Politique voyage en entreprise : définition, enjeux et bonnes pratiques 

Qu’est-ce qu’une politique de voyage en entreprise ?

Une politique de voyage est un document officiel qui rassemble l’ensemble des règles, procédures et directives régissant les déplacements professionnels des salariés. Elle a pour but d’encadrer chaque étape d’un voyage d’affaires, de la demande d’autorisation à la gestion des notes de frais post-déplacement.

Ce document détaille ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas en matière de réservations, de dépenses et de comportement. Il sert de référence commune pour les collaborateurs, les managers et les services administratifs, assurant ainsi une gestion des voyages cohérente et transparente à travers toute l’organisation.

Les principaux avantages d’une politique voyage

Mettre en place un cadre formel pour les voyages d’affaires présente de multiples bénéfices. Au-delà du simple contrôle, une politique bien pensée devient un véritable levier de performance pour l’entreprise.

💡 Exemple : Le Groupe Legrand constate que “ le voyageur devient l’acteur puis l’observateur de ses propres économies. ”

• Maîtrise budgétaire : le contrôle des dépenses est l’occasion de réaliser des économies significatives.
• Sécurité des employés : le “devoir de vigilance” envers vos employés en déplacement est respecté avec le suivi géographique en temps réel pour protéger les salariés dans les pays « à risque”.
• Gain de temps et d’efficacité : Des processus clairs réduisent la charge administrative et simplifient les réservations.

💡 Exemple : Le groupe SAIPEM a réduit ses coûts d’agence de voyages de 5 %, et gagné un ETP grâce à la saisie automatique des factures dans Cegid Notilus.

• Équité et transparence : Tous les collaborateurs sont soumis aux mêmes règles, ce qui évite les frustrations.
• Conformité légale et fiscale : Elle garantit le respect des réglementations, notamment pour le remboursement des frais et le contrôle URSSAF.

Pourquoi mettre en place une politique de voyage ?

Les déplacements professionnels représentent un investissement majeur pour les entreprises, malgré les crises géopolitiques et le contexte économique relativement fragile. Selon la GBTA (Global Business Travel Association), 57 % des entreprises prévoyaient d’ailleurs une augmentation de leurs dépenses de voyage en 2025. Sans un cadre clair, cet investissement peut rapidement devenir une source de coûts incontrôlés et de risques pour les salariés.

Maîtriser le budget et réduire les coûts des déplacements professionnels

Le premier objectif d’une politique de voyage est financier. En fixant des plafonds pour les billets d’avion, les nuits d’hôtel ou les repas, l’entreprise garde le contrôle sur son budget. Elle peut également négocier des tarifs groupés préférentiels avec des fournisseurs (compagnies aériennes, chaînes d’hôtels, loueurs de voitures) et orienter les réservations des employés vers ces partenaires. L’utilisation de plateformes de gestion de voyages centralisées permet d’automatiser le respect de ces règles et d’offrir une visibilité complète sur les dépenses engagées, mais aussi celles à venir.

Sécuriser et protéger les collaborateurs en déplacement

La sécurité des salariés est une responsabilité légale de l’employeur (le « duty of care »). Une politique de voyage efficace intègre des mesures pour garantir cette sécurité :

• Choix de compagnies aériennes et d’hébergements sûrs.
• Souscription à des assurances voyage adaptées.
• Procédures à suivre en cas d’urgence (accident, problème de santé, instabilité géopolitique, catastrophe naturelle).
• Outils de suivi permettant de localiser les collaborateurs en cas de crise.

Favoriser le bien-être et l’adhésion des salariés

La politique de voyage, si elle est claire et transparente, ne sera pas perçue comme une contrainte. En effet, elle met un terme aux iniquités, aux favoritismes de “fonction” ou aux systèmes d’approbation différents selon les managers qui valident. Il faut veiller à ce qu’elle ne soit pas trop restrictive, pour ne pas générer de la frustration et nuire à la productivité des employés en déplacement. Une politique de voyage “intelligente ” prend en compte le bien-être des voyageurs en offrant une certaine flexibilité ; par exemple en autorisant des classes de voyage plus confortables pour les longs trajets ou en permettant la pratique du « bleisure » (combiner voyage d’affaires et loisirs). Un collaborateur qui se sent soutenu et en confiance sera plus engagé et efficace.

On note de plus en plus que le voyage d’affaires devient un levier RH pour attirer des talents avec une promesse tenue car claire, et un défraiement des frais rapide.

Répondre aux enjeux RSE et limiter l’empreinte carbone

La responsabilité sociale et environnementale (RSE) est devenue un critère incontournable à intégrer dans les objectifs de durabilité des entreprises dans leur stratégie de mobilité. Une politique de voyage peut activement contribuer à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise en :

• Privilégiant le train pour les trajets courts.
• Incitant à choisir des vols directs ou des compagnies utilisant des carburants durables.
• Proposant des options de mobilité douce (transports en commun, vélos) sur place.
• Mettant en place un reporting des émissions de CO₂ pour chaque déplacement professionnel.

Que doit contenir une politique de voyage efficace ?

Pour être efficace, une politique de voyage doit être complète, claire et couvrir toutes les situations possibles. Voici les éléments indispensables à inclure.

Règles liées aux modes de transport et classes de réservation

Définissez clairement les options autorisées pour chaque type de trajet.

• Avion : Spécifiez les classes de réservation autorisées (Économique, Premium, Affaires) en fonction de la durée du vol. Indiquez le délai minimal de réservation à l’avance pour bénéficier des meilleurs tarifs.
• Train : Précisez les classes (1ère ou 2nde) en fonction du temps de trajet, et encouragez son utilisation comme alternative à l’avion pour les distances courtes.
• Voiture : Encadrez l’utilisation des véhicules de société, des véhicules personnels (avec les barèmes de remboursement des indemnités kilométriques) et des voitures de location (catégories autorisées, assurances à souscrire).

Politique d’hébergement et types d’hôtels autorisés

Fixez des règles pour le logement afin d’allier confort, sécurité et maîtrise des coûts.

• Plafond par nuitée : Établissez un budget maximal par nuit, qui peut varier selon la ville ou le pays de destination.
• Type d’hébergement : Listez les types d’établissements autorisés (hôtels de 3 ou 4 étoiles, appart-hôtels) et les plateformes de réservation à utiliser.
• Services inclus : Précisez si le petit-déjeuner, le Wi-Fi ou d’autres services peuvent être inclus dans la réservation.

Modalités de remboursement et gestion des notes de frais

La clarté est essentielle pour éviter les litiges et simplifier la gestion des frais professionnels.

• Dépenses remboursables : Listez précisément ce qui est couvert (repas, taxis, transports en commun) et ce qui ne l’est pas (minibar, dépenses personnelles).
• Plafonds de dépenses : Fixez des limites pour les repas ou autres frais.
• Processus de soumission : Décrivez comment et quand soumettre une note de frais, les justificatifs requis et les délais de remboursement. Insistez sur la nécessité du justificatif pour être remboursé.

Processus de validation internes et garde-fous

Structurez le circuit de validation pour plus de contrôle et de fluidité.

• Demande de voyage : Définissez qui doit approuver un déplacement (manager, N+1, service RH) avant toute réservation.
• Workflow de validation : Mettez en place des processus automatisés où les demandes hors politique voyage sont signalées ou bloquées.
• Exceptions : Prévoyez une procédure pour les demandes qui ne respectent pas la politique mais sont justifiées par des circonstances particulières.

Assurances voyage et gestion des imprévus

Préparez vos collaborateurs à faire face à toute éventualité.

• Couvertures : Détaillez les garanties offertes par l’assurance de l’entreprise (frais médicaux, annulation, perte de bagages).
• Contacts d’urgence : Fournissez une liste de numéros à contacter 24/7 en cas de problème.
• Procédure en cas d’imprévu : Expliquez la marche à suivre en cas de vol annulé, de correspondance manquée ou d’autre difficulté logistique.

Comment rédiger et structurer sa politique de voyage ?

La rédaction d’une politique voyage est un projet stratégique qui nécessite méthode et collaboration.

1. Définir des objectifs clairs alignés avec l’entreprise

Avant de rédiger la première ligne, demandez-vous : quels sont les buts de cette politique ? Souhaitez-vous prioritairement réduire les coûts, améliorer le bien-être et la sécurité des voyageurs, ou atteindre des objectifs RSE ? Ces objectifs doivent être alignés avec la culture et la stratégie globale de votre entreprise et hiérarchisés.

2. Prendre en compte les besoins réels des collaborateurs

Une politique de voyage ne peut réussir sans l’adhésion de ceux qui l’utilisent. Impliquez les salariés qui voyagent souvent dans le processus de création. Leurs retours d’expérience sont précieux pour identifier les points de friction et les besoins réels sur le terrain.

3. Trouver le juste équilibre entre règles et flexibilité

Une politique trop rigide sera contournée. Une politique trop souple n’atteindra pas ses objectifs de contrôle. Le bon équilibre consiste à fixer des règles claires (par exemple, un plafond de dépense pour un hôtel) tout en laissant de l’autonomie aux employés (le choix de l’hôtel dans la limite du budget) avec le “self booking” qui responsabilise le salarié.

4. Définir des procédures claires et compréhensibles

Utilisez un langage simple et direct. Évitez le jargon administratif. Structurez le document avec des titres clairs, des listes à puces et des tableaux récapitulatifs pour faciliter la lecture. Un document facile à comprendre sera plus facilement adopté.

Comment faire adhérer les collaborateurs à la politique voyage ?

Une politique n’a de valeur que si elle est appliquée. L’adhésion des équipes est la clé du succès.

Communiquer efficacement en interne

Ne vous contentez pas d’envoyer le document par email. Organisez des sessions de présentation pour expliquer les objectifs, les règles et les avantages de la nouvelle politique. Des collaborateurs bien intentionnés peuvent être tentés de réserver un logement moins cher par leur propre moyen mais oublient que dans ce cas, ils peuvent nuire à votre négociation de tarifs groupés sur le nombre de réservations annuelles. D’autre part, si vous optez pour la carte logée, le salarié n’a plus à avancer lui-même les frais de transport et hébergement qui représentent les coûts les plus lourds dans le voyage. Enfin, mettez le document à disposition sur un intranet ou un portail facile d’accès ou, encore mieux, directement sur la plateforme métier de gestion des déplacements professionnels.

Sensibiliser sur la sécurité et les règles de conformité

Insistez sur les aspects qui bénéficient directement aux salariés, comme la sécurité et l’assistance en voyage : un voyage réservé en solo coupe le collaborateur de toute assistance, ne sachant pas où il se trouve. Expliquez habilement l’importance de la conformité pour éviter à l’entreprise et aux employés des redressements en cas de contrôle URSSAF. C’est un moyen de couper court aux tentatives de fraude aux notes de frais, aux doublons : la reconnaissance intelligente des champs du justificatif (avec l’OCR) empêche de modifier la date, la TVA, le montant.

Impliquer managers et travel managers dans le déploiement

Les managers sont les premiers relais de la politique de voyage. Assurez-vous qu’ils la comprennent parfaitement pour qu’ils puissent la faire appliquer et répondre aux questions de leurs équipes. Le travel manager, s’il existe dans l’entreprise, est le garant du bon déploiement et du suivi de la politique.

Les outils pour appliquer et piloter une politique de voyage

Il existe des outils pour déployer et gérer efficacement une politique de voyage, qui accompagnent les salariés dans les réservations, rattachent les notes de frais en 1 clic, et alertent les valideurs et les travel managers en cas de non-conformité, doublons etc.

Pour le Groupe Legrand, les points forts de Cegid Notilus sont sa capacité à traiter les voyages, avec notamment les réservations en ligne, mais aussi les notes de frais dans le même outil. Les utilisateurs ont une vision plus exhaustive et instantanée de l’offre (tarifs négociés avec les entreprises…).

Les avantages d’une politique de voyage sont résumés dans ce tableau.

Digitalisation des notes de frais et automatisation des remboursements

Les solutions de gestion des déplacements professionnels comme Cegid Notilus permettent de dématérialiser l’ensemble du processus. Les employés peuvent scanner leurs reçus avec leur smartphone, la solution extrait automatiquement les données, et le processus de validation et de remboursement est accéléré.

Outils de réservation et plateformes de gestion des voyages d’affaires

Les plateformes de réservation en ligne (Online Booking Tools – OBT) intègrent la politique de voyage directement dans le processus de réservation. Les options non conformes sont grisées ou nécessitent une justification, guidant ainsi les employés vers les bons choix. Ces outils centralisent toutes les réservations et offrent une vue d’ensemble précieuse.

« Cegid Notilus a été jugée comme étant la solution la plus adaptée par rapport à la taille du groupe. ADDEV Materials souhaitait une solution adaptable et fiable qui soit suffisamment robuste pour envisager un développement à l’international. Cegid Notilus est apparue plus structurée que la concurrence. En outre, l’interface était aussi plus attrayante » Fabien Morel, Directeur financier France Addev Materials

Solution de gestion de la flotte automobile

Si vous avez une flotte automobile à disposition pour les déplacements, vous pouvez intégrer votre Car Policy. La vision globale de l’état de la flotte automobile et de sa disponibilité empêchera des locations de véhicules superflues ou l’utilisation de véhicules personnels (qui implique des remboursements des frais kilométriques).

Suivi budgétaire, reporting et pilotage stratégique

Les solutions de gestion globale des déplacements, à l’instar de Cegid Notilus, offrent des tableaux de bord dynamiques pour un suivi en temps réel des dépenses. Vous pouvez analyser les coûts par département, par type de voyage ou par fournisseur. Ce reporting détaillé est essentiel pour piloter votre stratégie, identifier des pistes d’économies et ajuster votre politique de voyage au fil du temps.