Facture de restaurant : le guide complet pour être en règle et simplifier votre gestion

Qu’est-ce qu’une facture de restaurant ?

Une facture de restaurant est un document comptable et légal qui détaille les prestations consommées lors d’un repas pris lors d’un déplacement professionnel. Contrairement à un simple ticket de caisse, elle possède une valeur juridique et fiscale. Ce document est indispensable pour justifier une dépense professionnelle, que ce soit pour un repas d’affaires avec un client ou un déjeuner d’équipe, et permet à l’entreprise de récupérer la TVA lorsque les conditions sont remplies.

Le duel : différencier la note de la facture de restaurant

Il est crucial de ne pas confondre la note (ou ticket de caisse) et la facture. Bien que les deux documents récapitulent le coût d’un repas, leurs valeurs et fonctions diffèrent radicalement.

• Le ticket de caisse (ou note) : Émis automatiquement après le paiement, il sert de preuve d’achat pour le consommateur. Il mentionne généralement la date, les articles consommés et le montant total TTC. Cependant, il est souvent insuffisant pour une comptabilité d’entreprise car il lui manque des informations clés.
• La facture de restaurant : Ce document formel doit être demandé explicitement. Il contient des informations détaillées, incluant l’identité de votre entreprise (le client), un numéro de facture unique, et le détail des taux de TVA. C’est le seul document qui justifie légalement la dépense dans votre comptabilité.

Quand la facture devient-elle une exigence ?

La délivrance d’une facture n’est pas systématique. Elle devient obligatoire dans des cas précis :

1. Sur demande du client : Tout client professionnel est en droit d’exiger une facture, quel que soit le montant de la prestation.
2. Pour les prestations de service de plus de 25 € TTC : Si un client particulier en fait la demande, le restaurateur est tenu de lui fournir une facture.
3. Ventes à distance : Pour toute opération de vente à distance, une facture doit être émise.

Pour votre entreprise, la règle est simple : demandez systématiquement une facture pour chaque repas professionnel afin d’assurer la conformité de vos notes de frais.

Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une facture de restaurant ?

Pour qu’une facture de restaurant soit valide aux yeux de l’administration fiscale, elle doit comporter un certain nombre d’informations. Une facture incomplète ou non conforme peut entraîner le rejet de la déduction de la TVA et des complications en cas de contrôle URSSAF et notes de frais.

La checklist des mentions indispensables

Voici les éléments qui doivent impérativement apparaître sur le document :

• Identité du restaurateur : Nom, adresse du siège social, numéro SIREN, et mention du statut juridique.
• Identité de votre entreprise (le client) : Nom et adresse de l’entreprise qui paie la note.
• Numéro de la facture : Un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue.
• Date d’émission : La date à laquelle la facture est créée.
• Date de la prestation : La date du repas, si elle est différente de la date d’émission.
• Détail des prestations : Description précise de chaque produit consommé (plats, boissons, desserts).
• Montants :
• Le montant total hors taxe (HT).
• Les différents taux de TVA applicables et les montants correspondants.
• Le montant total toutes taxes comprises (TTC).

À retenir : Une facture de restaurant valide doit toujours indiquer la date, l’identité complète des deux parties, le détail des prestations et les montants HT, TTC, ainsi que le montant de la taxe.

Quid d’une facture manuelle de restaurant ?

Même si cela est de plus en plus rare, il est possible d’émettre une facture manuelle mais elle doit obligatoirement inclure certaines informations légales. Il est essentiel d’y indiquer la date d’émission, un numéro unique de facture, l’identité du restaurant et du client (le cas échéant), la description des repas ou boissons consommés, les montants HT et TTC, ainsi que le taux de TVA applicable. Toutefois, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel de facturation conforme, ce qui garantit une gestion plus fiable, une traçabilité optimale et un gain de temps, particulièrement utile en cas de contrôle fiscal.

Quelle TVA est déductible ? Le casse-tête des taux expliqués

La restauration est soumise à différents taux de TVA, ce qui complexifie la lecture d’une facture. Comprendre leur application est essentiel pour optimiser la récupération de la TVA sur les frais de déplacement.

La facture doit clairement distinguer les produits soumis aux différents taux pour permettre un calcul correct de la TVA déductible.

Les cas particuliers à ne pas négliger

La gestion des factures de restauration comporte quelques subtilités :

• Livraison et vente à emporter : Les règles de TVA peuvent varier. Les plats préparés pour consommation immédiate, même livrés, sont généralement soumis au taux de 10 %. Les produits conservables (comme une bouteille d’eau scellée) sont au taux de 5,5 %. L’alcool reste à 20 %.
• Restauration collective : Dans le cadre d’une cantine d’entreprise par exemple, des règles spécifiques s’appliquent, souvent avec un taux réduit de TVA.

Lire notre dossier complet : TVA sur les frais de repas : guide complet pour les entreprises et les salariés

Comment établir une facture de restaurant conforme ?

Bien que ce soit la responsabilité du restaurateur d’émettre une facture correcte, il est utile pour vous de savoir comment elle doit être structurée. Cela vous permet de vérifier rapidement sa conformité lors de la réception.

Les étapes pour créer une facture

Un restaurateur peut créer une facture via différents moyens :

• Logiciels de caisse certifiés : La plupart des restaurants modernes utilisent des logiciels qui génèrent automatiquement des factures conformes à la loi, anti-fraude à la TVA.
• Modèles papier ou numérique : Certains établissements plus petits peuvent utiliser un facturier papier ou un modèle de facture sur Word ou Excel. Dans ce cas, la vigilance est accrue sur la présence de toutes les mentions obligatoires et d’un numéro de la facture unique.

Comment utiliser une facture de restaurant en entreprise ?

La facture de restaurant est un document central pour la gestion des frais professionnels. Elle remplit un double objectif : justifier une dépense et permettre sa correcte imputation comptable.

Justifier une dépense de repas professionnel

Chaque dépense engagée au nom de l’entreprise doit être justifiée. Pour un repas, la facture est la seule preuve valable. Elle doit être jointe à la note de frais du collaborateur. Pour être totalement conforme, il est recommandé d’y ajouter le nom et la fonction des convives, ainsi que le nom de leur société. Cette précaution est indispensable pour prouver le caractère professionnel de la dépense en cas de contrôle.

Exemples concrets d’utilisation d’une facture de restaurant

• Repas d’affaires avec un prospect : La facture permet de comptabiliser la dépense en frais de représentation et de récupérer la TVA.
• Déjeuner d’équipe : Justifie la dépense comme un événement interne de cohésion.
• Repas d’un collaborateur en déplacement : Intégrée à sa gestion des déplacements professionnels, la facture prouve les frais engagés et permet leur remboursement.

Comment traiter et sécuriser vos factures de restaurant ?

La collecte et la vérification manuelle des factures sont chronophages et sources d’erreurs. Vous pouvez télécharger le modèle Excel de note de frais que nous avons créé pour vous, mais qui reste manuel et sujet à erreurs de saisie, de mauvaise affectation des taux de TVA. Heureusement, des solutions existent pour optimiser et sécuriser l’ensemble du processus.

Automatiser la gestion avec un logiciel de notes de frais

La meilleure approche pour une gestion sans faille est d’utiliser un logiciel dédié comme Cegid Notilus. Ces plateformes transforment la gestion de la facture de restaurant :

• Numérisation instantanée : Le collaborateur prend une photo de la facture avec son smartphone. L’application utilise la reconnaissance de caractères (OCR) pour extraire automatiquement la date, le montant de la facture, la TVA, etc.
• Contrôle automatisé : Le logiciel vérifie la conformité de la facture et s’assure que les plafonds de dépense sont respectés.
• Flux de validation simplifié : Le manager valide la dépense en un clic.
• Intégration comptable directe : Les données sont transmises sans ressaisie à votre logiciel de comptabilité.

Conserver ses factures : du papier au numérique

La loi impose de conserver les factures pendant 10 ans (voir l’article Article L123-22 sur site Legifrance.gouv ). L’archivage à valeur probante permet de stocker les justificatifs numérisés dans un coffre-fort numérique sécurisé. Une fois numérisée via une solution certifiée, la version papier de la facture peut être jetée. Cela représente un gain de place et une sécurisation des données considérables.

Erreurs et fausses factures : quels risques pour l’entreprise ?

Les erreurs, même involontaires, peuvent coûter cher. Une facture sans le détail des taux de TVA peut conduire au rejet de la déductibilité de celle-ci. Plus grave, l’utilisation de fausses factures est une fraude fiscale sévèrement punie. Les fraudes aux notes de frais exposent l’entreprise à des redressements fiscaux et à des sanctions pénales.

A lire : Notes de frais, êtes-vous prêts en cas de contrôle Urssaf ?

Intégrer une facture en comptabilité

L’intégration d’une facture de restaurant en comptabilité est une étape finale mais cruciale. Il faut débiter les comptes de charge correspondants (par exemple, « 6256 – Missions » ou « 6257 – Réceptions ») et le compte de TVA déductible, puis créditer le compte du collaborateur à rembourser. Un logiciel de gestion des frais professionnels automatise cette comptabilisation des notes de frais et élimine le risque d’erreurs manuelles.

FAQ : tout savoir sur les factures de restaurant

Un ticket de caisse peut-il remplacer une facture de restaurant ?

Non, un ticket de caisse n’a pas la même valeur légale. Il ne contient pas les mentions obligatoires, comme l’identité de votre entreprise. Seule une facture en bonne et due forme permet de justifier la dépense et de déduire la TVA.

Comment faire une note de frais avec une facture de restaurant ?

Le collaborateur doit remplir un formulaire de note de frais (papier ou via un logiciel), y joindre la facture originale ou numérisée, et indiquer le contexte du repas (participants, motif). Un outil comme Cegid Notilus automatise entièrement ce processus.

Facture sans détail au restaurant : est-ce valable ?

Non, une facture sans le détail des prestations et la ventilation des taux de TVA n’est pas conforme. L’administration fiscale peut la rejeter, ce qui vous empêchera de récupérer la TVA correspondante sur ce document. Exigez toujours une facture détaillée.

Comment savoir si la TVA est à 10 % ou 20 % sur une facture au restaurant ?

Le taux de 10 % s’applique à la nourriture et aux boissons sans alcool. Le taux de 20 % concerne toutes les boissons alcoolisées. Une facture conforme doit faire apparaître distinctement les montants correspondant à chaque taux de taxe.

Une facture provisoire de restaurant est-elle valable ?

Non, une facture « pro forma » ou provisoire n’est pas un document comptable valide. Elle n’a aucune valeur fiscale et ne peut pas servir de justificatif. Vous devez obtenir une facture définitive avec un numéro de facture unique.

Comment demander une facture dans un restaurant ?

Il suffit de le demander au personnel au moment de régler l’addition. Précisez bien qu’il vous faut une « facture » et non une simple « note » ou un ticket. Soyez prêt à fournir les informations de votre entreprise (nom et adresse).

La facture de restaurant est-elle obligatoire ?

Elle est obligatoire si le client professionnel en fait la demande. Pour votre entreprise, il est impératif de la demander systématiquement pour tout repas professionnel afin de garantir la conformité de vos dépenses et d’optimiser votre comptabilité.

Peut-on automatiser la collecte des factures de restaurant ?

Oui, c’est l’un des grands avantages des logiciels de gestion de notes de frais. En prenant une simple photo, la facture est collectée, analysée, et intégrée dans le circuit de validation et de comptabilisation, sans effort manuel.