Solution de gestion des déplacements temporaires des agents de l’État et de la fonction publique

L’application s’inscrit dans une démarche de dématérialisation des processus et des documents, en adéquation complète avec la transformation numérique opérée par l’État et les collectivités territoriales. 

Pour quelles raisons utiliser un logiciel de gestion pour vos missions ? 

• Gagnez 50 % de temps sur vos processus d’état de frais 
• Fluidifiez vos processus internes et externes
• Suivez tous vos budgets et engagements 
• Gérez les mandats et liquidations de dépenses 
• Facilitez votre pilotage et votre prise de décision 
• Connectez-vous avec 40 organismes financiers 

Aidez-vous d’un outil qui automatise et dématérialises l’ensemble du processus de vos missions et états de frais. 

Périmètre de Cegid Notilus  

Pour faciliter l’application du décret du 3 juillet 2006 et la réforme du 26 février 2019, Cegid Notilus dispose de trois espaces couvrant la gestion des déplacements temporaires des personnels civils de l’État et des frais professionnels qu’ils occasionnent : 

• Ordres de Mission 
• États de frais 
• Factures fournisseurs 

L’ordre de mission 

Dans le secteur public, tout déplacement temporaire nécessite l’établissement d’un ordre de mission. Qu’il soit permanent ou ponctuel, qu’il concerne un stage ou une formation, Cegid Notilus vous permet de saisir, contrôler et approuver toutes les demandes de déplacements. Découvrez aussi notre modèle d’ordre de mission à télécharger ! 

Connecté à un portail de réservation en ligne, l’application vous offre la possibilité de réserver des prestations directement auprès de l’agence de voyage (billetterie, hébergement, location de véhicule) et de valoriser la demande de mission. 

L’application calcule également les indemnités journalières et détermine les taux de remboursement applicables en fonction du lieu d’exécution de la mission. Consultez notre article pour en savoir plus sur le barème des indemnités kilométriques dans le secteur public.

Les différentes étapes d’approbations de la mission dans Cegid Notilus permettent d’autoriser le déplacement et de gérer la dépense conformément à la GBCP en créant les actes d’engagements nécessaires à la commande et la réservation de crédits. 

L’état de frais 

Lorsque l’agent est en mission en dehors de ses résidences administrative et familiale, il bénéficie de la prise en charge de ses frais de déplacement temporaire (avec le cas échéant le versement d’une indemnité de grand déplacement). 

Cegid Notilus permet de créer des états de frais contenant l’ensemble des indemnités et des dépenses réalisées et d’y joindre les justificatifs de paiement des dépenses. Découvrez notre article pour en savoir plus sur la gestion des avances sur frais de mission.

La reconnaissance de caractères de documents numérisés ou dématérialisés, combinée au moteur d’intelligence artificielle de Cegid Notilus, optimise le temps de saisie des frais. 

Le service d’archivage à valeur probante de la solution offre quant à lui la possibilité de conserver les justificatifs au format numérique pendant 10 ans. Ce dispositif s’inscrit pleinement dans la dynamique de dématérialisation des processus du secteur public;

Cegid Notilus dématérialise également le circuit de validation en simplifiant le contrôle de l’état de frais jusqu’à sa liquidation. Les écritures comptables et les pièces justificatives sont alors transmises vers les systèmes financiers de l’établissement pour que l’agent comptable puisse procéder au paiement. 

La facture fournisseur 

Lorsque l’établissement dispose d’un marché avec une agence de voyages, les achats de prestations (billetterie, hébergement, location de véhicule) sont directement payés par l’administration. 

L’intégration des relevés d’opérations de vos fournisseurs dans Cegid Notilus permet à l’ordonnateur de réconcilier simplement les factures avec les commandes passées au travers des ordres de mission pour les contrôler et attester du service fait. 

La mise en exergue de différences significatives entre le montant de la commande et celui de la facture offre un gain de temps considérable aux gestionnaires qui peuvent se concentrer sur ces écarts.