Gestion des notes de frais

Modèle de note de frais kilométrique Excel gratuit à télécharger

12 décembre 2025

4 min

La gestion des notes de frais kilométriques peut rapidement devenir complexe, tant pour le salarié que pour l'entreprise. Entre le suivi des distances, l'application du bon barème kilométrique et la conformité avec les attentes de l'administration fiscale, l'erreur est vite arrivée. C'est pourquoi disposer d'un modèle de note de frais kilométrique fiable et simple d'utilisation est essentiel.

Ce document standardisé garantit des calculs précis, facilite le remboursement pour le salarié et assure la conformité de l’entreprise en cas de contrôle URSSAF.

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique est un document qui permet à un salarié de demander le remboursement des frais engagés lors de ses déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Pour l’employeur, c’est un outil de suivi et de comptabilisation indispensable qui justifie les dépenses auprès de l’administration fiscale. Les indemnités kilométriques comprennent les frais d’entretien et de maintenance du véhicule (notamment l’usure des pneus), les frais de carburants, les frais d’assurance et l’usure générale du véhicule.

Pour être valide, ce modèle de note doit impérativement contenir plusieurs mentions obligatoires :

Nom du salarié
La date du déplacement
Le motif du déplacement professionnel
Le lieu de départ et d’arrivée
Le nombre de kilomètres parcourus
La puissance fiscale du véhicule utilisé
Le montant total des indemnités kilométriques calculé selon le barème kilométrique officiel

Modèle de note de frais kilométrique à télécharger

Pour vous faire gagner du temps et simplifier vos démarches, nous mettons à votre disposition un modèle de note de frais kilométrique au format Excel. Prêt à l’emploi et conforme aux exigences de 2025, il automatise le calcul du remboursement en fonction des données que vous renseignez.

Imaginons un cas concret pour illustrer le calcul des frais kilométriques. Un salarié utilise son véhicule personnel de 5 CV pour un rendez-vous client à 100 km (aller-retour).

En tenant compte de la mise à jour du barème URSSAF pour l’année 2025 :

Trajet : Siège de l’entreprise -> Localisation du client
Distance : 100 km (A/R)
Calcul : 100 km * 0,636 €/km = 63,60 €
Montant remboursé : 63,60 €

Il est important de distinguer le remboursement au réel, basé sur les kilomètres exacts parcourus et justifiés, du défraiement forfaitaire, où l’entreprise verse une allocation fixe. Notre modèle de note est conçu pour le remboursement au réel.

Téléchargez votre modèle Excel

L’alternative au modèle Excel : le logiciel de gestion des notes de frais Notilus

Si un modèle de note Excel est pratique, il présente certaines limites : risque d’erreurs de saisie, rajout de lignes qui perdent les formules, perte de justificatifs, nécessité de mettre à jour manuellement le barème kilométrique chaque année.

A noter : pour les frais kilométriques aucune TVA n’est déductible, a contrario de certains autres frais de déplacement. Voir notre article sur la TVA déductible des déplacements professionnels.

Pour une gestion optimisée, un logiciel dédié est la solution idéale.

Côté indemnités kilométriques, les calculs automatiques de Cegid Notilus sont des fonctionnalités qui nous ont grandement facilité la vie. Cela simplifie beaucoup les choses au niveau comptable. Si je constate que l’adresse de l’assignation semble étrange, je vérifie avec le N+1. Autre point de sécurité, le collaborateur ne peut pas “rajouter” des kilomètres car c’est automatiquement calculé par Via Michelin.

Julien Peyriguère

En charge des notes de frais chez DB Cargo

Une solution de gestion des frais professionnels comme Cegid Notilus automatise l’ensemble du processus. Le calcul des indemnités kilométriques est instantané via une application mobile, les justificatifs sont numérisés et centralisés, et la conformité avec l’URSSAF est garantie en permanence. Pour l’entreprise et le salarié, c’est un gain de temps considérable, une fiabilité accrue et une expérience utilisateur bien plus fluide.

Aspect	Excel	Notilus
Risque d’erreur	Élevé, dû aux saisies manuelles	Faible, grâce à l’automatisation
Mises à jour du barème	Manuelles et chronophages	Automatiques et conformes
Gestion des justificatifs	Risque élevé de perte ou de désorganisation	Archivage sécurisé et centralisé
Fraude potentielle	Difficulté à détecter les Kms supplémentaires rajoutés	Contrôles intégrés avec Via Michelin limitant les abus

Impact : Ce tableau illustre clairement les avantages concrets d’un logiciel comme Notilus. L’automatisation et la fiabilité qu’il apporte optimisent la gestion des frais professionnels, réduisant les erreurs et simplifiant les processus pour toutes les parties impliquées.

Questions fréquentes sur le modèle de note de frais kilométrique

Peut-on personnaliser le modèle selon son entreprise ?

Oui, notre modèle Excel est entièrement personnalisable. Vous pouvez y ajouter le logo de votre entreprise, des colonnes spécifiques ou adapter les règles de calcul si votre politique interne le prévoit (par exemple, pour une indemnité de grand déplacement).

Que faire en cas d’erreur dans le tableau ?

Si une erreur est détectée, il faut la corriger manuellement et recalculer le total. C’est l’une des limites d’Excel : les erreurs de saisie peuvent fausser les résultats et passer inaperçues. Un logiciel de note de frais comme Cegid Notilus prévient ces erreurs grâce à l’automatisation.

Le modèle Excel suffit-il en cas de contrôle URSSAF ?

Oui, à condition qu’il soit correctement rempli et accompagné de toutes les pièces justificatives. Cependant, l’administration fiscale apprécie la rigueur et la traçabilité offertes par les solutions logicielles, qui minimisent les risques de contestation sur la TVA sur les frais de déplacement et autres aspects de la gestion des déplacements professionnels.

Cegid Notilus simplifie votre quotidien !

Gagnez 70% de temps dans la gestion de vos notes de frais ! Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.

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