cegid Notilus est disponible en SaaS, une garantie que les données soient hébergées en France.