Gestionar visitas nunca fue tan fácil como con un software avanzado

La gestión de visitas y el control del acceso de personal son dos operaciones fundamentales para garantizar la seguridad en las empresas y el cumplimiento de la normativa.

Para ello, un software avanzado para la gestión de visitas resultará extremadamente útil para optimizar la gestión del acceso de personal externo e interno a las instalaciones.

¿Conoces qué funcionalidades clave deben tener estos sistemas y cuáles son sus principales beneficios?

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitas es un software o solución tecnológica diseñada para automatizar y agilizar el proceso de registro y entrada de visitantes, monitorizar el recorrido que realizan dentro de las instalaciones e incluso otorgar accesos a determinadas áreas y no a otras.

Este tipo de sistemas tecnológicos sustituyen los métodos manuales tradicionales según los que las personas en recepción recogían los datos de los visitantes de manera manual. Estas herramientas digitales permiten una gestión más eficiente de las visitas, ofreciendo herramientas avanzadas para garantizar la seguridad dentro de la organización.

Gracias a ellos, las empresas mejoran la eficacia en los procesos, refuerzan los protocolos de seguridad, se garantizan el cumplimiento de la normativa y recogen información valiosa sobre las visitas que entran en sus instalaciones.

¿En qué puede ayudar un software con gestión de visitas y control de accesos?

En el dinámico y competitivo entorno empresarial actual, la seguridad y la eficiencia operativa son dos pilares fundamentales para garantizar el éxito de las organizaciones. La gestión de visitas y el control de acceso del personal se han convertido en aspectos críticos para las empresas, independientemente de su tamaño.

Desde las grandes corporaciones hasta las pequeñas y medianas empresas, todas buscan soluciones que no solo protejan sus activos y datos confidenciales sino que, además, optimicen sus recursos y procesos.

La llegada de los software para gestión de visitas ha revolucionado la manera en la que las empresas manejan el flujo de personas en sus instalaciones. Estos sistemas permiten un control preciso y detallado de quién entra y quién sale, a qué áreas tienen acceso y durante cuánto tiempo permanecen en la empresa.

Este nivel de control, por un lado, mejora la seguridad y, por otro, facilita el cumplimiento de protocolos de emergencia y de normativas legales como las referentes a la Prevención de Riesgos Laborales.

Razones por las que utilizar un software para el control de acceso de visitantes

Ponte en situación.

Imagina por un momento el escenario típico de una empresa que no ha implantado una solución para la gestión, monitorización y control de visitas automatizada.

Las personas en recepción y el personal de seguridad deben registrar manualmente cada visita, asignar permisos de acceso y, en muchos casos, acompañar a los visitantes a lo largo de su estancia.

Este proceso no solo es ineficiente y consume un tiempo valioso que podría destinarse a áreas más productivas. Además, está abierto a que se comentan numerosos errores humanos.

Sin embargo, con un software para el control de acceso de visitantes es posible automatizar y agilizar todo este proceso, desde el pre registro de visitas hasta la generación de informes detallados que permiten analizar las actividades que realizan.

Además, en un entorno laboral que prioriza la prevención de riesgos laborales, contar con un sistema que permita obtener de manera instantánea una lista de todas las personas presentes en las instalaciones en cada momento es crucial en caso de emergencia.

Las empresas están obligadas a garantizar la seguridad de todas las personas presentes en sus instalaciones y un sistema de control de accesos del personal eficiente es una herramienta indispensable para cumplir con esta obligación.

Otros beneficios de integrar un software para el control de acceso de visitantes

Por otra parte, los beneficios de integrar un software de gestión de visitas y un sistema de control de accesos del personal van más allá de la seguridad. Estos sistemas ofrecen otras ventajas como:

• Una gran flexibilidad, personalización y adaptabilidad según las necesidades de cada empresa. Desde crear tipos de visitas específicos hasta imprimir etiquetas distintivas, incluso configurar alertas y notificaciones, estos sistemas se adaptan a las exigencias de cada entorno empresarial.
• Una reducción de costes y tiempos asociados a la gestión manual. La automatización de tareas y procesos minimiza la necesidad de personal dedicado exclusivamente a la gestión de visitas, liberando recursos que pueden ser destinados a otras áreas más estratégicas para la empresa.
• Una mejora en la experiencia tanto de los visitantes como del propio personal y una consiguiente mejora de la imagen de la empresa.
• La posibilidad de personalizar los permisos de acceso según las necesidades específicas de cada visita o empleado.
• La reducción del riesgo de incidentes de seguridad y espionaje industrial.
• Una mejora en la seguridad. Al controlar quién entra y quién sale, así como las áreas a las que tienen acceso, se minimizan los riesgos de seguridad y se garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a zonas sensibles de la organización.

Di adiós a las brechas de seguridad en la empresa

La gestión de visitantes es una preocupación creciente para las empresas. Controlar qué personal externo necesita acceso periódico, quién va a ver cada visita y a qué parte de las instalaciones necesita acceder puede convertirse en un trabajo farragoso, especialmente si se gestiona de forma manual.

Las grandes empresas han contado con sistemas de gestión de visitas en sus recepciones desde hace décadas, pero ahora también las pymes quieren hacerlo. Sea cual sea el tamaño de la empresa, gestionar sus visitas mediante un software les aporta mucha flexibilidad y evita gastos extra en personal, reduciendo costes y tiempo en esta tarea.

¿Qué puedes controlar con un sistema de control de accesos del personal?

Utilizar un sistema automatizado para el control de acceso del personal permite una gestión eficiente y segura de todas las visitas a la empresa, ya sea de personal interno o externo. Entre las funcionalidades que este tipo de tecnología puede incorporar figuran:

• Tipos y estados de las visitas. ¿Son visitas únicas, periódicas o de larga duración?
• Localización y seguimiento. Dónde, cuándo y con quién deben estar. También es posible monitorizar en tiempo real la entrada y el estado de las visitas.
• Requerimientos. Permite definir requerimientos específicos para cada visita e, incluso, para cada etapa de la visita.
• Personalización. Será posible crear e imprimir etiquetas distintivas para las visitas, facilitando su identificación.
• Protocolos de emergencia.

Veámoslas detenidamente.

Tipos y estados de las visitas

No todas las visitas son iguales y el tratamiento que se les debe dar a cada una puede variar considerablemente. Por eso, una de las primeras cosas que un buen software para el control de acceso de visitantes permite realizar es indicar el tipo de visita de la que se trata.

Por ejemplo, permitirá diferenciar entre visitas únicas, periódicas o de larga duración. Esto permitirá a la empresa prepararse adecuadamente para recibir a cada visitante.

Además, el software permite personalizar el estado de las visitas según las necesidades específicas de la empresa, lo que implica que se puede tener un control más detallado sobre cada etapa de la visita. Por ejemplo, se podrán establecer estados como “esperando”, “en reunión”, “en recorrido” o “finalizada”. Esto facilitará la monitorización y la coordinación interna.

Localización y seguimiento

Otra funcionalidad crucial de estos sistemas es su capacidad de localizar y hacer un seguimiento en tiempo real de las visitas.

Conocer en todo momento dónde se encuentra un visitante, cuándo llegó, con quién está y a qué áreas de la empresa está autorizado a acceder son cuestiones fundamentales para garantizar la seguridad y la eficiencia.

En este sentido, un software de control de visitas permite realizar de manera automática cosas tan importantes como:

• Registrar su localización de manera precisa y en tiempo real.
• Controlar y monitorizar la entrada y el estado de la visita en todo momento.
• Proporcionar un mapa detallado de su recorrido actualizando la información de sus desplazamientos de manera automática

Requerimientos y personalización

Cada empresa tiene sus propias políticas y procedimientos en cuanto a la recepción de visitantes y el control de acceso del personal. Un buen software de gestión de visitas debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades específicas de organización.

Por ejemplo, debe permitir que las personas responsables de la gestión de visitas definan los requerimientos obligatorios para cada etapa de la visita. En este sentido, se pueden establecer requisitos para el ingreso como la presentación de una identificación válida, la firma de un acuerdo de confidencialidad o la recepción de una breve sesión informativa sobre las normas de seguridad.

Otra de las funcionalidades que debe permitir un software de esta naturaleza y que mejora significativamente la gestión y la seguridad es la impresión de etiquetas distintivas para las visitas.

Este tipo de etiquetas pueden incluir información relevante como el nombre de la visita, la empresa a la que representa, la persona que lo recibe, las áreas a las que tiene acceso…

Disponer de una etiqueta distintiva facilita que el personal de seguridad y otros empleados puedan identificar a los visitantes de una manera visual y rápida. Por otra parte, las etiquetas también añaden un nivel extra de control ya que pueden ser escaneadas para actualizar automáticamente el estado y el recorrido del visitante.

Protocolos de emergencia

Poder gestionar visitas de manera detallada no solo supone una mejora en la eficiencia operativa sino que, además, es crucial para cumplir con los protocolos de emergencia.

En caso de evacuación, las políticas de Prevención de Riesgos Laborales requieren que todas las personas presentes en las instalaciones, incluyendo los visitantes, sean contabilizadas y evacuadas de manera segura.

Gracias a un sistema de control de acceso del personal y gestión de visitas eficiente resultará mucho más sencillo, rápido y eficaz obtener una lista instantánea de todas las personas presentes en el edificio, algo fundamental para garantizar un desalojo seguro y ordenado.

Gestión de visitas y controlar accesos, términos correlativos

Una correcta gestión de visitas permite conocer y controlar dónde deberían estar o con quién tienen que reunirse, ofreciendo seguridad a la empresa en cuanto a la circulación de personal ajeno por sus instalaciones.

Además de la gestión de las visitas comerciales y otras externas, las empresas necesitarán contar con un sistema que les permita controlar al personal interno y ofrecer a cada empleado los permisos necesarios para acceder a las zonas que les corresponden e incluso delimitando sus horarios de estancia.

Implantar un control de accesos mediante software evitará la libre circulación de los empleados por áreas que exigen una mayor seguridad por diversos motivos, como la privacidad del personal, los proyectos de investigación o las medidas de seguridad específicas de diferentes áreas.

Beneficios de integrar la gestión de visitas y el control de accesos

Aunar los esfuerzos de un software de gestión de visitas comerciales y control de acceso del personal supone para las empresas implantar un sistema que reduzca al máximo las brechas de seguridad.

Además, ofrece garantías de que el personal cumple con las normativas de Prevención de Riesgos Laborales y asegura que el personal, tanto externo como interno, solo podrá acceder a las zonas donde se les hayan otorgado permisos.

De este modo, se evita la pérdida de tiempo que puede suponer para el personal tener que acompañar a las visitas en todo momento. Por otra parte, se evitan fallos en los protocolos de seguridad y posibles episodios de espionaje industrial.

¿Cómo realizar un control de las visitas mediante software?

Antes de implementar un sistema avanzado y automatizado para controlar los accesos del personal y las visitas será necesaria una planificación detallada y un análisis de las necesidades específicas de cada empresa.

Las personas responsables de implementarlo deberán identificar las áreas de mejora que requieren mayores niveles de seguridad y los tipos de visitas más frecuentes, lo que permitirá realizar una implementación más eficiente y efectiva del sistema.

Asimismo, también será necesario capacitar al personal encargado de su gestión para, de esta manera, garantizar un uso adecuado y efectivo del software. Esto incluye no solo a los responsables directos de la recepción y seguridad sino también a cualquier empleado que deba interactuar con el sistema.

Una vez implementado el software, es importante realizar evaluaciones periódicas que permitan identificar posibles déficits y establecer mejoras. Por ejemplo, se pueden realizar informes periódicos de las visitas, analizar las incidencias registradas y actualizar las políticas de acceso según sea necesario.

Una solución integral para la gestión de visitas

Cegid Visualtime cuenta con un eficaz sistema de control de visitas, una completa solución para la gestión, monitorización y control de visitas 100% web. Esta solución se integra con el resto de los productos de la familia Cegid Visualtime y permite a los empleados, secretariado y personal de seguridad gestionar de forma rápida y eficiente todas las visitas y autorizaciones, reduciendo el tiempo invertido y los posibles errores derivados de la gestión manual.

Las visitas a una empresa pueden ser de muy diversa índole. Con la gestión de visitas de Cegid Visualtime es posible definir los tipos de visita y almacenar la información deseada por cada tipología.

Además, se puede disponer de un listado de los visitantes habituales, optimizando así su gestión. Al disponer con antelación de la información de las visitas programadas será más sencillo realizar con suficiente tiempo los preparativos necesarios, como reservar plazas de parking o salas de reuniones.

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