Gestionar visitas nunca fue tan fácil como con un software avanzado

La gestión de visitas es una preocupación para las empresas cada vez más presente. Controlar qué personal externo a la empresa necesita acceso periódico, saber a quién va a ver cada visita, o a que parte de la empresa hay que darle acceso es un trabajo farragoso, y más si el sistema para gestionarlo es manual. Las grandes empresas cuentan en sus recepciones con sistemas de gestión de visitas desde hace décadas, pero ahora las pymes quieren ir un paso más allá. Los software para gestión de visitas aportan mucha flexibilidad y evitan gastos extra en personal. Las pymes buscan gestionar sus visitas mediante un software reduciendo costes y tiempo para desempeñar esta tarea.

¿Qué puedes controlar con un software de gestión de visitas?

• Indicar el tipo de visita, o si son únicas, periódicas o de larga duración.
• Localización de las visitas. Dónde, cuándo y con quién deben estar.
• Personalizar el estado de las visitas según las necesidades de la empresa.
• Entrada y estado de las visitas.
• Definir los requerimientos obligatorios para cada etapa de la visita.
• Imprimir etiquetas distintivas para las visitas

Es fundamental realizar un control de las visitas para cumplir con los protocolos de emergencia en caso de evacuación. Las políticas en Prevención de Riesgos Laborales son claras. Las empresas están obligadas a desalojar en caso de emergencia a todo el personal presente en sus instalaciones, así como a las personas que, aún sin ser de la plantilla, se encuentran en las instalaciones. Obtener una lista instantánea de todas las personas presentes en el edificio donde ha saltado la alarma es fundamental para seguir correctamente el desalojo de las instalaciones.

Gestionar visitas y controlar accesos, términos correlativos

Una correcta gestión de visitas permite conocer y controlar dónde deberían estar o con quién tienen que reunirse, ofreciendo seguridad a la empresa en cuanto a la circulación de personal ajeno por sus instalaciones.

Implantar un control de accesos mediante software permite ofrecer a cada empleado los permisos necesarios para acceder a las zonas que le corresponden y evitar la libre circulación por áreas que exigen una mayor seguridad, por diversos motivos: privacidad del personal y los proyectos de investigación o medidas de seguridad de las diferentes áreas.

Aunar los esfuerzos de un software con gestión de visitas y control de accesos supone para las empresas implantar un sistema que imposibilite brechas de seguridad. Además de, que ofrezca garantías de que el personal está cumpliendo con las normativas en Prevención de Riesgos Laborales, y confiar que el personal ajeno a la empresa sólo podrá acceder a las zonas donde se le hayan otorgado permisos. De este modo, se evita la perdida de tiempo que supone para el personal tener que acompañar a las visitas en cada momento para evitar fallos en los protocolos de seguridad y posibles episodios de espionaje industrial.

Cegid Visualtime Visits

Cegid Visualtime Visits o Control de Visitas es una completa solución para la gestión, monitorización y control de visitas 100% web. Esta solución, que se integra con el resto de soluciones de la familia Cegid Visualtime, permite a los empleados, secretarias y personal de seguridad gestionar de forma rápida y eficiente todas las visitas y autorizaciones.

Las visitas a su empresa pueden ser de muy diversa índole, con Cegid Visualtime Visits puede definir los tipos de visita y almacenar la información que desee por tipo de visita. Así como, disponer de un listado de los visitantes habituales, con el fin de optimizar la gestión de sus visitas. Al disponer con antelación de la información de las visitas programadas, puede realizar con suficiente tiempo los preparativos necesarios, plazas de parking, resercar salas de reuniones,…

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