Gestión Documental: clave para la productividad y seguridad de tu empresa

¿Qué es un gestor documental?

Si todavía sigues dependiendo del papel, es probable que no conozcas el funcionamiento de estos programas. Te lo explicamos de una forma sencilla. Se trata de herramientas especializadas que hacen más fácil la administración de la documentación en los negocios. Su funcionamiento es muy simple. A diferencia de lo que ocurría con los archivos físicos, estas soluciones te permiten centralizar toda tu información en un solo lugar. Y no solo eso. Al tratarse de aplicaciones digitales, no tendrás problemas para buscar y recuperar cualquier documento de una forma rápida y sin esfuerzo.

Hasta hace solo unos años, la gestión documental en las empresas y, sobre todo, en las más pequeñas, dependía completamente de los empleados y de su capacidad de organización. Esto ocasionaba numerosos problemas, como falta de espacio, dificultad para acceder a los documentos, etc. De hecho, el propio almacenamiento de todos estos ficheros ya se convertía en otro hándicap adicional. Y es que, con el tiempo, se quedaba pequeño.

Ni qué decir tiene que los gestores documentales han terminado con todos estos problemas. Si bien, el origen de estas soluciones digitales es bastante reciente, su penetración en el mercado está creciendo cada año. No en vano, proporcionan importantes ventajas a las empresas que ya han decidido dar el salto, como te mostraremos a lo largo del texto.

Existen características que marcan la diferencia entre los distintos gestores que hay disponibles en el mercado. Los más avanzados cuentan con las prestaciones que te exponemos a continuación.

Sistema de búsqueda avanzado

Para gestionar tu documentación, no es suficiente con digitalizar los documentos. Ten en cuenta que encontrarlos, incluso, si tus carpetas están bien organizadas, puede resultar algo muy pesado. La documentación se acumula muy rápido, ya que, durante al menos cuatro años, todas las facturas de tus clientes y proveedores debes guardarlas. Por esta razón, no basta con un disco duro y unas cuantas carpetas. Sin embargo, los gestores documentales profesionales disponen de una búsqueda avanzada que te localiza cualquier fichero de manera rápida. Para hacerlo, tienes varias alternativas.

Por un lado, puedes optar por introducir algunas palabras clave y, por otro, tienes la posibilidad de añadir etiquetas o tags a cada documento. Así, en el futuro, serás capaz de acceder a él más rápido. Además, puedes buscar por fecha o, incluso, por categorías específicas, esto es, facturas emitidas, recibidas, extractos bancarios, albaranes, etc. Todo ello con el objetivo de facilitarte el acceso a tus propios datos.

Control de versiones

A veces, un mismo fichero sufre numerosos cambios con el paso del tiempo. El principal problema que acarrea es que, si no cuentas con un respaldo, no podrás recuperar las versiones antiguas para solucionar posibles fallos posteriores, por ejemplo, al elaborar un presupuesto. Sin embargo, con la ayuda de un software especializado tienes la posibilidad de almacenar y gestionar diferentes versiones de cada documento.

De esta manera, se hace mucho más fácil el trabajo colaborativo entre los diferentes departamentos de tu empresa, que siempre estarán usando la versión actualizada. Eso quiere decir que, por un lado, evitarás los silos de datos y, por otro, tendrás versiones anteriores en el sistema por si quieres recuperar algún dato que ha sido borrado posteriormente.

Automatización del flujo de trabajo

Las soluciones profesionales te permiten automatizar muchos de los procesos diarios relacionados con la documentación de tu empresa. Es el caso de aprobar documentos, renovar archivos caducados, etc. Si configuras estos trabajos para adaptarlos a tus necesidades, reducirás las tareas administrativas. En consecuencia, te proporcionarán un importante ahorro de costes.

Seguridad y control de acceso

Las filtraciones son susceptibles de convertirse en un grave problema para tu negocio. Así, las externas, producidas por ciberataques, pueden tener consecuencias nefastas para la empresa. Y, por su parte, las internas constituyen un quebradero de cabeza por no saber cuál ha sido su fuente. Sin embargo, la ayuda de estas herramientas digitales te brinda la oportunidad de configurar permisos para que solo aquellos autorizados tengan acceso a los datos.

Por otro lado, te ofrecen un registro que te muestra todas las modificaciones que se han producido, quién las ha realizado y la fecha en la que han tenido lugar. De esta forma, te dará un mayor control sobre cada fichero.

¿Cómo elegir el software de gestión documental adecuado?

Además de las prestaciones que te hemos mostrado en apartado anteriores, en el mercado, hay muchas opciones disponibles. No obstante, existen algunos aspectos clave que debes tener en cuenta antes de elegir tu programa.

Facilidad de uso

Contar con programas demasiado complicados o con una gran cantidad de pestañas, puede ralentizar tu eficiencia. Por el contrario, si la aplicación es intuitiva y fácil de utilizar, todos tus trabajadores se podrán adaptar rápidamente a su uso y lograréis mejores resultados.

Integración

Un buen sistema de gestión de documentos ha de tener la capacidad de integrarse con el resto de tus sistemas, como por ejemplo un ERP o un CRM. De este modo, la sincronización de todos los datos será más sencilla y hará el trabajo más fácil. Además, todavía puedes aprovechar mejor sus funciones y optimizar al máximo tu eficiencia operativa si unificas todas estas tareas bajo una única plataforma de gestión de documentos. En consecuencia, evitarás pagar la licencia de varias aplicaciones y podrás conseguir un flujo de trabajo todavía más eficiente.

Personalización

Cada negocio es único y, por esta razón, es vital que tu sistema de gestión sea flexible y se adapte a tus necesidades. Por tanto, te recomendamos que escojas un software de gestión documental que te permita estructurar tus ficheros y tu método de trabajo como más te convenga.

También es fundamental que tenga una buena escalabilidad. Con el tiempo, tu empresa podría necesitar acceso para un mayor número de usuarios y la plataforma ha de ser capaz de asumirlos. El hecho de que este proceso se lleve a cabo de una forma rápida es crucial para que el software no se convierta en un cuello de botella para tu eficiencia.

Seguridad avanzada

Proteger la información confidencial de tu negocio es crucial. Las normativas comunitarias de protección de datos cada día son más estrictas y, por tanto, tienes que tomar las precauciones necesarias para garantizar su seguridad. Por esta razón, la mejor solución es contar con un software en la nube.

Este tipo de programas funcionan de manera remota, por lo que no necesitas una infraestructura en tu empresa para su gestión y mantenimiento. Gracias a eso, ahorrarás una gran cantidad de recursos y dispondrás de las mejores medidas de seguridad. No en vano, todos tus datos permanecerán encriptados y alejados de cualquier ciberdelincuente.

 Soporte técnico

Incluso, el mejor software necesita de un equipo de atención al cliente a la altura. La resolución de problemas y el asesoramiento personalizado para tu negocio son aspectos que no debes pasar por alto. Por este motivo, solo deberías confiar en empresas que puedan proporcionarte un servicio técnico rápido y eficiente. Cegid XRP Enterprise es la mejor solución para tu negocio. Y es que es la única herramienta que puede proporcionarte todas las características que te acabamos de mencionar

Los principales beneficios de un ERP para la gestión documental en las empresas

Al implementar este tipo de soluciones, estarás invirtiendo en varias ventajas para la empresa. Vamos a verlas:

• Aumento de tu eficiencia operativa: Gracias a los programas de gestión documental, serás capaz de eliminar por completo la dependencia de los archivos físicos. Por otra parte, te ayudarán a buscar la información de una forma más rápida y sencilla, por lo que ahorrarás tiempo y recursos.
• Mejora de la seguridad y cumplimiento normativo: Como ya te hemos explicado, las herramientas de gestión de la documentación disponen de funciones avanzadas de seguridad, como encriptación de datos, autenticación de usuarios, etc. Estas características son esenciales para cumplir con las normativas legales y proteger tu información confidencial.
• Reducción de costes: Al eliminar la necesidad de almacenamiento físico y optimizar los procesos internos, un sistema de gestión de documentos también minimiza otros gastos. Nos referimos a aquellos asociados a la impresión, el almacenamiento y la gestión manual de los archivos. Además, la automatización de tareas evita al máximo los posibles fallos humanos y mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo.
• Sostenibilidad y reducción del gasto en papel: Al digitalizar y automatizar la gestión documental, reduces considerablemente el uso de papel. De esta manera, contribuyes a un entorno de trabajo más sostenible y alineado con las prácticas ecológicas tan demandadas por la Agenda 2030.

Los pasos clave para implementar la gestión de la documentación en tu negocio

Sabemos que dar el salto a la digitalización no es una tarea sencilla, sobre todo, si previamente ya contabas con un archivo físico. Sin embargo, eso no debe preocuparte. El proceso en sí mismo no te llevará más de unos pocos días. Te mostramos los pasos a seguir:

• Analiza tus necesidades. Evaluar todo lo que te hace falta es el primer paso para llevar a cabo tu gestión del archivo. Tienes que identificar los documentos que vas a tener que digitalizar y todos los procesos que te interesa automatizar.
• Elige el software que mejor se adapte a tus demandas. Si sigues los consejos que te hemos dado en el apartado anterior, te resultará sencillo. Así, tras analizar lo que necesitas, deberás escoger la herramienta adecuada para gestionar tu documentación.
• Migración de toda tu información. Si decides no comenzar de cero y seguir contando con el almacenamiento físico, estarás duplicando el esfuerzo y no podrás beneficiarte de todas las ventajas que te acabamos de mostrar. Por eso, aunque este es el proceso más laborioso de todos, es fundamental para evitar que ningún fichero se quede sin digitalizar. Durante esta fase, debes organizarlos de forma que su acceso posterior te resulte cómodo. Para ello, la ayuda de etiquetas, palabras clave y categorías es muy importante, ya que luego la búsqueda, como te hemos mostrado, será más rápida.
• Formación de todo el personal. Aun cuando el programa elegido tenga una curva de aprendizaje rápida, siempre es recomendable que todos los trabajadores dominen a la perfección el nuevo sistema. Cuenta con el hecho de que algunos empleados se adaptarán rápidamente, mientras que otros se enfrentarán a más retos. Al ofrecerles una pequeña formación, algunos tutoriales y herramientas de ayuda, conseguirás un acomodo mucho más rápido al nuevo sistema de gestión.

La gestión documental es un componente esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y asegurar la correcta administración de su información. Implementar un software de gestión documental adecuado mejora la eficiencia y la productividad. Además, también garantiza la seguridad y el control de los datos en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y competitivo.

Elegir un sistema robusto y adaptable es clave para que la gestión de tu documentación se convierta en un activo estratégico que impulse el crecimiento y la sostenibilidad de la organización. En Cegid, hemos desarrollado Cegid XRP Enterprise, un sistema ERP que combina múltiples funciones para adaptarse a tus necesidades. No esperes más y ponte en contacto con nuestros especialistas. Te ofrecerán una solución a tu medida y podrás dar el salto a la digitalización de todo tu archivo.