Diferencias entre stock real y stock

Qué es el stock real

Tenemos que entender el stock real como el conjunto de mercancía que una empresa tiene de forma física en sus instalaciones. Es decir, son bienes tangibles. Para que sean considerados reales deben poder contarse y también moverse. Por tanto, se trata del tipo de stock más habitual, y el que se emplea desde los inicios del sector logístico.

Qué es el stock virtual

Ahora que ya hemos visto qué es el stock real, vamos a hablar sobre el virtual. Al contrario que el anterior, este no es más que una representación digital del inventario que hay disponible. En él se pueden incluir mercancías que no están almacenadas físicamente en la empresa. Y es que se contabilizan tanto aquellas que ya se han pedido al proveedor, pero todavía no han llegado al almacén. Y también se descuentan las que ya se han vendido a un cliente, pero todavía no se han enviado. Es el método más habitual de contabilizar las unidades por parte de los programas informáticos, ya que entran y salen productos en cuanto estos se incorporan al sistema. Sin embargo, esto puede dar lugar a errores, como veremos a lo largo del artículo.

Otro uso muy habitual del stock virtual tiene que ver con las empresas de dropshipping. Aunque estas nunca tienen físicamente los productos en sus instalaciones, siempre cuentan con stock virtual que les permite seguir vendiendo los bienes en su página web. Aunque, como veremos, esto también tiene algunos inconvenientes.

Características y diferencias entre stock real y stock virtual

Vamos a ver qué define a ambas clases de stock.

Características del real

Si hay algo que define al stock que está realmente en el almacén es la tangibilidad. Todos los bienes físicos que están en las instalaciones de la empresa pueden ser verificados de forma manual y se pueden controlar mediante inventarios periódicos o auditorías. Así, se puede conocer si están en buenas condiciones o si han sufrido algún deterioro.

Características del virtual

La principal característica de este tipo de stock es que se trata de una simple previsión. Es decir, es posible que algunas unidades de un producto estén ya en el almacén, pero no se puede contabilizar todo el que realmente aparece reflejado en el inventario. Además, para su control es fundamental disponer de herramientas digitales que sean compatibles con este tipo de inventario.

Como podemos apreciar, la diferencia más significativa entre ambos reside en la forma en la que se contabiliza la mercancía. Vamos a verlo de una manera gráfica. Una empresa tiene en el almacén 500 unidades de un producto y ha pedido otras 300 al proveedor. En el real, esta compañía reflejaría 500 unidades. Por el contrario, si emplease el virtual, reflejaría 800. ¿Y esto qué impacto tiene? En el próximo apartado hablamos sobre ambos métodos en profundidad.

Qué ventajas y retos plantea cada clase de stock

A continuación, vamos a ver los principales aspectos positivos y los desafíos que plantean ambos tipos:

Las ventajas del stock real

Hay varios aspectos que posicionan a esta clase de stock como la opción más interesante. En primer lugar, hay que valorar la capacidad de controlar y verificar en todo momento la mercancía, algo de lo que ya habíamos hablado. Y es que, gracias a ello, es posible conocer en todo momento la situación real de cada producto: daños, especificaciones, etc. Así, si el fabricante no ha enviado el material correcto o este no se ciñe a lo solicitado, siempre es posible hacer una reclamación antes de que afecte a los clientes. Además, el tiempo de entrega de los bienes comercializados es muy rápido, ya que no hay que depender de envíos posteriores para satisfacer la demanda.

Por supuesto, no todo son ventajas. Gestionar un stock de este tipo conlleva un mayor coste en infraestructura y exige un control más exhaustivo. Por otro lado, se corre un pequeño riesgo de sufrir problemas de obsolescencia. Sobre todo en productos con una rotación lenta o cuya tecnología avance rápidamente. Además, hace falta una planificación mucho más minuciosa, ya que siempre debe haber disponibilidad en el almacén de todo el catálogo de referencias. Algo que puede suponer un verdadero problema cuando hay periodos de una gran volatilidad en la demanda.

Qué ocurre con el stock virtual

A pesar de que el caso anterior tiene bastantes ventajas, si el stock virtual se está haciendo cada vez más popular en la logística es debido a que tiene sus propios beneficios. El primero de ellos, y muy valorado por quienes lo emplean, es el ahorro de costes. El almacén necesario suele ser de menor tamaño y los costes asociados a este proceso también disminuyen. Además, si se quiere realizar dropshipping, es posible dejar a un lado el almacén y trabajar exclusivamente con productos directos del proveedor al cliente.

También se puede disponer de un catálogo de productos más amplio, ya que el espacio físico deja de ser una limitación.

Por otra parte, a la hora de confiar en esta clase de stock hay que disponer de unos proveedores fiables y muy eficientes. Cada día que tarda el pedido en llegar al almacén, o directamente al cliente, es más probable que crezca la insatisfacción de este. Cualquier fallo en las notificaciones, o problemas con los pedidos, pueden tener graves consecuencias.

Otro aspecto que debe valorarse antes de integrar en el inventario un stock que no está presente físicamente es la posibilidad de que haya roturas de stock. Cuando se trabaja con mercancía para la venta es posible que esta pueda sustituirse por otra similar. Pero cuando lo que se necesitan son recambios para una máquina concreta, puede paralizarse por completo la actividad si no se cuenta con el material a tiempo.

Integración en la estrategia de gestión del inventario

Una gestión de inventario eficaz en la era digital a menudo implica la combinación de ambos enfoques: real y virtual. Algunas estrategias incluyen:

• Sistemas Híbridos: Permiten implementar soluciones tecnológicas que integren datos de inventario real y virtual para ofrecer una visión unificada de todo el stock disponible. Esto permite optimizar la reposición de productos y mejorar la experiencia del cliente.
• Dropshipping y almacenes propios: Muchas empresas optan por mantener un stock físico limitado de productos de alta rotación y complementarlo con otro stock virtual para ampliar el catálogo, especialmente en bienes que se gestionan a través de terceros.
• Análisis Predictivo: Utilizar herramientas de inteligencia artificial y análisis de datos para prever la demanda y ajustar tanto el inventario real como el virtual permite minimizar los riesgos de un exceso o falta de inventario.
• Actualización en tiempo real: Invertir en sistemas ERP y plataformas de gestión que aseguren la sincronización constante entre el inventario físico y el virtual es algo fundamental. Ya que ayuda a evitar desajustes y mejora la planificación logística.

El impacto en la experiencia del cliente

La correcta administración de stock, tanto real como virtual, tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente. Un sistema bien integrado asegura:

• Transparencia en la disponibilidad: Los clientes pueden ver en tiempo real la disponibilidad de productos, lo que genera confianza y reduce la posibilidad de cancelar pedidos debido a desincronizaciones.
• Velocidad en la entrega: Al disponer de un stock real optimizado y complementado con un sistema virtual eficiente se puede garantizar una entrega rápida y eficiente, mejorando la percepción del servicio.
• Flexibilidad en la oferta: La combinación de ambos tipos de stock permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en las preferencias del consumidor, ofreciendo una gama más amplia de productos sin comprometer la calidad del servicio.

Gestionar el stock con Cegid XRP Enterprise para distribución

Cegid XRP Enterprise se ha convertido en una de las aplicaciones más empleadas en el sector logístico. Y es que es una solución integral y especializada para la gestión del stock. Se trata de un sistema ERP que está diseñado para ofrecer una visión completa y en tiempo real de los inventarios, facilitando la sincronización entre el stock físico y virtual, y permitiendo optimizar tanto la cadena de suministro como la toma de decisiones en las empresas.

A continuación, vamos a ver algunas de las características más interesantes de esta herramienta:

• Visibilidad integral del inventario. XRP Enterprise para distribución integra datos provenientes de múltiples almacenes y canales de venta, proporcionando una visión completa del stock. Esto permite detectar rápidamente discrepancias entre el inventario físico y los registros digitales, y también reduce el riesgo de que se venda mercancía que no está realmente en el almacén.
• Actualización en tiempo Real. Al integrar esta solución con otros sistemas, como por ejemplo un terminal de punto de venta (TPV), el programa se encarga de actualizar, de manera automática, la información del inventario. Esta función es muy útil, ya que garantiza que tanto el stock físico como el virtual reflejen la situación actual, lo que es esencial para una distribución eficiente.
• Análisis predictivo y planificación de pedidos. Esta herramienta también incorpora herramientas de análisis y de previsión de la demanda que ayudan a anticipar las necesidades de reposición. Esto permite a las compañías optimizar el inventario, evitando excesos o carencias y mejorando la rentabilidad, ya que se mantienen en los niveles óptimos los costes de almacenamiento.
• Optimización de la cadena de suministro. La gestión centralizada del stock facilita la coordinación entre proveedores, almacenes y clientes. Cegid XRP Enterprise permite programar entregas, gestionar pedidos y optimizar las rutas logísticas, todo ello a la vez que se reducen los costes operativos y los tiempos de respuesta.
• Informes y trazabilidad. La plataforma ofrece informes detallados y personalizables que ayudan a monitorizar el rendimiento del inventario. Con estos datos, los responsables pueden identificar patrones de consumo, evaluar el tiempo medio de entrega de cada uno de los proveedores y ajustar la estrategia comercial en función de datos precisos y actualizados.
• Integración y escalabilidad. Cegid XRP Enterprise se integra de forma fluida con otros módulos de gestión empresarial, permitiendo a las empresas de distribución adaptar el sistema a sus necesidades específicas. Además, como todo el sistema funciona en la nube, puede crecer sin problemas a medida que el negocio se expande. Todo ello sin tener que hacer inversiones adicionales en infraestructura.

Como hemos visto, la principal diferencia entre el stock real y el virtual radica en la forma de gestionar el inventario. Si bien las empresas que tan solo cuentan con los bienes ya almacenados tienen algunas desventajas, no están sujetas a problemas de desabastecimiento cuando los clientes ya han comprado sus productos, lo que evita malestar y también acelera los plazos de entrega.

No obstante, ambos enfoques pueden ser interesantes en según qué situación. Por ello, programas como Cegid XRP Enterprise para distribución contemplan las dos clases de inventario. ¿Todavía no has digitalizado esta gestión en tu negocio? Te animamos a que contactes con nosotros para solicitar una prueba de nuestro producto y te ofreceremos el asesoramiento personalizado que necesita tu negocio.