Gestión del Tiempo

Gestión del tiempo para maximizar el rendimiento de tus equipos

23 mayo 2021

Gestión del tiempo para maximizar el rendimiento de tus equipos
8 min

La importancia de la gestión del tiempo laboral para maximizar el rendimiento de tus equipos de trabajo y la productividad de la empresa no puede ser subestimada. La gestión del tiempo es una de las herramientas más poderosas y esenciales de las que disponen los departamentos de Recursos Humanos para no solo mejorar la productividad de la empresa sino también para conciliar eficazmente la vida laboral y personal de los empleados.


Este aspecto cobra aún más relevancia en el contexto actual, donde la proliferación del teletrabajo ha transformado las dinámicas laborales tradicionales. En este nuevo entorno de trabajo, se vuelve imprescindible tener la capacidad de controlar y monitorear las tareas que se están llevando a cabo a distancia. Surge, entonces, la necesidad de preguntarse: ¿cómo sé qué tiempo le está dedicando mi equipo a cada tarea? ¿Se están realizando dentro de los tiempos habituales? La respuesta a estas y otras dudas relacionadas con la eficiencia y la organización del trabajo reside en una gestión del tiempo y productividad eficientes. 


Implementar una gestión del tiempo en el trabajo efectiva implica, además, el uso de herramientas y estrategias que permitan a los equipos estructurar su jornada laboral de manera que puedan maximizar su productividad sin sacrificar su bienestar personal. Esto incluye, por ejemplo, el establecimiento de prioridades claras, la asignación adecuada de recursos y la implementación de sistemas que permitan el seguimiento y la evaluación del progreso de las tareas. 


En conclusión, el desafío que enfrentan hoy las empresas no solo radica en la adopción del teletrabajo como modalidad laboral, sino también en cómo gestionar la administración del tiempo en el trabajo de manera que se potencie el rendimiento de los equipos de trabajo y, por ende, la productividad de la empresa, manteniendo al mismo tiempo un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal de los empleados. Una gestión del tiempo eficaz es, por lo tanto, una herramienta clave para navegar con éxito en el cambiante mundo del trabajo. 

¿Qué es la gestión del tiempo en el trabajo?

Gestionar el tiempo y la productividad de los equipos consiste tanto en supervisar y registrar las horas de trabajo como darle visibilidad y transparencia al control horario. Esto sin dudas, promueve una mayor confianza en los empleados y aporta un clima laboral más saludable.

La gestión del tiempo concierne las siguientes tareas o funciones:

  • Control de tareas para optimizar costes y administración del tiempo de un proyecto.
  • Favorecer la deslocalización y promover una mejor conciliación entre vida personal y profesional.
  • Cumplir con la normativa vigente respecto a la flexibilidad laboral, tiempos de descanso, registro de horas, etc..
  • Gestionar turnos, solicitud de cambios y reemplazos, de manera ordenada y planificada.
  • Llevar un control y registro riguroso de ausencias, bajas por enfermedades, etc.

Elementos y conceptos fundamentales en la gestión del tiempo y planificación de tareas

Para llevar adelante una correcta administración del tiempo en una empresa, es imprescindible considerar varios elementos y conceptos que son fundamentales para mejorar la productividad y aumentar la rentabilidad de las organizaciones. Esto incluye la planificación efectiva, la priorización de tareas, el establecimiento de objetivos claros, y la implementación de estrategias que permitan optimizar el uso del tiempo. Además, es crucial fomentar una cultura organizacional que valore la importancia de una gestión del tiempo eficiente y que proporcione las herramientas y recursos necesarios para que los empleados puedan desempeñar sus labores de manera más efectiva.

Tiempo de trabajo efectivo

Se llama tiempo de trabajo efectivo a las horas que el empleado está en su lugar de trabajo, completamente a disposición de la empresa para la realización de sus tareas. Como puedes imaginar, no toda la jornada laboral es tiempo de trabajo efectivo.

Por eso se vuelve fundamental llevar un control que incluya interrupciones, pausas y descansos para poder parametrizar y contabilizar las horas reales que cada empleado dedica a las tareas.

Control de tareas

El control de tareas permite conocer el tiempo dedicado a un proyecto, ya sea por parte de un empleado en particular o de un equipo de trabajo. Esto no solo garantiza que las tareas se cumplen en los tiempos previstos, sino que ayuda a los líderes o responsables a hacer un seguimiento integral de las tareas desde su inicio hasta su fin.

El control de tareas también permite evaluar la cantidad de horas invertidas en un proyecto y ajustar los costes de ser necesario. Esto maximiza al mismo tiempo, los rendimientos individuales y colectivos de la empresa.

Organizar el calendario de vacaciones

Las vacaciones, como periodo de descanso obligatorio para el trabajador, fomentan el bienestar del empleado. Pero se debe tener en cuenta la forma de organizarse para evitar que el solapamiento de varios períodos vacacionales afecten a la productividad de un equipo de trabajo.

Es indispensable tener un mapa general de este calendario. Con un software especializado como Cegid Visualtime se puede disponer de una solución centralizada en la que se puedan observar los puestos a cubrir, las diferentes solicitudes de los empleados, las vacaciones pendientes, las disfrutadas y muchas otras opciones que facilitarán el trabajo de los managers.

Gestionar turnos

La gestión de turnos ayudará a mantener una productividad constante a la par que se respetan los descansos laborales de cada empleado. Es por ello que se debe establecer una planificación que ofrezca alternativas viables en caso de una desviación ante la ausencia de uno o más trabajadores.

La capacidad de poder centralizar todo su control de planificación es indispensable en empresas de tamaño medio y grande. Y si además, como ocurre con Cegid Visualtime, el empleado es capaz de solicitar cambios de turnos, conocer de primera mano su horario y conciliar mejor los turnos con su vida personal, mejorará el rendimiento de todos los equipos.

Permisos y ausencias

Pero la centralización de la gestión del tiempo no sólo radica en que un grupo de responsables se encargue de supervisar todas las solicitudes de los empleados, sino en automatizarlas de una forma inteligente, utilizando tecnologías que permitan simplificar y optimizar estos procesos. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce el margen de error y aumenta la satisfacción de los empleados al sentir que sus necesidades y solicitudes son atendidas de manera más rápida y eficaz.

La autogestión, por su parte, se convierte en una herramienta efectiva para la gestión del tiempo, promoviendo la responsabilidad y el compromiso del empleado con sus propias tareas y horarios. No obstante, para que este enfoque funcione, es crucial marcar unos límites claros dentro de los cuales el empleado pueda tomar decisiones y tener cierta libertad. Esto implica, por ejemplo, establecer políticas claras que faciliten la conciliación con sus responsabilidades familiares y mejoren su concentración en el trabajo, lo que a su vez potenciará el tiempo de trabajo efectivo. Al dar a los empleados la capacidad de gestionar mejor su tiempo, no solo se fomenta un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal, sino que también se contribuye a crear un entorno de trabajo más motivador y productivo.

Absentismo y bajas

No hay mayores enemigos para la gestión del tiempo que el absentismo y las bajas, produciendo una desviación en toda la planificación para compensar la ausencia de trabajadores indispensables en la cadena de producción. Además del presentismo laboral.

¿Pero cómo detectar estas incidencias? Con herramientas como Cegid Visualtime se podrá evaluar de forma objetiva y bien medida los datos de cada trabajador, de sus ausencias, bajas y tiempo de trabajo efectivo. Con esta información se podrán tomar las decisiones más adecuadas para incentivar la productividad.

También cabe destacar que en conjunto en las bajas laborales, los responsables de RRHH deben gestionar toda la documentación relacionada con la Seguridad Social. Contar con un sistema digitalizado agilizará todos los trámites y permitirá a este departamento centrarse en tareas de mayor relevancia productiva.

El objetivo de la gestión del tiempo siempre es potenciar la productividad

Cuando se trata de gestión del tiempo y productividad, los conceptos eficiencia y eficacia son los que cobran mayor relevancia. Y es que justo este es el objetivo de la gestión del tiempo: optimizar todos los procesos para que el empleado produzca en cada minuto de su tiempo de trabajo.

Así pues, registrar el tiempo de trabajo efectivo y gestionar el reparto de tareas de forma inteligente se combinan con otras claves que incentivan la productividad como la motivación, el aprendizaje y el establecimiento de esquemas de prioridades. Además de que se debe respetar los tiempos de descanso, ayudando a la desconexión laboral.

También se le debe añadir una buena comunicación efectiva que maximice el entendimiento de los mensajes y minimice el tiempo de lectura. Esto significa que se deben priorizar algunos canales de comunicación para temas relevantes a la par que se establece una metodología que ayude a emitir el mensaje de forma clara y concisa.

Gestión del tiempo y teletrabajo: ¿buenos aliados?

Ya sea por situaciones de fuerza mayor o por implantar medidas de conciliación laboral, el teletrabajo se ha convertido en un modelo aplicado en muchas organizaciones. Sin embargo, ¿Cómo se puede saber si se están aplicando medidas de gestión del tiempo correctas también en teletrabajo? La necesidad de responder con seguridad a esta duda permite valorar si  el teletrabajo realmente es igual de rentable que acudir a la oficina.

Contar con un sistema digital que pueda registrar la jornada laboral, la gestión de tareas, el proceso de obtención de objetivos y dar control al mánager sobre el desempeño de los empleados que teletrabajan es fundamental. Por ello, Cegid Visualtime cuenta con las herramientas idóneas para este propósito.

También se debe tener en cuenta que el teletrabajo es voluntario. Requiere de un acuerdo por escrito de ambas partes y en cualquier momento puede revertirse. Para agilizar todo este proceso, puedes aprovechar la plantilla de acuerdo de teletrabajo gratuita que ofrecemos en Cegid Visualtime.

La flexibilidad como herramienta agilizadora de la gestión del tiempo

Otorgar la responsabilidad a los empleados para que organicen su propio tiempo tiene dos grandes beneficios: se sentirán más comprometidos con la empresa y ayudará a una mayor conciliación laboral.

Es por ello que la flexibilidad laboral, también llamada flexiworking, es una herramienta perfecta para combinar lo mejor de la gestión del tiempo, sumarlo a la motivación personal y resultar todo en un magnífico aumento del tiempo de trabajo efectivo y de la productividad.

El enfoque de los sistemas de trabajo con flexibilidad laboral está dirigido a la gestión de tareas y obtención de objetivos. Permitir que los empleados se gestionen como crean más oportuno, siempre y cuando cumplan con los tiempos, los plazos establecidos y alcancen sus metas laborales.

Con la flexibilidad no sólo se libera una gran parte de la gestión del tiempo en mánager y departamentos de Recursos Humanos, sino que también garantiza una desconexión laboral de calidad, mejorando la concentración y rendimiento del empleado en las horas de trabajo.

Cegid Visualtime, la solución más avanzada para la gestión del tiempo

Con Cegid Visualtime puedes integrar todos los aspectos de la gestión del tiempo y el control de las tareas de tus equipos en una única solución. Es la herramienta perfecta para los departamentos de RR.HH.: adaptativa, parametrizable y con un portal exclusivo para el empleado.

Cuenta con todas las funcionalidades centralizadas en un solo espacio virtual, el portal del empleado. Tanto los trabajadores que están en la oficina como los que trabajan desde su hogar podrán registrar sus horarios de forma ágil e intuitiva.

Todas aquellas tareas manuales que requerían cierto tiempo para realizarse se han automatizado lo máximo posible, optimizando recursos y permitiendo que los empleados se centren en aquello que realmente produce valor.

Cegid Visualtime se adapta a todo tipo de dispositivo, pudiéndose utilizar en su versión móvil para gestionar todo lo relacionado con el trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento. En definitiva, maximiza la gestión del tiempo al agilizar tareas repetitivas y fomenta el rendimiento con herramientas y recursos útiles de planificación laboral.

Centraliza el control de horario y la gestión de las vacaciones. Combate el absentismo con flexibilidad y una organización de turnos inteligente. Concede automáticamente solicitudes de permisos y ausencias establecidos con unos límites predeterminados. En definitiva, ge es la solución 360º que todo departamento de RRHH necesita para reducir al mínimo sus tareas

Si deseas conocer más sobre los pilares fundamentales para la gestión de RR.HH. en las empresas, te invitamos a descargar este ebook.