Productividad: cuando eficiencia y desempeño van de la mano

Mejorar la productividad en el trabajo es un objetivo fundamental para las empresas que buscan optimizar sus procesos y obtener resultados efectivos. Pero ¿qué factores están realmente implicados en la mejora de la productividad laboral?

La gestión estratégica del personal o workforce management se ha convertido en una de las claves para impulsar el rendimiento y la eficiencia en las organizaciones.

Para entender mejor esta relación y cómo potenciarla, es fundamental comenzar por aclarar algunos conceptos y conocer cómo interrelacionarlos en la práctica diaria de la empresa.

Aclarando conceptos: productividad, eficiencia, desempeño, workforce management…

En el ámbito empresarial, términos como desempeño, productividad y eficiencia son fundamentales. Sin embargo, en ocasiones se emplean indistintamente, generando confusión sobre lo que realmente significan y su importancia.

Entender cada uno de estos conceptos es crucial, ya que son los pilares que permiten identificar las áreas a mejorar, optimizar recursos y alcanzar los objetivos de negocio de manera efectiva.

Además, hoy en día, el workforce management es una estrategia clave que se alinea directamente con estos términos. La cuestión es ¿cómo se relacionan entre sí?

Analizar estos conceptos a fondo nos permitirá descubrir las conexiones que existen entre ellos y cómo pueden aplicarse para impulsar la productividad global de una empresa.

¿Qué es productividad?

La productividad laboral se refiere a la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados para alcanzarlos.

En el contexto empresarial, la productividad es un indicador que mide cuán eficientemente se utilizan los recursos humanos, tecnológicos y financieros para generar productos o servicios.

Se trata de un concepto clave para evaluar el rendimiento de una empresa, ya que una mayor productividad implica una mejor utilización de los recursos disponibles, lo que se traduce en más beneficios y crecimiento.

¿Qué es eficiencia?

La eficiencia está directamente relacionada con el uso óptimo de los recursos para lograr un objetivo.

El concepto eficiencia se refiere a la capacidad de producir el máximo resultado posible con el menor gasto de recursos, como tiempo, dinero o esfuerzo. A diferencia de la productividad, que se enfoca en el resultado final, la eficiencia se centra en el proceso y en cómo se pueden minimizar los desperdicios.

Por ejemplo, una empresa puede ser productiva si produce una gran cantidad de bienes, pero si consume más recursos de los necesarios, su eficiencia será baja.

¿Qué es desempeño?

El desempeño laboral se refiere a la calidad y efectividad con la que un trabajador realiza sus tareas y cumple con sus responsabilidades.

Un buen desempeño no solo implica completar las tareas asignadas, sino hacerlo con un nivel de calidad y puntualidad que contribuya al logro de los objetivos de la empresa.

Evaluar el rendimiento de los empleados es esencial para identificar áreas de mejora, potenciar talentos y, en última instancia, aumentar la productividad. Por eso, una de las labores estratégicas para el departamento de recursos humanos y la retención del talento humano es la elaboración periódica de evaluaciones del desempeño que permitan conocer el grado en que los empleados de una empresa están cumpliendo los objetivos y generando valor para la misma.

¿Qué es workforce management?

El workforce management, gestión de la fuerza laboral o gestión de la fuerza de trabajo en su traducción al español, es un conjunto de prácticas y procesos que permiten planificar, gestionar y optimizar el trabajo de los empleados en una organización.

Para aportar una correcta definición de workforce management es importante que primero aclaremos que la fuerza laboral es el conjunto de capacidades físicas e intelectuales de los empelados para desarrollar una serie de tareas y actividades dentro de la empresa.

Por tanto, el concepto de gestión de fuerza laboral se refiere a las acciones y estrategias que se ponen en marcha para mejorar la eficiencia y la productividad de las empresas y los equipos.

El workforce management incluye la planificación de horarios, la asignación de tareas, el control horario y la evaluación del rendimiento. En definitiva, implica una serie de aspectos y procesos muy variados que van desde el análisis de datos hasta la gestión de los recursos humanos y el capital humano para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos a un menor coste.

Su objetivo es identificar los procesos que pueden agilizarse y realizar una asignación eficaz de recursos y tareas, asegurando que los recursos humanos y materiales se utilicen de manera eficiente y que el personal esté alineado con las necesidades y objetivos de la empresa.

El workforce management es esencial para una gestión estratégica del capital humano que potencie la productividad, la eficiencia y el desempeño.

Cómo se interrelacionan productividad, eficiencia y desempeño

Los conceptos de productividad, eficiencia y desempeño no operan de manera aislada. En realidad, forman un ecosistema interdependiente en el que cada elemento influye directamente en los otros.

La productividad puede ser impulsada por la eficiencia en los procesos y por el alto desempeño de los empleados. Al mismo tiempo, un buen desempeño laboral puede estar influenciado por una mayor eficiencia que permita a los empleados realizar su trabajo mejor y en menos tiempo, aumentando también la productividad.

Sin embargo, lograr este equilibrio no es fácil. Para ello, las empresas deben tener una visión clara de cómo gestionar estos aspectos. Aquí es donde el workforce management desempeña un papel crucial, actuando como la herramienta que ayuda a armonizar todos estos elementos para alcanzar los resultados deseados.

¿Por qué el workforce management tiene tanto que ver con la productividad?

La gestión de la fuerza laboral va más allá de la mera organización de horarios o control de asistencia.

Su enfoque es estratégico, y cuando se ejecuta correctamente se convierte en un motor de la productividad laboral.

El workforce management aborda la asignación adecuada de recursos, funciones y responsabilidades, así como la adaptación a cambios en las necesidades del negocio y el impulso del compromiso de los empleados.

Estas prácticas crean un entorno en el que los recursos y tareas se asignan de manera adecuada y los objetivos se comunican de manera eficiente, lo que contribuye a potenciar la eficiencia y el desempeño e influye positivamente en los resultados finales de la empresa.

Además, la gestión estratégica de la fuerza laboral aporta otros beneficios que contribuyen a la productividad de la organización, como por ejemplo:

• Permite controlar mejor las horas trabajadas por cada empleado, reduciendo la sobrecarga laboral y asignando mejor las tareas.
• Permite automatizar y agilizar procesos como evaluaciones del desempeño, el registro horario, el análisis de datos…
• Permite al equipo estar mejor preparado para gestionar imprevistos y cambios.
• Permite ganar eficacia en la asignación de tareas, funciones y responsabilidades de los empleados, lo que, a su vez, aumenta la satisfacción y mejora el clima laboral.

Cómo implementar un sistema eficaz para aumentar la productividad a través de una gestión estratégica del talento

Para aumentar la productividad laboral de manera sostenible, es imprescindible implementar un sistema de gestión de la fuerza laboral que se base en una estrategia sólida.

Esto implica analizar a fondo las necesidades de la empresa, aprovechar al máximo los recursos disponibles y crear un ambiente de trabajo que fomente la colaboración y el compromiso.

La tecnología desempeña un papel crucial en esta implementación, ya que permite la automatización de procesos y la recopilación de datos en tiempo real, que son esenciales para la toma de decisiones informadas. Una gestión eficaz se basa en pilares como la planificación, la flexibilidad y la evaluación continua.

Análisis de datos

El primer paso para mejorar la productividad y eficiencia es realizar un análisis exhaustivo de los datos de la empresa y de los empleados.

El uso de herramientas de analítica de datos para medir la productividad del trabajo permite a las organizaciones identificar patrones, entender cómo se están utilizando los recursos y detectar áreas de mejora.

Por ejemplo, indicadores de productividad como la cantidad de tareas completadas o el tiempo empleado en cada proyecto pueden ayudar a establecer estrategias que optimicen el uso del tiempo y los recursos.

Planificación y gestión de presupuestos

Un buen workforce management también implica la planificación y gestión de los presupuestos de personal.

Establecer un presupuesto que tenga en cuenta los costes salariales, las horas extra y las necesidades de capacitación es esencial para controlar los gastos y maximizar la rentabilidad.

Una correcta gestión presupuestaria ayuda a que los recursos se distribuyan de manera eficiente, contribuyendo a la productividad laboral global.

Planificación de horarios y turnos de trabajo

La correcta planificación de los horarios y turnos de trabajo es fundamental para una gestión eficaz de la fuerza laboral.

Un sistema de workforce management eficiente permite organizar los turnos de forma que se ajusten a la demanda y disponibilidad de los empleados, evitando tiempos muertos y optimizando la jornada laboral.

Esto se traduce en un uso más efectivo de los recursos y un aumento de la productividad.

Asignación de tareas

Asignar las tareas según las habilidades y competencias de cada trabajador es clave para maximizar el desempeño y la productividad.

La correcta distribución de las tareas evita la sobrecarga de trabajo, mejora la eficiencia y contribuye a que los empleados se sientan más valorados y motivados.

Además, esta asignación debe realizarse de manera dinámica, de forma que permita que la atribución de tareas pueda ajustarse fácilmente en función de los cambios en la carga de trabajo o de los objetivos estratégicos de la empresa.

Control horario

El control horario es una de las herramientas más efectivas para gestionar el tiempo de los empleados y garantizar que se cumplan las jornadas laborales acordadas. Este control no solo permite cumplir con las normativas vigentes, sino que también ayuda a las empresas a analizar cómo se está utilizando el tiempo de trabajo y detectar posibles ineficiencias.

Por un lado, la normativa española obliga a que todas las empresas, independientemente de su tamaño, realicen un registro horario de los tiempos de entrada y salida de sus empleados. Este registro horario, además, debe ser almacenado durante los 4 años siguientes.

Por otro lado, una correcta gestión del tiempo también permite maximizar el rendimiento de los equipos pues posibilita, por un lado, detectar asignaciones de tiempo y tareas ineficientes y, por otra, impulsar la satisfacción laboral de los empleados al evitar sobrecargas o la necesidad de hacer horas extraordinarias.

Análisis del rendimiento del equipo con evaluaciones del desempeño

Las evaluaciones del desempeño son esenciales para analizar el rendimiento de los equipos y establecer indicadores de productividad que permitan medir la eficiencia y calidad del trabajo realizado.

A través de estas evaluaciones es posible identificar puntos fuertes y áreas de mejora, lo que contribuye a desarrollar estrategias personalizadas para aumentar la productividad de manera sostenible.

¿Qué debemos tener en cuenta para impulsar la productividad a través del workforce management?

Impulsar la productividad a través del workforce management no solo requiere de herramientas y procesos, sino también de una comprensión profunda de las necesidades y motivaciones de los empleados.

La capacidad de una empresa para adaptarse a los cambios, fomentar un entorno de trabajo colaborativo y proporcionar un equilibrio entre la vida personal y laboral es fundamental para maximizar el rendimiento. Para ello, es crucial analizar aspectos como la comunicación interna, la flexibilidad y el uso de tecnologías que faciliten el control horario y la asignación de tareas.

• Comunicación efectiva: Fomentar la comunicación clara y abierta entre los miembros del equipo y los responsables es fundamental para alinear los esfuerzos con los objetivos de la empresa. La comunicación en la empresa es esencial para mejorar la productividad, ya que evita malentendidos y permite que los empleados tengan claro lo que se espera de ellos.
• Flexibilidad: Adaptarse a las circunstancias de cada empleado es crucial para mantener la motivación y el compromiso. Ofrecer flexibilidad horaria y facilitar la conciliación personal y laboral son medidas que tienen un impacto directo en la productividad.
• Herramientas tecnológicas: Utilizar software especializado en workforce management es esencial para automatizar procesos, facilitar el análisis de datos y garantizar un control horario efectivo.

Cómo las soluciones tecnológicas ayudan a mejorar la productividad

Gestionar eficazmente el tiempo y las tareas de los empleados es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas, especialmente cuando se busca mejorar la productividad.

Soluciones tecnológicas y herramientas de gestión de recursos humanos como Cegid Visualtime pueden ayudar, y mucho, a la hora de desarrollar estrategias de workforce management que impulsen no solo la productividad sino también la eficiencia y el desempeño de los empleados.

Cegid Visualtime es una solución integral para abordar estos retos, proporcionando a las empresas las herramientas necesarias para una gestión estratégica de su capital humano. Desde la planificación de horarios hasta el análisis de datos, este software permite a las organizaciones optimizar el uso de los recursos, reducir costes y potenciar la eficiencia en todas las áreas.

Por ejemplo, con Cegid Visualtime las empresas pueden llevar a cabo un control horario automatizado que permita registrar de manera precisa las horas trabajadas por cada empleado, asegurando, por un lado, el cumplimiento normativo y, por otro, permitiendo realizar un análisis detallado del uso del tiempo efectivo en el trabajo.

La plataforma también permite planificar y gestionar de manera eficiente tareas y horarios, de forma que managers y responsables de recursos humanos puedan asignar de manera eficiente los recursos y evitar sobrecargas de trabajo.

Por último, Cegid Visualtime también incluye herramientas de análisis de datos avanzadas que ayudan a las empresas a entender y mejorar los indicadores de productividad. Estos informes permiten detectar patrones, ajustar la planificación y optimizar los procesos para maximizar la eficiencia y el desempeño.

En definitiva, Cegid Visualtime permite gestionar de manera estratégica el capital humano, impulsando la productividad y contribuyendo a la consecución de los objetivos empresariales.