L’audit des notes de frais : bonnes pratiques et intérêt de l’automatisation

Les bonnes pratiques de l’audit des notes de frais

Quels sont les trois types d’audit ?

L’audit des notes de frais peut se faire à trois moments, avant validation par un manager, après validation par un manager et donc avant tout paiement ou après le paiement. Idéalement, il se fera en amont à chaque fois que c’est possible, c’est à dire dès la présentation des notes de frais.

Qu’est-ce qu’un audit des dépenses ?

De nombreux points sont alors à contrôler :

• l’existence d’un justificatif adéquat ;
• la conformité du justificatif à la réglementation en vigueur afin de récupérer la TVA ;
• le dépassement de budget éventuel ;
• l’engagement de la dépense dans l’intérêt de l’entreprise ;
• l’adéquation des justificatifs avec un déplacement réel et prévu du salarié, éventuellement validé par la hiérarchie ;
• etc.

Lorsque le temps vient à manquer, le service comptable et financier peut cibler ses contrôles sur certaines typologies de salariés. Des dirigeants aux commerciaux, certains salariés sont plus susceptibles que d’autres d’engager des dépenses conséquentes. Le contrôle d’un tiers des notes de frais tous les mois pour cibler les salariés qui présentent des justificatifs non conformes est également possible.

Dans tous les cas, cet audit des notes de frais est facilité par l’utilisation d’une solution de dématérialisation des notes de frais à l’instar du logiciel Cegid Notilus. Elle permet non seulement d’avoir accès à toutes les informations rapidement mais elle facilite aussi les contrôles. Grâce à l’archivage à valeur probante, les notes de frais sont en effet conservées dans un coffre fort numérique et peuvent être facilement récupérées sans aller fouiller au fin fond des archives de l’entreprise.

Ensuite, l’analyse automatique de l’intégralité des dépenses d’une entreprise à travers les rapports proposés par le logiciel Cegid Notilus permet de réduire l’effort de détection, d’investigation, et les risques liés aux voyages et déplacements.

Résumé des bonnes pratiques

• Vos politiques doivent être claires : établir des politiques de dépenses transparentes et accessibles, expliquant ce qui est remboursable -ou pas- et les procédures à suivre pour soumettre les notes de frais.
• Passez à l’automatisation : utiliser des logiciels de gestion dématérialisée des notes de frais pour automatiser le processus, réduire les erreurs humaines et accélérer le traitement.
• Formez vos employés : former régulièrement les équipes sur les politiques de dépenses et l’utilisation des outils de gestion des frais. Ils vont adopter une solution qui sera simple et conviviale. Scanner leur justificatif et l’intégrer en 1 clic dans la note de frais va leur simplifier leur quotidien.
• Contrôles internes simplifiés : mettre en place des validations internes solides et soyez alertés automatiquement pour examiner, approuver ou rejeter les notes de frais.
  Audits réguliers : effectuer des audits aléatoires pour vérifier les notes de frais et identifier les anomalies.
• Analysez les données : utiliser des outils d’analyse pour examiner les tendances des dépenses et identifier les comportements irréguliers ou les opportunités de réduction des coûts.
• Feedback et amélioration : solliciter des retours d’expérience des employés et des auditeurs pour améliorer continuellement le processus de gestion des notes de frais.

Le logiciel Cegid Notilus renforce toutes ces procédures de contrôle des notes de frais, facilite grandement le processus de vérification et d’approbation des notes de frais, permet d’accéder aux justificatifs en quelques clics pour vérifier les doublons et restitue des données chiffrées sous forme de tableaux de bord.