Trabajar con KPIs. Ventajas y cómo superar las desventajas

Los objetivos SMART: un valor añadido al establecer KPIs

Para que la estrategia de implementar los KPIs tenga éxito, es crucial fijar objetivos siguiendo el criterio SMART. Vamos a ver en qué consiste esta estrategia.

SMART hace referencia a la inicial de cada aspecto que debe tener la meta elegida:

• S. (Specific). El objetivo debe estar definido de manera clara y sin ambigüedades. Tiene que ser específico. De esa forma, hay menos confusiones y es más fácil para todos los actores implicados conocer lo que se espera de ellos.
• M. (Measurable). O, dicho en castellano, medible. La meta tiene que poder cuantificarse para evaluarla con el paso del tiempo. En este sentido son válidos tanto números como porcentajes, o cualquier otra unidad que permita monitorizar el avance del objetivo.
• A. (Achievable). Las metas tienen que ser alcanzables y realistas. De nada sirve ser demasiado ambicioso, ya que puede causar desmotivación en la plantilla y puede dar la sensación de que la meta es imposible.
• R. (Relevant). El objetivo elegido también tiene que ser relevante y ha de estar alineado con la estrategia global de la empresa. De ese modo, se puede contribuir de un modo significativo a las metas estratégicas de la organización.
• T. (Time-bound). Por último, todo objetivo SMART tiene que tener un plazo límite para su consecución. Crear un marco temporal ayuda a dar un sentido de urgencia a la meta elegida, y también permite planificar mejor los pasos que deben darse hasta lograrlo.

Veamos cómo establecer los objetivos SMART desde la perspectiva de un ejemplo práctico para la implementación de los KPIs:

• En una empresa de Telemarketing la rotación de la plantilla es demasiado elevada. Por eso, el responsable de RRHH decide aplicar los criterios SMART para tratar de mejorar la situación. El objetivo: reducir la rotación en atención al cliente de un 20 % a un 12 % en un año. Para ello, mejorarán las condiciones laborales, dejando de lado las ETT para centrarse en un modelo más atractivo para los trabajadores y mejorarán la conciliación.
• ¿El objetivo es específico? Sí. El Director de RRHH ha explicado claramente cuál es el propósito: reducir la rotación. Para ello, van a mejorarse las condiciones de los empleados y se darán facilidades para que concilien la vida personal con la laboral.
• ¿Puede medirse el avance del objetivo a lo largo del tiempo? Sí. Se fija un KPI para la rotación que irá mostrando los porcentajes de rotación según estos vayan cambiando.
• ¿Es alcanzable? Sí. El objetivo es realista. A pesar de que supondrá un reto, con las estrategias adecuadas la empresa logrará reducir la cifra de rotación.
• ¿Tiene relevancia para la empresa? Sí. Reducir la rotación es de vital importancia para mejorar la estabilidad de la compañía y su eficiencia operativa. También se espera que mejore el ambiente laboral y que se reduzcan los costes de reclutar nuevos empleados.
• ¿La meta está vinculada a un plazo? Sí. El director de RRHH ha fijado una fecha límite de 12 meses para alcanzar el objetivo.

Las ventajas de trabajar con KPIs en RRHH

Implementar los KPIs ofrece múltiples beneficios para la organización y el departamento de Recursos Humanos. Estos son algunos de los más importantes:

Alineación y claridad en los objetivos

Los KPIs garantizan que cada empleado se oriente hacia los objetivos globales de la empresa. Además, la claridad en los indicadores de desempeño y en las expectativas mejora la comunicación interna y reduce los malentendidos.

Mejora continua y toma de decisiones

Los datos obtenidos son de gran ayuda para identificar desviaciones y también para encontrar oportunidades de mejora, facilitando los ajustes en tiempo real. Las métricas obtenidas, puesto que son objetivas, sirven como respaldo para la toma de decisiones informadas en áreas como contratación, formación y desarrollo de personal.

Incremento de la motivación y compromiso

Contar con objetivos claros facilita que los trabajadores sean capaz de comprometerse más con la meta, ya que permite crear sistemas de reconocimiento basados en el rendimiento. Y eso no es todo. El trabajo por KPIs también ayudan a diseñar estrategias y planes de formación basados en el rendimiento de cada empleado y adaptados de forma personalizada.

Transparencia y rendición de cuentas

Una medición del desempeño laboral objetiva gracias a los KPIs hace más transparentes las evaluaciones de rendimiento. Además, si se utilizan criterios SMART para fijarlos, tanto los empleados como los responsables de RRHH pueden conocer cuál ha sido el impacto de cada acción de forma rápida.

¿Tiene alguna desventaja trabajar con KPIs?

Aunque la implementación de los KPIs aporta una gran variedad de beneficios, también pueden surgir algunos desafíos que deben gestionarse de la forma adecuada. Estos son algunos de ellos:

Rigidez y falta de flexibilidad

Cuando se establecen objetivos demasiado rígidos, o cuando estos son demasiado exigentes, es posible que haya una mayor desmotivación entre el personal, lo que puede llevar a resultados poco precisos al hacer una medición del desempeño laboral. Por eso, siempre es fundamental que las metas fijadas puedan adaptarse a las circunstancias actuales. Por ejemplo, cuando se producen cambios en la demanda que reducen las ventas, es inviable conservar un objetivo en el que se minimicen las finalizaciones de contrato. Por el contrario, habrá que buscar fórmulas que permitan reducir lo mínimo posible la plantilla, pero respetando la realidad económica que se ha producido.

Además, resulta muy interesante implicar a los propios trabajadores a la hora de fijar o actualizar los objetivos. De esa forma, estos estarán más implicados.

Sobrecarga de datos

Muchas compañías, cuando inician una estrategia de trabajo por objetivos, cometen el error de llevar a cabo una implementación de KPIs masiva. Esto, que a primera vista puede parecer más productivo, puede dispersar la atención de los empleados y hace más difícil que estos sean capaces de interpretar correctamente la situación. Para evitarlo, hay que centrarse únicamente en aquellas metas que sean realmente críticas para el negocio, seleccionando un número limitado de indicadores de desempeño que aporten valor real.

Otras veces, las métricas empleadas son demasiado complejas. Y eso dificulta el proceso de análisis de los datos, lo que a largo plazo impide que puedan tomarse medidas para corregir los errores o para encontrar oportunidades de mejora.

Por suerte, contando con programas especializados como Cegid HR se puede centralizar la visualización de los KPIs para valorar y analizar su eficacia.

Interpretación incorrecta de los resultados y conflictos internos

A pesar de contar con las mejores herramientas, siempre es necesario hacer una interpretación adecuada de los KPIs a la hora de realizar la medición del desempeño laboral. De lo contrario, los responsables del departamento podrían tomar decisiones equivocadas. Por eso resulta vital ofrecer una formación especializada a los profesionales que tengan que encargarse de analizar e interpretar los datos.

Otras veces, lo que sucede es que se producen conflictos internos, ya que hay indicadores de desempeño que pueden generar competencia entre los distintos profesionales o producir que estos tengan comportamientos poco éticos. Algo que ocurre, sobre todo, cuando se vincula los objetivos con incentivos económicos para quienes los alcanzan. Para evitarlo, es fundamental cuidar e incentivar la cohesión entre los miembros de recursos humanos y promover un ambiente laboral saludable.

Estrategias beneficiosas en el trabajo por KPIs

Incluso cuando los indicadores seleccionados están ofreciendo los resultados esperados, es importante anticiparse a los problemas que puedan surgir en el futuro. Y aquí es donde entran en juego dos estrategias que deben tenerse en cuenta:

Comunicación y cultura organizacional

Mantener una comunicación abierta sobre los objetivos, el rendimiento y los resultados permite que todos los miembros de la organización comprendan el «por qué» detrás de cada KPI.

Además, evitar la competencia desleal promoviendo una cultura de colaboración y aprendizaje continuo, donde los logros individuales se integren al éxito colectivo también facilita un cambio positivo en la mentalidad de los empleados.

Evaluación y ajuste de estrategias

Realizar evaluaciones de impacto para entender cómo los KPIs afectan al rendimiento y ajustar las estrategias en función de los resultados obtenidos es una de las mejores formas de continuar la senda positiva. También es muy útil aprovechar el feedback de los propios empleados. Crear mecanismos que faciliten la retroalimentación para que los empleados puedan expresar sus inquietudes y sugerencias respecto a los indicadores y su aplicación práctica fomenta una mayor implicación y compromiso.

Trabajar con KPIs se ha convertido en una de las mejores herramientas para los profesionales de los Recursos Humanos. Y, poco a poco, se está estandarizando su uso gracias a las múltiples ventajas de los KPIs. La gestión del talento humano es una tarea compleja y que requiere de todos los recursos disponibles para ofrecer los mejores resultados. Por eso, este tipo de indicadores son tan importantes, ya que ofrecen una visión global del rendimiento de cada objetivo y permiten tomar las acciones necesarias para mejorar.

Pero para tener un mayor control sobre los KPIs, lo mejor es disponer de las mejores herramientas. En Cegid ponemos a tu disposición Cegid HR, una solución integral para gestionar RRHH.