Automatización de tareas en RRHH: ¿Qué es y por qué hacerlo?

El departamento de RRHH es uno de los más importantes para que cualquier empresa pueda funcionar de forma eficaz. Hasta hace poco todas las tareas y procesos debían hacerlas de manera manual, lo que además de conllevar una mayor inversión de tiempo podía suponer correr el riesgo de cometer errores que afectaran de manera directa a la gestión de las organizaciones.

Ahora, gracias a softwares como Cegid Visualtime, surge la automatización en RRHH, es decir, la posibilidad de automatizar procesos y tareas de Recursos Humanos que pueden ser repetitivas, como la gestión de nóminas, el control horario y la digitalización del tiempo, las bajas por enfermedad… Gracias a esto el departamento de RRHH puede enfocarse en realizar tareas estratégicas que verdaderamente añaden valor.

La automatización de procesos en RRHH es claramente una de las tendencias en el área de RR.HH. para 2024 y está llevando al sector a una verdadera transformación digital que todas las organizaciones deben no solo conocer sino también incorporar. Así, un estudio de KPMG en el que entrevistaban a 1.200 profesionales de recursos humanos apuntaba a que en los dos próximos años un 53% de las empresas invertirán en automatización de procesos.  

¿Qué es la automatización de tareas de RRHH?

La automatización de tareas consiste en aprovechar las tecnologías para automatizar parte o la totalidad de los procesos de una organización.

En concreto, dentro del departamento de recursos humanos la automatización puede incluir desde el onboarding y el offboarding, la supervisión del tiempo laboral y la gestión de la información de los empleados, hasta la gestión de nóminas, la contratación y retención de talentos o la gestión de turnos rotativos con patrones habituales. La automatización de procesos en RRHH permite agilizar todas estas labores y mejorar la eficiencia global del departamento.

En otras palabras, la automatización de RRHH supone que algunas de las tareas repetitivas y casi mecánicas que antes asumía un empleado se transfieran a herramientas o soluciones tecnológicas como Cegid Visualtime.

Gracias a ella las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero evitando procesos manuales, basar la toma de decisiones en datos reales y eliminar la posibilidad de cometer errores con la introducción manual de datos. Todo ello redunda en una mayor rentabilidad para la empresa.

Algunos datos sobre la importancia de la automatización de RRHH

¿Sabes que más del 70% del tiempo del departamento de RRHH se dedica a tareas administrativas? Apostar por la automatización de procesos en Recursos Humanos ayuda a reducir al mínimo este tipo de tareas, disminuyendo la carga de trabajo del equipo y permitiendo un mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos.

Otro dato: según la revista Forbes, solo el 37% de las tareas de recursos humanos son frecuentemente automatizadas. Aún hay más: una encuesta de CareerBuilder muestra que los empleados de RRHH pierden una media de 14 horas a la semana haciendo manualmente tareas que perfectamente podrían ser automatizadas. Y sigue: el McKinsey Global Institute estima que un 56% de las tareas que realiza el departamento podrían ser automatizadas con tecnologías que ya existen en la actualidad.

Y así podríamos seguir y seguir.

¿Por qué automatizar tareas de RRHH?

Son numerosas las ventajas de automatizar tareas de RRHH, desde una clara mejora de la eficiencia hasta eliminar la posibilidad de cometer errores humanos derivados de la introducción manual de los datos.

• Mejora el flujo de trabajo y aumento de la productividad

Una de las mayores ventajas de la automatización de RRHH es la de agilizar procesos rutinarios y mejorar el flujo de trabajo no solo del departamento sino de la organización en su conjunto. La automatización permite ahorrar tiempo (y dinero) en tareas redundantes como la administracion de nóminas y la gestión de vacaciones y horarios.

Así, la automatización y la digitalización de tareas repetitivas permitirá dedicar ese tiempo a algo mucho con mayor repercusión como es la creación de buenas prácticas laborales, la optimización de la gestión estratégica del talento y la mejora de la comunicación interna.

Al mismo tiempo, otro de los motivos por los que automatizar tareas en RRHH es que se reduce la posibilidad de cometer errores en todos los procesos que debe atender el departamento.

En última instancia, estos dos factores (el ahorro de tiempo dedicado a cada tarea y la reducción del margen de error humano) supone un ahorro de costes y un aumento de la productividad y la eficiencia global.

• La posibilidad de realizar análisis de datos más precisos y tomar decisiones más inteligentes

Otro de los grandes beneficios de la automatización de tareas en RRHH es la posibilidad de hacer un análisis más exhaustivo y detallado de los datos estratégicos para RR.HH. Ahora es posible crear cuadros de mando que permitan una interpretación más visual y eficaz, facilitando el análisis de tendencias que permitan optimizar procesos o corregir posibles errores.

Los software de automatización de RRHH pueden recopilar, analizar y presentar datos relevantes sobre indicadores clave como el rendimiento de los empleados o la rotación de personal, entre otros. Esto permite a los líderes tomar decisiones más informadas y estratégicas en términos de asignación de recursos humanos, capacitación y desarrollo profesional de sus equipos.

• Una óptima experiencia de los empleados

Una ventaja adicional de la automatización de procesos de RRHH es la autogestión de tareas. Por ejemplo, permite que los empleados puedan automatizar solicitudes y procesos relacionados con las bajas por enfermedad, gestionar su control horario o solicitar sus vacaciones de una manera mucho más rápida y eficaz. Y esto facilita tanto la gestión de su día a día la comunicación con el departamento de RR.HH.

Así, la automatización de RR.HH. permite que los empleados accedan a información relevante en línea y puedan consultar a golpe de clic su información de empleado y si esta se adecúa a las políticas de recursos humanos relevantes en cada momento. También los encargados y gerentes de la organización tienen acceso a una mejor comprensión de la situación general de la empresa y sus empleados.

Cegid Visualtime: apuesta por una automatización de RR.HH. completa

No cabe duda de los múltiples beneficios de automatizar las tareas de RR.HH. Sin embargo, encontrar un software que englobe todas las necesidades de cada empresa sin tener que pagar de más por varias plataformas puede ser todo un reto.

Cegid Visualtime permite automatizar todas esas tareas administrativas y repetitivas de RR.HH., reduciendo el margen de error y ofreciendo una gran mejora en la gestión de los empleados y la obtención de datos. Gracias a esto, el trabajo se vuelve mucho más eficiente y los managers pueden detectar tendencias y mejorar la toma de decisiones en base a datos reales.

Una gran ventaja competitiva que aumenta la productividad y mejora la gestión del tiempo no solo del equipo de RR.HH sino de toda la organización.