Cómo hacer el cierre contable paso a paso

¿Qué es el cierre contable anual?

Antes de nada, vamos a explicarte en qué consiste el cierre anual contable. Se trata de un proceso contable de revisión y de ajuste de todos los registros contables del negocio. Como ya te hemos dicho, para realizar este proceso, es necesario esperar a que concluya el año fiscal. En la práctica, el procedimiento resulta muy sencillo. Así, debes cuadrar todas las cuentas, verificar los saldos y, de ser necesario, ajustar todo lo que haga falta antes de preparar tus estados financieros. El objetivo de todo este trabajo es garantizar que tu información contable es fiel a la realidad económica de la empresa. Además, estarás asegurándote de cumplir con la normativa contable vigente y evitarás sanciones, ya que, así, cumplimentarás tus modelos fiscales sin errores.

¿Cuándo se cierra el año contable?

El plazo para llevar a cabo esta tarea va desde el 1 de enero del año siguiente tras la finalización del año fiscal hasta el 31 de marzo. No obstante, lo más recomendable es que lo tengas listo cuanto antes para evitar contratiempos y para solucionar los posibles errores antes de que sea demasiado tarde.

¿Por qué es tan importante el cierre del año contable?

La realización del cierre contable de una empresa tiene implicaciones en diversos aspectos de tu negocio. Como ya has visto en el apartado anterior, te ayuda a cumplir con todas las obligaciones legales y con tus declaraciones de impuestos. Por otra parte, ten en cuenta que muchos negocios están obligados a presentar sus estados financieros. De ser tu caso, evitarás errores que podrían acarrearte problemas más tarde.

En otro orden de cosas, el cierre del ejercicio contable también tiene una gran relevancia a nivel estratégico. Una vez tengas hecho tu asiento de cierre, sabrás con exactitud cómo se encuentra la salud financiera de tu empresa. Con esa información, podrás tomar decisiones basadas en datos reales y objetivos. Todo ello con el objetivo de trazar una estrategia para afrontar el próximo ejercicio.

Paso a paso para realizar el cierre de cuentas en tu empresa

¿No sabes cómo hacer el cierre contable? A continuación, verás todo lo que necesitas para comenzar con este trámite y cómo realizarlo de manera adecuada.

Revisión de los registros contables

Lo primero que debes hacer es revisar todos los registros que has anotado con anterioridad en tus libros de cuentas. Para ello, es recomendable que tengas a mano toda la documentación relacionada con los diferentes gastos e ingresos. Así, podrás comprobar que todas las fechas y cantidades cuadran con las que ya aparecen en la contabilidad.

Es posible que te encuentres con algún fallo, ya sea porque algún registro se ha duplicado o bien que las cantidades no coinciden con las reales. Por otra parte, tampoco es de extrañar que algún gasto o ingreso no conste en los libros. En ese caso, debes incorporarlo. Por tanto, seguramente tengas que incluirlo en tus declaraciones de impuestos posteriores. Recuerda que tienes un máximo de cuatro años para hacerlo. Sin embargo, al realizar el cierre no deberías tardar más de un ejercicio completo en rectificarlo.

Conciliación de las cuentas bancarias

A pesar de que esta acción ya deberías haberla llevado a cabo periódicamente a lo largo del año, es importante que vuelvas a comprobar cada una de tus cuentas. Los saldos tienen que coincidir con lo reflejado en los registros contables. Para ello, es suficiente con que compruebes tus extractos bancarios con fecha de 31 de diciembre. No se trata de reflejar la situación real del momento en el que realizas el cierre, sino del momento en el que concluyó el año fiscal.

Amortización y depreciación de tus activos

Algunas soluciones avanzadas, como Cegid XRP Business, ya son capaces de realizar las amortizaciones de manera automática. Sin embargo, si no es tu caso, tendrás que aplicarlas manualmente. Para hacerlo, has de tener en cuenta todos los activos que tienen una vida superior a un año, como por ejemplo la maquinaría, los vehículos o los equipos informáticos. Después, aplica los índices máximos establecidos por la Agencia Tributaria o bien usar porcentajes más bajos para ello. La amortización tiene que reflejarse en el libro diario de la siguiente forma en función de la clase de activo. Veamos este ejemplo de cierre de ejercicio contable:

• Debe. Amortización del Inmovilizado Intangible (680) — X euros
• Haber. Amortización acumulada del Inmovilizado Intangible (280) — X euros
• Debe. Amortización del inmovilizado material (681) — X euros.
• Haber. Amortización acumulada del immovilizado material (281) — X euros.

La depreciación, por otro lado, se contabiliza así en un ejemplo de cierre contable:

• Debe. Pérdidas por deterioro y otras dotaciones (69) — X euros.
• Haber. Deterioro de valor de activos no corrientes (29) — X euros.
• Haber. Deterioro de valor de las existencias (39) — X euros.
• Haber. Deterioro de valor de inversiones financieras a corto plazo (59) — X euros.

Considera que la depreciación de tus activos tendrá un impacto directo sobre tu patrimonio neto (PN). Por tanto, si bien amortizar tus activos te ayudará a pagar menos impuestos, también repercutirá negativamente sobre el valor total de tu negocio. Eso sí, te recomendamos que siempre trates de ajustar estas cifras a la realidad. Un PN irreal te perjudicará, ya que habrás pagado más tributos cada ejercicio. Y a la hora de la verdad, en caso de necesidad, no podrás convertir esos activos en liquidez para el negocio por el valor estimado.

Provisiones

¿A lo largo del año has experimentado dificultad para afrontar tus pagos? Las provisiones son muy útiles para protegerte de posibles riesgos, como por ejemplo, la morosidad de tus clientes o pérdidas imprevistas. El cierre del ejercicio contable es el momento para que las incluyas en tu contabilidad. Así, si en el futuro necesitas hacer uso de ese dinero, no tendrás que pedirlo prestado.

Ajuste del inventario

Solo tienes que realizar esta acción si tu empresa cuenta con un almacén. Es importante que realices un cierre del inventario con fecha de 31 de diciembre. Así, podrás ajustar el valor real de tu mercancía y tendrás un punto de partida para anotar los cambios de tu inventario a partir de esa fecha. La variación de existencias entre el final y el comienzo del ejercicio también tiene que aparecer en tu cierre en el libro diario. Vamos a verlo con un ejemplo de cierre contable:

• Debe. Variación de existencias de mercaderías (610) — X euros.
• Haber. Mercaderías (300) — X euros.

Cierre de las cuentas de ingresos y gastos

Una vez que has incluido toda la información anterior y que tus cuentas cuadran, llega el momento de poner punto y final al ejercicio. Con este fin, tienes que cerrar las cuentas de ingresos y gastos, y, de este modo, conocer si has obtenido pérdidas o beneficios.

En primer lugar, agrupa todas tus cuentas de ingresos y las de gastos. A continuación, mediante una sencilla operación al restar de los ingresos los gastos, obtienes el resultado. Estos datos ya te permiten pasar al siguiente punto del cierre de contabilidad.

Elaboración de los estados financieros

Preparar los informes financieros de tu negocio es una tarea obligatoria en muchos casos, pero no siempre. Sin embargo, es recomendable hacerlo, ya que te brindan una valiosa información:

• Cuenta de resultados. Aquí se refleja la cifra obtenida en la operación que te hemos mostrado anteriormente. Al desglosar todos los ingresos y los gastos, se obtiene el resultado final del ejercicio. Si es positivo, ha habido beneficios. Si, por el contrario, es negativo, es que la empresa ha tenido pérdidas en el ejercicio.
• Balance general. Al contar con todos los datos actualizados gracias a este informe, puedes ver de manera sencilla cuál es la situación real del negocio. No en vano, muestra todos sus activos y pasivos, y te permite calcular el patrimonio neto.
• Estado de flujo de efectivo. El flujo de caja o cashflow es una métrica fundamental para conocer tu capacidad de hacer frente a las obligaciones a corto plazo. Gracias a este informe, verás todas las entradas y salidas de efectivo que se han producido a lo largo del año y analizar así tu liquidez.
• Estado de cambios en el patrimonio neto. Este estado financiero no es obligatorio, salvo que tu empresa cumpla con unos requisitos. Entre ellos, que supere los 4 millones de euros de activo, que su cifra de negocio sea mayor a los 8 millones, y que el número de empleados medios a lo largo del año supere los 50. No obstante, es recomendable que lo calcules, ya que te informará sobre la evolución financiera de la empresa y te ayudará a tomar mejores decisiones.

Antes de proceder a la presentación de tus estados financieros, te recomendamos que realices otro repaso final a toda la documentación. Así, evitarás fallos que podrían ocasionarte sanciones. Recuerda que siempre debes seguir los criterios del Plan General de Contabilidad y también los fijados por la Agencia Tributaria.

 Asiento de cierre de contabilidad

El asiento de cierre contable es obligatorio y sirve para saldar todas las cuentas de la empresa. Al igual que ocurre cada 1 de enero con el asiento de apertura, debes incluirlo en el Libro Diario. Pero, ¿cómo lo debes hacer? Es mucho más sencillo de lo que parece, aunque puede llevarte mucho trabajo si lo realizas de manera manual. Ten en cuenta que todas las cuentas en las que hayas hecho algún apunte a lo largo del año han de quedar a cero. Vamos a ver un ejemplo del asiento de cierre:

• Debe. Todas las cuentas de pasivo los grupos 1 a 5 con saldo acreedor o cero— X euros
• Haber. Todas las cuentas de activo los grupos 1 a 5 con saldo deudor o cero — X euros.