Modelo de Acuerdo de Teletrabajo

El teletrabajo ha pasado de ser una opción ocasional a convertirse en una modalidad clave para el futuro del empleo. Las empresas, al igual que los trabajadores, buscan nuevas formas de adaptarse a este cambio.

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia deja clara la obligación de firmar un acuerdo de teletrabajo entre empresa y empleado. En la normativa se establecen los puntos que deben aparecer reflejados, pero no se establece forma y modelo de acuerdo de teletrabajo.

Es fundamental, para el departamento de RRHH, tener en cuenta que el acuerdo es voluntario y reversible por ambas partes. Además, no puede ser impuesto como una modificación sustancial de las condiciones de trabajo (Art. 41.ET). Cada empleado debe tener, anexo al contrato de trabajo, un contrato por teletrabajo en el caso en los que este supere el 30% de su jornada.

Las cuestiones obligatorias que debe incluir el acuerdo de teletrabajo son muy variadas, y en algunos casos muy específicas. Por ello, hemos creado una plantilla de acuerdo de teletrabajo para que las organizaciones solo tengan que rellenarla con los datos y no perder el tiempo en recopilar, sintetizar y resumir las 43 páginas de la ley de trabajo a distancia.

En este artículo exploraremos los aspectos esenciales para formalizar y gestionar esta modalidad laboral, profundizando en las claves del acuerdo de trabajo a distancia y del modelo de acuerdo de teletrabajo.

Evolución del teletrabajo

El concepto de teletrabajo, aunque hoy está en boca de todos, tiene raíces más profundas de lo que podría parecer. Aunque asociado generalmente con las tecnologías actuales, la idea de trabajar fuera de una oficina física ya existía hace décadas, cuando algunos profesionales comenzaron a realizar tareas desde sus hogares.

El teletrabajo surgió formalmente en la década de 1970, impulsado por la crisis del petróleo, que llevó a las empresas a buscar alternativas para reducir costes. Sin embargo, su consolidación llegó con el desarrollo de la tecnología en los años 90, que facilitó las comunicaciones a distancia. A partir de 2020, con la pandemia de COVID-19, el teletrabajo experimentó una expansión sin precedentes, convirtiéndose en una necesidad y acelerando su regulación en numerosos países.

En España, el teletrabajo sigue siendo una tendencia en crecimiento. Según datos recientes, más del 30% de las empresas han adoptado acuerdos formales de teletrabajo, alineándose con el acuerdo marco europeo sobre teletrabajo.

Sin embargo, todavía existen desafíos: no todas las organizaciones tienen un contrato de teletrabajo adecuado ni han establecido políticas claras para su implementación.

Marco legal del teletrabajo en España

El teletrabajo no solo implica flexibilidad y comodidad, también conlleva una serie de derechos y obligaciones para ambas partes, tanto empresa como empleado. España cuenta con una de las regulaciones más avanzadas en esta materia, la conocida como Ley del teletrabajo, diseñada para proteger tanto a trabajadores como a empleadores.

Ley de teletrabajo: Real Decreto-ley 28/2020

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, establece el marco normativo para el teletrabajo, definiéndolo como aquel que se realiza de manera regular durante al menos el 30% de la jornada laboral en un periodo de tres meses. Este marco legal también pone énfasis en aspectos como la voluntariedad para ambas partes y el derecho a la reversibilidad del teletrabajo.

Asimismo, la normativa del trabajo a distancia establece entre las principales obligaciones de las empresas la provisión de herramientas adecuadas, la compensación de gastos derivados y el respeto al derecho a la desconexión digital. Por otro lado, los trabajadores tienen la responsabilidad de cumplir con sus tareas en los términos establecidos y garantizar la confidencialidad de los datos manejados.

La Ley del trabajo a distancia establece, en su artículo 5, que, a fin de regular todos estos aspectos, el trabajo no presencial requerirá la firma de un contrato de teletrabajo, que “podrá formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior”.

Y es en la sección 2ª del capítulo II, en los artículos 6, 7 y 8, donde establece los requisitos que deben contemplar los acuerdos de teletrabajo.

¿Cómo debe ser el contrato de teletrabajo?

El artículo 6 de la Ley 10/2021establece que el acuerdo de trabajo a distancia debe formalizarse por escrito antes de que inicie esta modalidad laboral. Dicho acuerdo puede incorporarse al contrato de trabajo inicial o realizarse posteriormente.

La empresa debe entregar una copia del acuerdo, en un plazo máximo de diez días, a la representación legal de los trabajadores, respetando los principios de protección de datos y excluyendo información que comprometa la intimidad personal. En caso de que no exista representación legal, se debe remitir una copia básica a la oficina de empleo correspondiente.

Es en el artículo 7 de la citada ley donde se desarrolla el contenido que deben tener los acuerdos de teletrabajo, que debe incluir, como contenido mínimo obligatorio, los siguientes puntos:

• Lugar/es de trabajo a distancia, elegido por la persona trabajadora.
• Porcentaje de tiempo de trabajo que se realizará a distancia o presencial.
• Centro de trabajo en el que está adscrito el trabajador.
• Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
• Inventario del material que se requiere y periodo máximo de renovación de este.
• Enumeración de gastos del trabajador por realizar trabajo a distancia y detalle de cómo los compensará la empresa.
• Tiempo de preaviso para revisar el pacto de trabajo a distancia.
• Sistemas para supervisar la actividad de los empleados mediante medios telemáticos, informáticos y electrónicos.
• Cumplimiento del registro de la jornada laboral.
• Instrucciones de la empresa en protección de datos y seguridad de la información.
• Duración del acuerdo.
• Consideraciones en prevención de riesgos laborales.
• Consideraciones en desconexión digital.

Todos estos puntos están incluidos en el modelo de acuerdo de teletrabajo que te ofrecemos en Cegid, una guía para que las empresas puedan adaptar sus contratos tanto al acuerdo marco europeo sobre teletrabajo como a las necesidades de cada organización en particular.

Por último, el artículo 8, referido a la modificación del acuerdo de trabajo a distancia, establece que cualquier cambio en las condiciones del acuerdo, como el porcentaje de presencialidad, debe acordarse entre las partes y formalizarse por escrito antes de su implementación, notificando a la representación legal.

Las personas que teletrabajan de forma exclusiva desde el inicio de su relación laboral tienen prioridad para ocupar puestos presenciales si así lo desean. La empresa debe informar sobre las vacantes disponibles.

Además, los convenios colectivos pueden regular cómo pasar de presencial a distancia y viceversa, considerando circunstancias específicas como diversidad funcional, riesgos laborales, pluriempleo o situaciones familiares. Este proceso debe diseñarse con perspectiva de género y corresponsabilidad, siendo tratado en los planes de igualdad de la empresa.

Diferencias entre teletrabajo, trabajo a distancia y trabajo híbrido

Aunque los términos suelen usarse indistintamente, cada uno tiene matices importantes y la propia Ley 10/2021 del Trabajo a distancia establece definiciones claras que las empresas deben conocer para implementar el modelo más adecuado a sus necesidades y cumplir con la normativa vigente.

A grandes rasgos, el teletrabajo implica el uso de tecnología para realizar las tareas; el trabajo a distancia puede no requerirla. Por su parte, el modelo híbrido combina días de trabajo presencial y remoto.

Y ¿por qué es importante diferenciarlos? Hacerlo ayuda a las empresas a seleccionar el modelo que mejor se adapta a sus necesidades operativas, así como a garantizar el cumplimiento de la normativa. Por ejemplo:

• Un modelo de acuerdo de teletrabajo debe incluir especificaciones tecnológicas y medidas de seguridad informática
• Mientras que un acuerdo de trabajo a distancia podría centrarse más en aspectos logísticos como el lugar de desempeño y los gastos derivados.

Además, la elección del modelo adecuado influye en la experiencia del trabajador, ya que cada modalidad tiene implicaciones diferentes en términos de flexibilidad, control y equilibrio entre la vida laboral y personal.

Trabajo a distancia

El trabajo a distancia, según la ley, es una forma de organización laboral en la que las tareas se realizan fuera del centro de trabajo habitual, ya sea en el domicilio de la persona trabajadora o en otro lugar elegido por esta.

Puede realizarse durante toda la jornada laboral o solo en parte de ella, pero debe tener un carácter regular, lo que significa que no se considera trabajo a distancia si se lleva a cabo de manera esporádica o puntual.

Esta modalidad es más amplia en su definición, ya que no necesariamente implica el uso de herramientas tecnológicas específicas para su desarrollo. Por ejemplo, un trabajador que realiza labores manuales en casa cumple con la definición de trabajo a distancia sin requerir equipos informáticos.

Teletrabajo

El teletrabajo, por su parte, es un tipo específico de trabajo a distancia que se caracteriza por el uso exclusivo o prevalente de medios tecnológicos como ordenadores, sistemas telemáticos o telecomunicaciones. Esta modalidad está estrechamente vinculada a la digitalización y a actividades que dependen del acceso remoto a redes corporativas, software especializado o herramientas de comunicación online.

El teletrabajo implica un nivel de conexión constante con los sistemas de la empresa, lo que facilita el seguimiento y la gestión de tareas en tiempo real. Ejemplos comunes incluyen profesionales de sectores como la informática, la consultoría o la atención al cliente que operan desde ubicaciones remotas.

Trabajo presencial

A diferencia de las anteriores, el trabajo presencial se lleva a cabo en el centro de trabajo designado por la empresa o en un lugar específico que esta determine. Es el modelo más tradicional, donde la supervisión directa y el uso de infraestructuras de la empresa son habituales.

El trabajo presencial implica una interacción física constante entre compañeros y superiores, lo que lo hace ideal para actividades que requieren colaboración inmediata o acceso a equipamientos especializados que no pueden trasladarse fuera del centro de trabajo.

El modelo híbrido: combinando lo mejor de ambos mundos

Aunque no está definido explícitamente en la Ley 10/2021, el trabajo híbrido surge como una combinación de las modalidades anteriores, alternando jornadas de trabajo presencial con jornadas de teletrabajo o trabajo a distancia. Este modelo busca aprovechar las ventajas de la flexibilidad y la tecnología, junto con los beneficios de la interacción presencial.

El modelo híbrido plantea desafíos específicos, como la necesidad de establecer reglas claras sobre la distribución de las jornadas, garantizar la igualdad de condiciones para trabajadores en ambas modalidades y gestionar la cohesión del equipo pese a la dispersión física.

Aspectos clave en la implementación del teletrabajo

La implementación de esta modalidad de trabajo no presencial requiere más que la firma de acuerdos de teletrabajo. Es necesario considerar diversos aspectos operativos, tecnológicos y humanos para garantizar que resulte efectiva, productiva y sostenible en el tiempo.

Un modelo de acuerdo de teletrabajo no solo debe cumplir con la normativa vigente, también ser diseñado de forma estratégica para fomentar un entorno laboral eficiente, equitativo y sostenible.

Esta modalidad de trabajo, que ha transformado la forma en que entendemos el entorno laboral, requiere más que un simple documento formal: implica un cambio cultural en las organizaciones y una adaptación tanto tecnológica como humana para garantizar su éxito.

En el contexto del trabajo a distancia, las buenas prácticas para desarrollar un acuerdo de teletrabajo van mucho más allá de la mera implementación inicial; deben integrarse en el día a día de la empresa.

Una implementación estratégica, que contemple tanto la productividad de la empresa como el bienestar de los empleados, puede ser la diferencia entre un equipo que simplemente cumple con sus tareas y uno que trabaja de manera cohesionada y motivada, incluso en entornos virtuales.

Aspectos como la claridad en los acuerdos de teletrabajo, la provisión de herramientas adecuadas y el fomento de una comunicación efectiva son esenciales para construir un modelo sostenible.

Por otro lado, la Ley de Teletrabajo establece ciertos requisitos mínimos, pero deja espacio para que las empresas personalicen sus acuerdos en función de sus necesidades y objetivos. Es precisamente aquí donde las buenas prácticas juegan un papel crucial, permitiendo que las organizaciones vayan más allá de la normativa para crear entornos laborales que impulsen tanto la productividad como la satisfacción de sus empleados.

Abordemos los puntos esenciales que toda organización debe tener en cuenta para establecer un entorno de teletrabajo exitoso y que, en su mayoría, están contemplados en el propio acuerdo marco europeo sobre teletrabajo.

Horario laboral y reglas de disponibilidad

Uno de los principales retos del teletrabajo es definir y respetar el horario laboral. A diferencia del trabajo presencial, donde los límites entre jornada laboral y vida personal están más marcados, en el teletrabajo estas fronteras pueden diluirse fácilmente. Por ello, es crucial establecer:

• Horarios claros y respetados: Las empresas deben acordar con los empleados las franjas horarias en las que estarán disponibles para reuniones, consultas o tareas urgentes. Esto evita interrupciones fuera de horario y contribuye al bienestar del trabajador.
• Flexibilidad ajustada a la productividad: Aunque el teletrabajo permite cierta flexibilidad, esta debe estar alineada con los objetivos del equipo y las necesidades de la empresa. Por ejemplo, establecer «horas núcleo» en las que todos los miembros del equipo estén disponibles puede facilitar la coordinación.

Además, el horario laboral debe quedar reflejado en los acuerdos de teletrabajo y las reglas de disponibilidad deben comunicarse de manera transparente a fin de evitar malentendidos, garantizando que tanto la empresa como el trabajador conozcan sus responsabilidades y derechos.

Compensación de gastos y provisión de equipos

La provisión de recursos es un elemento clave para el éxito del teletrabajo. Según la normativa vigente, las empresas tienen la obligación de cubrir los gastos derivados del teletrabajo, lo que incluye:

• Costes de internet y electricidad: Aunque varía según el convenio colectivo, la empresa debe compensar al trabajador por el uso de recursos personales necesarios para desempeñar sus tareas.
• Equipos y herramientas tecnológicas: Es responsabilidad de la empresa proporcionar el equipo necesario, como ordenadores, monitores o auriculares. Además, es importante realizar un mantenimiento adecuado y ofrecer soporte técnico para resolver problemas rápidamente.

Esta compensación debe estar debidamente documentada en el modelo de acuerdo de teletrabajo, especificando tanto los montos como la periodicidad del reembolso.

Medidas de seguridad y protección de datos

La seguridad de la información es especialmente crítica en el teletrabajo, ya que los empleados suelen manejar datos confidenciales desde ubicaciones remotas. Las empresas deben implementar medidas como:

• Políticas de ciberseguridad: Instrucciones claras sobre el uso de redes seguras, contraseñas robustas y herramientas de autenticación multifactor.
• Formación en protección de datos: Sensibilizar a los empleados sobre la importancia de proteger la información de la empresa y cómo hacerlo en un entorno remoto.
• Acceso controlado a sistemas corporativos: Usar herramientas que permitan restringir el acceso a información según el rol del empleado, minimizando riesgos de filtraciones o usos indebidos.

Además, es fundamental que las instrucciones relacionadas con la seguridad de la información y la protección de datos estén incluidas en el acuerdo formal de teletrabajo, tal como establece la normativa.

Adaptación tecnológica y soporte técnico

El éxito del teletrabajo depende en gran medida de las herramientas tecnológicas que utilice la empresa. Estas deben garantizar que los empleados puedan comunicarse, colaborar y realizar sus tareas con la misma eficiencia que en un entorno presencial. Para ello, es recomendable:

• Realizar inversiones en tecnología adecuada, como plataformas de videoconferencias, aplicaciones de gestión de tareas y sistemas de control horario. Por ejemplo, una buena solución sería el Software de Cegid Visualtime.
• Contar con un soporte técnico accesible que pueda atender problemas técnicos en tiempo real, minimizando interrupciones en el trabajo.

Comunicación efectiva y cohesión del equipo

El teletrabajo puede generar sensación de aislamiento si no se gestiona correctamente. Por ello, las empresas deben fomentar una comunicación clara y constante. Algunas estrategias incluyen:

• Reuniones virtuales regulares: No solo para supervisar el progreso, también para mantener la cohesión del equipo y fomentar un sentido de pertenencia.
• Canales informales de comunicación: Espacios para compartir ideas, comentarios o simplemente conectar de manera casual, imitando las interacciones que ocurren en la oficina.

Evaluación continua y ajustes necesarios

La implementación del teletrabajo no es un proceso estático. Es importante que las empresas evalúen periódicamente cómo está funcionando este modelo, identificando áreas de mejora. Para ello se pueden realizar encuestas a los empleados, análisis de productividad y revisiones de los acuerdos formales, entre otras medidas.

En resumen, una implementación exitosa del teletrabajo requiere planificación, recursos adecuados y una comunicación efectiva. Considerar estos aspectos clave no solo beneficia a los empleados, sino que también refuerza la competitividad y sostenibilidad de la empresa en un entorno laboral cada vez más digital.

Adoptar tecnología para la gestión eficaz del teletrabajo

El éxito del teletrabajo depende en gran medida de las herramientas tecnológicas implementadas. Software como Cegid Visualtime puede ser un aliado estratégico en este proceso, ofreciendo soluciones avanzadas para gestionar aspectos como:

• Control horario y gestión de presencia: Facilita el registro y seguimiento de la jornada laboral, respetando las normativas aplicables.
• Planificación de tareas y gestión de equipos: Ayuda a optimizar los recursos y a coordinar el trabajo en un entorno remoto.
• Análisis de datos para la toma de decisiones: Proporciona información clave para mejorar la productividad y el bienestar de los empleados.

Gracias a herramientas como Cegid Visualtime, las empresas pueden gestionar de manera eficiente los acuerdos de teletrabajo, asegurando el cumplimiento legal y promoviendo un entorno laboral flexible y bien estructurado. Este enfoque, además de mejorar la experiencia del trabajador, también impulsa la competitividad y sostenibilidad de la organización.