Tout savoir sur les logiciels de recrutement
En 2017, moins de 2 entreprises sur 10 utilisaient un logiciel de recrutement au cours de leur processus de recrutement1. Presque 10 ans plus tard, le rapport s’est quasiment inversé. Comment les solution technologiques se sont-ils rendus indispensables ? Quels critères prendre en compte pour choisir son logiciel de recrutement ? Guide complet pour faire le tour de la question.
C’est quoi un logiciel de recrutement ?
Est un outil de suivi des candidatures (OSC). Dans des termes simples, il s’agit tout simplement d’un logiciel qui accompagne les services RH, les managers mais aussi les candidats à une étape clé pour les entreprises : celle du recrutement.
Définition et fonctionnalités d’un logiciel de recrutement
Un logiciel de recrutement est souvent considéré comme un logiciel de niche, puisque ses fonctionnalités sont entièrement dédiées aux processus de recrutement. Le marché, devenu mature en quelques années, recèle de solutions technologiques adaptées à des problématiques spécifiques : recrutement décentralisé ou multimarque, mode de travail collaboratif ou candidatures en un clic. Un tel logiciel peut cependant être intégré à une suite logiciel SIRH, dont le champ d’action est plus global : les SIRH couvrent en effet l’ensemble des problématiques liées aux ressources humaines, à l’expérience collaborateur et à la paie.
Si vous faites partie des 88% d’employeurs qui prévoient de recruter de nouveaux collaborateurs en CDI en 2025, voici comment les logiciels de recrutement vous aident à relever la mission en atteignant vos objectifs ? Voici leurs 5 fonctionnalités clés :
- Publication et diffusion d’offres d’emploi
- Tri des candidatures
- Suivi des recrutements
- Centralisation des échanges avec le candidat
- Mode de recrutement collaboratif
- Gestion et activation de vivier de candidats
-> Pour aller plus loin, rendez-vous dans la partie de ce dossier consacrée aux fonctionnalités avancées des logiciels de recrutement.
Quelle est la meilleure source de recrutement ? Les 7 avantages d’un ATS
Gain de temps, d’efficacité, de fluidité : les logiciels de recrutement ou Ats recrutement (Aplicant tracking système) et leur éventail de fonctionnalités apportent des avantages de taille aux recruteurs, mais aussi aux candidats tout au long du processus de recrutement. Voici 6 bonnes raisons de les utiliser :
→Pour attirer davantage de candidats
Sur un marché de l’emploi toujours plus concurrentiel, attirer des candidats constitue la difficulté majeure des recruteurs. À poste égal, quels sont les éléments qui font la différence ? Un site carrière attrayant et personnalisé qui reflète les valeurs de votre marque employeur, une visibilité optimale grâce à la multidiffusion des offres d’emploi, des échanges plus rapides : la somme de ces détails, que vous maitrisez grâce à un logiciel de recrutement, contribue à attirer davantage de candidats !
→Pour gagner du temps
12 semaines. C’est le temps qu’il faut actuellement en 2024 pour recruter un cadre, contre seulement 9 en 20203, en conséquence notamment des tensions inhérentes au marché de l’emploi. Diffuser son annonce rapidement, trier les candidatures, programmer les entretiens, effectuer un feedback : un outil de recrutement vous fait gagner du temps à toutes les étapes pour, in fine, réduire les délais de l’acquisition des talents. À la clé donc, plus de performance pour les services RH et les entreprises !
[Encadré] Avec un outil de recrutement du type ATS, les délais de recrutement sont divisés par 2 en moyenne d’après les utilisateurs de Cegid HR
→Pour construire une vraie stratégie des campagnes de recrutement, la piloter et atteindre les objectifs souhaités
Faites-vous partie des 85% d’entreprises qui utilisent un progiciel de recrutement pour formaliser et suivre le processus5 ? Avec un logiciel de recrutement, vous personnalisez le parcours candidat étape par étape. Le résultat ? Un processus clair pour gérer les candidatures de manière plus efficace. Et surtout, la possibilité d’analyser les données collectées de manière à évaluer les progrès de votre stratégie en temps réel.
→Pour déployer les valeurs de sa marque employeur avec un site carrière personnalisable
On le sait, la marque employeur est un élément déterminant pour convaincre de nouveaux talents de rejoindre vos rangs : soigner sa marque employeur permettrait même d’augmenter le nombre de candidatures de 50%6. Pour la mettre en avant lors de vos recrutements, cet outil vous permet de déployer un site carrière entièrement personnalisable en quelques clics !
→Pour faciliter la gestion des managers et des équipes RH
Un même logiciel de gestion pour consulter les CV, programmer les entretiens (en physique ou en visio), échanger simplement et rapidement entre les différents services au sujet d’une candidature sans jamais perdre une information. Vos managers en ont rêvé, les logiciels de recrutement l’on fait. Avec deux maîtres-mots : ergonomie et travail collaboratif !
→Pour décentraliser le recrutement
Avec une solution de recrutement en mode Saas, l’ensemble des parties prenantes communique et échange des informations en toute transparence. La clé pour des recrutements gagnants… mais aussi la garantie de conserver une proximité avec les équipes de terrain même lorsque les services ne se trouvent pas sur le même site, voire dans le même pays. L’ingrédient pour que cela fonctionne : une gestion des droits à la fois fine et native.
→Pour recruter sans discriminer
Conservation de données sensibles, lutte contre les discriminations : les CV et les informations qu’ils contiennent sont à la croisée de toutes les préoccupations juridiques. L’ATS recrutement gère le stockage et l’anonymisation des données de leur réception à leur suppression : les entreprises sont ainsi en conformité à toutes les étapes. Sur Cegid HR, cet aspect est pris en compte et automatisé à 100%.
2 conseils de pros pour optimiser son budget lors du choix d’un logiciel de recrutement
Pour faire face à la concurrence, investir dans un logiciel de recrutement puissant est une nécessité pour les RH des . La profession est aussi soumise, comme l’ensemble des métiers de l’entreprise dans un contexte inflationniste, à des contraintes financières. Dans un tel contexte, comment optimiser son budget lors du choix d’un logiciel de recrutement ? Suivez ces deux conseils :
→Evitez les solutions qui vendent des licences utilisateurs. En plus d’être peu flexible en cas de changement d’effectif, ce système nuit à la collaboration dans l’outil, en effet vous serez toujours motivé à réduire le nombre de licences et d’accès à la solution.
→Privilégiez les solutions à la performance, dont la tarification évolue avec le volume de candidatures ou de recrues. Grâce à ce système, pas de mauvaise surprise de budget si vous devez, à un moment, limiter les ouvertures de postes (et toutes les annonces liées).
Comment garantir l’usage de votre logiciel de recrutement par vos équipes ?
Pour bien choisir votre logiciel de recrutement, tout est une question de posture : vous devez être orienté « usage » dans votre choix. Pour cela, posez-vous ces 3 questions :
- Le logiciel de recrutement est-il ergonomique et facile à utiliser pour toutes les parties prenantes ? Privilégiez une solution fluide dont l’ergonomie est pensée aussi bien pour les recruteurs que les opérationnels. L’élément qui change la vie de vos collaborateurs ? Une app mobile.
- Le logiciel de recrutement dispose-t-il d’options de travail collaboratif ? Choisissez une solution embarquant un module collaboratif complet « équipes », avec par exemple des demandes d’avis ou un système de scorecards. L’objectif : que le logiciel de recrutement soit réellement adopté par vos forces vives. Le + côté direction ? Une gestion des droits fine, grâce à la constitution d’une arborescence.
- Quelles actions puis-je effectuer sans connexion ? Des actions sans connexion sont un must, car elles limitent les pertes de temps.
Les critères pour booster l’expérience candidat avec les outils de recrutement
Si le logiciel de recrutement facilite le travail des services RH au quotidien, il doit aussi être choisi en adoptant le point de vue des candidats. Gardez à l’esprit que lorsque l’on parle d’expérience utilisateur pour les logiciels de recrutement, l’expérience collaborateur et l’expérience candidat sont les 2 facettes d’une même pièce. En la matière, voici les critères auxquels être attentif :
- La possibilité pour les candidats d’effectuer une recherche complète et géolocalisée sur votre site carrières, pour ne passer à côté d’aucune annonce.
- Des annonces et un site responsive voire même mobile first.
- L’optimisation du nombre d’étapes et de clics pour valider une candidature, afin de prévenir les abandons.
+ 50% de candidatures en moyenne sur les annonces équipées de la candidature en un clic Cegid HR
Les intégrations nécessaires d’un bon logiciel de recrutement
Quels sont les enjeux liés à l’intégration des logiciels de recrutement ? Le premier est de publier vos annonces sur des plateformes externes à votre site carrière pour vous garantir le maximum de visibilité auprès des candidats. Investissez dans un logiciel de recrutement qui vous permettra de diffuser vos offres non seulement sur France Travail (plébiscité en priorité par 86% des recruteurs7) mais aussi sur un mix de jobboards adaptés à votre secteur et de plateformes de multidiffusion incontournables comme Indeed par exemple.
Le second est d’intégrer le logiciel de recrutement au sein d’un écosystème d’autres solutions dédiées au recrutement. C’est par exemple le cas de Franprix. Le groupe utilise Cegid HR « couplé à de nombreuses autres applications, comme l’éditeur de tests Cubiks, qui permet de présélectionner les CV selon des critères de compatibilité avec les valeurs de l’entreprise à l’aide de tests ludiques8. »
Les résultats sont au rendez-vous : depuis le déploiement de Cegid HR Franprix a triplé le taux de candidature depuis ses annonces, « à l’aide d’une expérience candidat plus intuitive et totalement intégrée à la solution d’assessment Cubiks. »
[Bannière téléchargement use case Franprix] Vous souhaitez savoir comment Franprix a triplé son taux de candidature ? Téléchargez leur témoignage au sujet de leur logiciel de recrutement.
En matière d’intégration, voici d’autres enjeux à surveiller :
- La possibilité d’importer les scores de vos annonces afin de filtrer les candidatures (et pas seulement d’accéder à des résultats au format PDF)
- Les candidatures en un clic avec les profils de certains jobboards et réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Indeed, etc.)
- Une extension Google for jobs pour accroître gratuitement votre potentiel en sourcing (et donc la visibilité de vos annonces) depuis Google
Questions fréquemment posées sur le logiciel de recrutement
Conclusion pour choisir votre logiciel de gestion du recrutement
Pour résumer, quels sont les 3 éléments clés à avoir à l’esprit au moment de choisir sont ATS ?
→Opter pour une solution en mode Saas orientée usage ET expérience candidat, dont le modèle économique ne vous bridera pas.
→Le marché des ATS étant très mature, il existe une multitude de solutions de niche : trouvez la plus adaptée à votre contexte de recrutement (recrutement décentralisé, international, collaboratif…).
→Pensez intégration : l’ATS que vous choisirez devra être compatible avec des solutions d’assessment si vous en utilisez, mais aussi être partenaire des jobboards et plateformes d’emploi stratégiques pour votre secteur d’activité.
Comment choisir son logiciel de recrutement ?
Pour choisir le meilleur logiciel de recrutement, passez en revue les fonctionnalités qui font la différence parmi les ATS leaders. Vous êtes déjà au clair ? Dans ce cas, consultez plutôt nos conseils budget et intégration ou encore expérience candidat.
Les fonctionnalités avancées qui font la différence parmi les ATS leaders
À quoi reconnaît-on une fonctionnalité de logiciel de recrutement qui change tout à vos recrutements ? À son impact sur le nombre de candidatures reçues et au temps qu’elle fait gagner aux RH, aux managers, mais aussi aux meilleurs candidats !
Fonctionnalités avancées des logiciels
Avantages pour le recrutement
Parsing de CV
Gain de temps énorme et qualification d’un vivier de candidatures
Personnalisation et contextualisation de l’expérience candidat
Augmentation du taux de conversion, réduction du temps passé à trier les candidatures
Intégrations natives avec les outils d’assessment, jobboards et multidiffusion des annonces
Gain de visibilité, augmentation des candidatures
Automatisation des tâches : emails, invitations entretien, relances…
Réduction du délai de recrutement, amélioration de la marque employeur et surtout, côté RH, davantage de temps pour choisir les meilleurs candidats
Reporting natif et puissant, tableaux de suivi de tous les indicateurs clés du recrutement
Montée en expertise : en réduisant le temps de suivi, les RH disposent de plus de temps pour piloter et ajuster leur stratégie de recrutement en temps réel
Une application mobile pour le recrutement
Vos managers n’ont pas d’ordinateur à tous les coups ou sont souvent en mobilité ? L’application mobile est une extension de votre logiciel de recrutement qui vise à garantir l’usage de la solution en toutes circonstances.
La multidiffusion des annonces d’emploi
Nombre de logiciel de recrutement n’intègrent pas de jobboards ou ne proposent que trop peu d’options. Cegid dispose de nombreuses intégrations natives avec les meilleurs sites d’emploi, et ce nativement sans nécessité l’intégration d’un outil de multidiffusion.
Un site carrières complet à votre main
Nombre de logiciel de recrutement ne proposent pas de site carrières complet, ou à défaut une simple page hébergée sur leur propre nom de domaine. Pas idéal pour valoriser votre marque employeur ! Visez une solution proposant un CMS complet pour présenter votre entreprise comme il vous plaira et sur de nombreuses pages, le tout intégrant parfaitement vos annonces d’emploi !