¿Cómo registrar la jornada de los trabajadores móviles?

El registro de la jornada laboral se ha convertido en un tema de vital importancia para las empresas, especialmente desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que establece la obligación de llevar un control exhaustivo del tiempo de trabajo y las horas de entrada y salida de los empleados.

Sin embargo, la situación se complica cuando hablamos de trabajadores móviles, es decir, aquellos empleados que por la naturaleza de su trabajo están desplazándose de manera continua.

¿Cómo registrar la jornada de aquellos empleados que no están atados a una ubicación física específica?

¿Qué son los trabajadores móviles?

Para entender la complejidad del registro de jornada para un trabajador móvil es fundamental primero definir qué son los trabajadores móviles.

Estos son empleados cuya actividad laboral implica desplazamientos continuos, es decir, raramente se realiza desde un lugar fijo. Como ejemplos de trabajadores móviles podemos encontrar a los comerciales, técnicos de mantenimiento, repartidores y conductores de transporte de mercancías o pasajeros, entre otros.

A diferencia de los trabajadores que desempeñan su labor en una oficina o un centro de trabajo específico, los empleados móviles están en constante movimiento y, por lo tanto, requieren de soluciones flexibles para poder registrar su jornada laboral de manera que la empresa garantice el cumplimiento con la normativa específica.

¿Por qué es crucial registrar la jornada de los trabajadores móviles?

Registrar la jornada de los trabajadores móviles no solo es un requisito legal, sino que también es crucial para una gestión efectiva de los recursos humanos. El uso de soluciones tecnológicas adecuadas, la formación continua de los empleados y el cumplimiento estricto de la normativa de fichaje de trabajadores permiten a las empresas optimizar sus procesos, garantizar la equidad y evitar posibles sanciones.

Dado que un trabajador móvil representa un desafío particularen términos de control de tiempo, es esencial que las empresas adopten un enfoque proactivo y flexible para gestionar su jornada laborale. Al hacerlo cumplirán con la ley y, al mismo tiempo, promoverán un ambiente de trabajo más eficiente y justo para todos sus empleados.

La normativa sobre el registro de la jornada de trabajo

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece la obligatoriedad del registro diario de la jornada laboral para todos los empleados, independientemente de su tipo de contrato o sector de actividad.

Esta normativa se implementó como una medida para garantizar la transparencia en las relaciones laborales, prevenir el abuso de horas extraordinarias no remuneradas y asegurar que los derechos de los trabajadores sean respetados.

Según la ley, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus empleados. La responsabilidad de hacerlo recae directamente sobre las empresas, que deben dejar constancia tanto del momento de inicio como del de finalización de la jornada laboral.

Sin embargo, aunque la obligación de implementar y mantener el sistema de registro es del empleador, los empleados también tienen la responsabilidad de registrar correctamente sus horas de trabajo conforme a los procedimientos que establece la empresa.

¿Cuándo y cómo debe realizarse el registro?

El registro de la jornada debe realizarse de manera continua, es decir, debe incluirse cada día trabajado por el empleado.

No es suficiente registrar únicamente el total de horas trabajadas semanal o mensualmente; es imprescindible que el registro refleje cada jornada laboral de manera individual, mostrando claramente el momento en que comienza y termina la jornada. Este registro diario debe ser fiable y garantizar que no pueda ser alterado posteriormente.

Además, la empresa está obligada a conservar estos registros durante un mínimo de cuatro años. Durante este tiempo, los registros deben estar disponibles para su revisión en caso de una inspección por parte de las autoridades laborales, como la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En este sentido, el sistema de registro debe ser accesible y estar organizado de tal manera que permita una consulta rápida y eficiente de los datos.

¿Qué métodos deben utilizarse para el registro de la jornada?

El Real Decreto-ley 8/2019 no especifica un método concreto para llevar a cabo el registro de la jornada laboral, lo que permite a las empresas cierta flexibilidad para adaptar el sistema que mejor se ajuste a sus necesidades operativas.

Algunas opciones comunes incluyen sistemas manuales (como hojas de registro firmadas por los empleados), sistemas electrónicos (tarjetas de fichaje, terminales de control de acceso) y aplicaciones digitales que permiten el registro a través de dispositivos móviles o computadoras.

Sea cual sea el método elegido, debe cumplir con los requisitos de fiabilidad, inalterabilidad y accesibilidad establecidos por la normativa. La elección del sistema también debe tener en cuenta la naturaleza del trabajo de los empleados, como veremos en el caso de los trabajadores móviles.

Cómo se aplica la normativa de fichaje de trabajadores móviles

Aplicar la normativa de fichaje de trabajadores móviles presenta desafíos particulares debido a la naturaleza itinerante de su trabajo. A diferencia de los empleados que trabajan en una ubicación fija, como una oficina o una fábrica, los trabajadores móviles se desplazan constantemente entre diferentes lugares y esta movilidad complica el registro de su jornada laboral.

Sin embargo, no por ello están exentos de hacerlo, aunque sí el Real Decreto-ley sí permite cierta flexibilidad en cuanto al método empleado.

Debido a que un trabajador móvil no está en un lugar fijo donde podrían utilizarse terminales de fichaje tradicionales, las empresas suelen recurrir a soluciones tecnológicas más adaptadas a la movilidad. Entre las opciones más comunes se encuentran las aplicaciones móviles de fichaje y los sistemas de geolocalización.

Las aplicaciones móviles permiten a los trabajadores registrar su jornada desde cualquier ubicación, utilizando sus teléfonos inteligentes o tabletas. Además de registrar el horario de inicio y finalización de la jornada, estas herramientas también pueden integrar la geolocalización, lo que ofrece a las empresas un control más preciso sobre los movimientos de los trabajadores y la veracidad del registro.

Situaciones específicas para aplicar el registro de jornada a trabajadores móviles

El registro de jornada para trabajadores móviles debe aplicarse de manera coherente en diferentes situaciones laborales para garantizar el cumplimiento de la normativa y la eficiencia en la gestión del tiempo de trabajo.

Además de las consideraciones sobre el tiempo de desplazamiento, existen algunas situaciones específicas que las empresas y, en concreto, los departamentos de recursos humanos deben tener en cuenta a la hora de registrar la jornada de trabajadores móviles.

¿Hay que tener en cuenta el tiempo de desplazamiento?

Una de las preguntas más frecuentes a la hora de gestionar el registro de jornada para trabajadores móviles es la consideración del tiempo de desplazamiento entre diferentes ubicaciones de trabajo.

Según la normativa, el tiempo dedicado a desplazarse entre distintas localizaciones donde se realizan tareas laborales sí debe ser considerado como parte de la jornada laboral.

Por ejemplo, si un comercial se desplaza entre varias reuniones con clientes a lo largo del día, todo ese tiempo de traslado debe registrarse como tiempo de trabajo efectivo.

Sin embargo, es importante señalar que la normativa no exige que el tiempo de desplazamiento desde el domicilio del trabajador hasta la primera ubicación laboral del día (o desde la última ubicación al domicilio) sea contabilizado como jornada laboral, salvo que la empresa disponga lo contrario en sus políticas internas.

¿Qué pasa cuando el empleado móvil inicia y finaliza su jornada en diferentes puntos?

Dado que un trabajador móvil no siempre inicia y termina su jornada en el mismo lugar, el registro de las horas de trabajo debe adaptarse a esta realidad.

Las soluciones tecnológicas permiten a los empleados fichar desde cualquier ubicación, lo que facilita el control del tiempo de trabajo sin importar dónde se encuentren al inicio o final de su jornada.

Tareas realizadas durante los desplazamientos

En algunos casos, los trabajadores móviles realizan tareas específicas durante sus desplazamientos, como llamadas telefónicas a clientes o preparación de documentación.

Es importante que estas actividades también se incluyan en el registro de jornada, ya que forman parte del tiempo de trabajo efectivo. Las aplicaciones de registro de jornada que permiten añadir comentarios o detalles sobre las tareas realizadas son especialmente útiles en estos casos.

Atención a clientes en diferentes ubicaciones

Para trabajadores móviles que brindan servicios directamente a los clientes, como comerciales o consultores, el registro de jornada debe incluir el tiempo dedicado a cada cliente. Es decir, no debe contemplar solo el tiempo de la reunión sino, por ejemplo, el tiempo dedicado a la comida con el cliente.

Esto no solo facilita el control de la jornada laboral, sino que también puede ser útil para la facturación y la gestión de relaciones con los clientes.

Adaptar los sistemas de registro de jornada para trabajadores móviles

Aunque la normativa de fichaje es aplicable a todos los trabajadores, incluidos los móviles, las empresas deben adaptar sus sistemas de fichaje para reflejar la naturaleza dinámica de estas actividades.

De esta manera, la organización se asegurará de cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, de respetar los derechos de los trabajadores móviles.

La implementación práctica de un sistema de fichaje para un trabajador móvil requiere, por lo tanto, que las empresas elijan herramientas que cumplan la normativa pero que, además, se integren de manera eficiente en las operaciones diarias.

Es fundamental que el sistema seleccionado sea fácil de usar para los trabajadores móviles, minimizando la interrupción en su rutina diaria, y que al mismo tiempo proporcione datos fiables y verificables.

Afortunadamente existen diversas soluciones tecnológicas que pueden facilitar el registro de jornada para trabajadores móviles. Estas herramientas permiten a las empresas cumplir con la normativa de fichaje de trabajadores mientras simplifican el proceso de control de la jornada laboral.

Aplicaciones móviles de registro de jornada

Estas aplicaciones permiten a los empleados fichar desde cualquier lugar utilizando su teléfono móvil o dispositivo portátil. El registro se realiza en tiempo real y puede incluir datos de geolocalización, lo que añade una capa adicional de precisión al control del tiempo de trabajo.

Además, estas aplicaciones suelen integrarse con otros sistemas de RRHH, lo que facilita la gestión global del tiempo de trabajo.

Sistemas de geolocalización

Son sistemas que permiten a la empresa rastrear la ubicación de los empleados en tiempo real, lo que facilita el control de sus desplazamientos y el registro de su jornada laboral.

Si bien el uso de geolocalización puede plantear preocupaciones en términos de privacidad, su implementación adecuada y el cumplimiento de la normativa de protección de datos pueden mitigar estos riesgos.

Software de gestión de RRHH

Muchas empresas optan por utilizar un software especializado de gestión de recursos humanos que incluye funciones de registro de jornada.

Estos sistemas permiten registrar el tiempo de trabajo de manera automática y ofrecen reportes detallados que facilitan la gestión y la supervisión del cumplimiento de la normativa.

Cómo Cegid Visualtime puede ayudar en el registro de la jornada de trabajadores móviles

Cegid Visualtime es una herramienta avanzada de gestión de tiempo y de recursos humanos que ofrece soluciones efectivas para el registro de la jornada de los trabajadores móviles, diseñadas para cumplir con la normativa vigente.

Este software permite a las empresas llevar un control detallado y en tiempo real del tiempo de trabajo de sus empleados, independientemente de su ubicación gracias a su aplicación móvil de fichaje, intuitiva y fácil de usar.

Además, Cegid Visualtime se integra con sistemas de geolocalización que permiten rastrear la ubicación de los trabajadores móviles, garantizando un registro de jornada fiable y adaptado a la realidad y necesidades concretas de su trabajo.

Cegid Visualtime genera también informes detallados que facilitan la gestión del tiempo de trabajo y la supervisión del cumplimiento de la normativa. Estos informes son esenciales para mantener la transparencia y la eficiencia en la gestión de recursos humanos.