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Modèle d’ordre de mission : un exemple à télécharger gratuitement

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Gestion des frais de déplacement & Secteur public

25 avril 2023

Qu’est-ce qu’un ordre de mission ? Quelles informations doit-il contenir ? Cegid Notilus vous informe et vous offre un exemple d’ordre de mission téléchargeable.

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Pour la plupart des entreprises, il est courant d’envoyer ses salariés en déplacement professionnel pour accomplir certaines activités. Alors, il est nécessaire d’établir un ordre de mission. Pour faciliter vos démarches, cet article rappelle l’essentiel concernant la rédaction et l’exécution d’un ordre de mission. Cegid Notilus vous propose aussi un modèle d’ordre de mission à télécharger gratuitement.

Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?

Un ordre de mission est un document contractuel écrit, en format papier ou numérique. Il est rédigé par l’employeur et donné à l’employé avant tout déplacement professionnel.

L’ordre de mission a pour but d’autoriser le salarié à se déplacer en France ou à l’étranger, à la demande de son employeur. Ce document atteste du caractère professionnel d’un déplacement. Il permet au salarié de réaliser des missions à l’extérieur de l’entreprise, durant ses horaires de travail.

La réalisation d’un ordre de mission est obligatoire pour tout salarié qui se déplace en voyages d’affaires pour les besoins de son entreprise. Un déplacement professionnel effectué sans ordre de mission pourra être considéré comme un voyage privé.

Ce document administratif peut être aussi bien ponctuel que permanent. Néanmoins, dans ce dernier cas, il convient de le renouveler tous les ans.

 

Quels sont les avantages d’un ordre de mission ?

L’ordre de mission permet à l’employé de bénéficier de plusieurs garanties :

  • Avantages et protection du statut professionnel durant le déplacement ;
  • Sécurité supplémentaire en cas d’accident de travail survenu hors de l’entreprise ;
  • Remboursement des frais professionnels (déplacement, repas et hébergement).

En ce qui concerne l’employeur, établir des ordres de mission à chaque déplacement de ses salariés permet de mieux encadrer les dépenses correspondantes. Cela renforce donc la maîtrise de la trésorerie. Cela optimise également l’organisation et la gestion des notes de frais, grâce à une comptabilisation claire de missions détaillées.

 

Comment faire un ordre de mission ? Obligations et exemples

Format à respecter

Un ordre de mission est considéré comme un acte officiel. C’est un avenant au contrat de l’employé. Son écriture doit donc respecter certains critères.

Le document doit être impérativement réalisé sous la forme d’un formulaire ou d’une lettre, généralement sous format Word puis converti en PDF. Notre modèle d’ordre de mission peut vous servir d’exemple. Vous pouvez bien sûr l’adapter et le personnaliser.

Un ordre de mission constitue un document à part entière. La rédaction de celui-ci dans un simple e-mail sera, par conséquent, non recevable.

 

Mentions obligatoires

En ce qui concerne le contenu, un ordre de mission doit inclure certaines mentions obligatoires :

  • L’identification du salarié (nom, prénom, numéro de salarié) ;
  • Le motif de mission (formation, salon, vente, prospection, etc.) ;
  • Le descriptif du déplacement (lieu de départ, lieu de la mission, date et durée du déplacement) ;
  • Les moyens de transport utilisés (voiture de fonction, personnelle, voiture de service, train, avion, etc.) ;
  • Le remboursement des frais de déplacement (montant estimé en frais réels ou système de forfait) ;
  • La signature de l’employeur.

La signature du salarié, quant à elle, est recommandée.

 

Mentions facultatives

Un ordre de mission reste adaptable à tout type de mission et à chaque société. Par exemple, dans le cas de missions longues, l’ordre de mission pourra inclure :

  • L’obligation d’un contrôle médical ;
  • L’autorisation d’emmener la famille du salarié ;
  • Les conditions de rapatriement ;
  • Le maintien des régimes de retraite et prévoyance ;
  • Le projet de réintégration du salarié à la fin de la mission.

Pour le cas d’un salarié itinérant, l’ordre de mission pourra également inclure, par exemple :

  • L’affectation à un véhicule spécifique (voiture de fonction) ;
  • La définition d’un périmètre géographique précis à respecter (liste de régions ou pays).

 

Un salarié peut-il refuser un ordre de mission ?

Tout salarié peut être amené au cours de sa carrière à réaliser des voyages professionnels, pour le compte de l’entreprise. Dans la plupart des cas, le contrat de travail mentionne cette possibilité.

Une fois le contrat signé, le salarié accepte toutes les modalités indiquées. Partant de ce principe, il ne peut donc pas refuser un ordre de mission. Le refus d’un ordre de mission par l’employé pourra constituer un motif valable de licenciement.

Toutefois, le salarié peut refuser un ordre de mission dans certaines situations :

  • La mission n’est pas en accord avec sa fonction ou son profil ;
  • Les conditions indiquées dans l’ordre de mission ne sont pas claires.

Dans ce cas, l’employé est en mesure de refuser l’ordre de mission, dans l’attente d’un éclaircissement par son employeur.

 

Modèle d’ordre de mission : notre exemple à télécharger gratuitement

Vous voulez gagner du temps dans la rédaction de vos ordres de mission ? Éviter de chercher, en vain, un modèle à suivre ou un exemple d’ordre de mission à reproduire ?

Avec Cegid Notilus, téléchargez gratuitement notre modèle d’ordre de mission. Mettez à la disposition de vos équipes un exemple simple et pratique pour rédiger un ordre de mission complet.

 

Télécharger le modèle d’ordre de mission