Absentismo Laboral: tipos y cómo gestionarlo

El absentismo laboral es toda aquella ausencia o abandono del puesto de trabajo y de los deberes anexos al mismo. También es una de las grandes preocupaciones para las empresas.

Conocer las causas del ausentismo laboral, los principales tipos que existen y la forma de gestionarlo adecuadamente es clave para mantener la productividad, los costes y la motivación en los niveles deseables.

Una de sus características es que es multicausal, es decir, se produce por múltiples causas y, además, existen varios tipos de absentismo laboral. Puede darse de forma justificada o no, incumpliendo las obligaciones establecidas en el contrato de trabajo.

El absentismo puede influir profundamente en los resultados empresariales y es fundamental analizar cómo reducir el absentismo laboral para mantener el buen clima laboral y la productividad de la empresa.

En España se estima en un 5% la tasa media de absentismo, aunque no todos los sectores lo sufren igual. Una vez conocida la realidad del absentismo laboral, ¿qué pueden hacer las empresas para combatirlo? ¿Cómo gestionarlo para mejorar la productividad laboral?

¿Qué es el absentismo laboral?

La Real Academia Española define el absentismo como la “abstención deliberada de acudir al lugar donde se cumple una obligación”. En su segunda acepción, la RAE añade el matiz de la frecuencia con que ocurre dicha falta, al definirlo como “abandono habitual del desempeño de funciones y deberes propios de un cargo”.

El absentismo, en definitiva, se entiende como la ausencia de una persona de su puesto de trabajo en horas que correspondan a un día laborable dentro de su jornada pactada. El absentismo es independiente de la modalidad de trabajo y, de hecho, el absentismo en el teletrabajo es más frecuente de lo que a priori cabría pensar.

Una de sus características es que es un fenómeno multicausal. Y, por eso, detectar y gestionar los diferentes tipos de absentismo laboral es una de las principales dificultades a las que debe enfrentarse una compañía cuando hablamos de gestión de recursos humanos

¿Cuánto absentismo laboral hay en España?

En España no existen estimaciones oficiales sobre los costes y la magnitud del absentismo. Sin embargo, para analizar el absentismo laboral en España podemos observar la Encuesta Trimestral del Coste Laboral. Esta encuesta, elaborada por el INE, ofrece información sobre el número de horas trabajadas y no trabajadas, desglosando estas últimas según sus motivos. Sobre ellas es posible estimar las horas de absentismo.

Según la última encuesta publicada, en el primer trimestre de 2023 se han perdido, de media, 3,9 horas a la semana, la mayoría (2,4) por vacaciones y fiestas disfrutadas, 1 por bajas por incapacidad laboral y 0,3 por licencias de paternidad o maternidad. El resto de las horas no trabajadas (0,2) se debe a otras causas como otros permisos remunerados, conflictividad laboral, razones técnicas económicas, organizativas, de producción y/o fuerza mayor.

Otro de los documentos referentes para analizar el grado de absentismo laboral en España es el Informe Adecco sobre empresa saludable y gestión del absentismo elaborado desde hace 12 años por The Adecco Group Institute. Según la última publicación, la tasa de absentismo en España para el primer trimestre de 2023 ha sido del 6,5%, una cifra 0,2 puntos porcentuales menor que la alcanzada en el cuarto trimestre de 2022. Al analizar la jornada pactada y las horas de absentismo de este periodo, podemos concluir que las horas no trabajadas por absentismo equivalen a que más de un millón de asalariados no hubiesen acudido a su puesto de trabajo.

En 2022, la tasa de absentismo se incrementó hasta el 6,8%, el segundo dato más alto de la serie histórica, alcanzado en 2020 con un 7,1%. En cuanto al absentismo por incapacidad temporal, el más importante, la tasa fue del 5,1%.

¿A qué se debe el absentismo laboral?

Una vez comprendido qué es el absentismo laboral es conveniente analizar por qué puede producirse para, de esta manera, dar respuesta a la pregunta que preocupa a toda organización: ¿cómo disminuir el absentismo laboral?

Parece obvio que cuando una persona se encuentra a gusto, reconocida y motivada dentro de su puesto de trabajo será más propensa a dar lo mejor de sí misma y procurará tener las menos faltas de asistencia posibles. Pero puede suceder que esa persona, de pronto, contraiga una enfermedad o tenga una circunstancia personal desfavorable. En ese caso, comenzará a faltar más.

Y es que una de las características del absentismo laboral es que es multicausal, es decir, derivado de múltiples causas, como por ejemplo:

• Accidentes y enfermedades laborales.
• Enfermedades y accidentes de origen no laboral.
• Licencias y permisos legales, como el permiso de maternidad o paternidad.
• Baja por embarazo o período de lactancia.
• Ausencias no autorizadas, es decir, las ausencias injustificadas o las faltas de puntualidad.
• Conflictos laborales, como por ejemplo huelgas.

Debida a esta naturaleza multicausal puede ser complicado de gestionar y calcular. La realidad es que, a efectos prácticos, una empresa debería llevar un registro total del ausentismo de sus trabajadores independientemente de sus causas, pero también contemplando los tipos de absentismos más frecuentes.

Y es que, evidentemente, no es lo mismo una ausencia por una baja médica que una ausencia porque el empleado se ha quedado dormido, por ejemplo, o porque tiene una baja motivación. Tampoco tendrá, a la larga, las mismas implicaciones para la empresa y para el trabajador.

De todas formas, podemos establecer una serie de causas que nos ayuden a comprender su naturaleza. Y aunque a priori pueda parecer que el absentismo se debe principalmente a causas originadas en el trabajador, también puede tener su origen en la propia empresa.

Causas de absentismo laboral por parte del trabajador

Entre las causas que se originan del lado del trabajador y que darán a los equipos de recursos humanos claves sobre cómo reducir el absentismo laboral se encuentran:

• Motivos personales o familiares desfavorables: Debidos a accidentes, el cuidado de otras personas o compromisos familiares. En este caso, el absentismo puede generalmente preverse y justificarse.
• Enfermedades: Pueden ser crónicas o específicas, justificadas y reales e incluso casos ficticios o exagerados de forma voluntaria para prolongar o justificar la falta de asistencia.
• Dificultades en la conciliación: Cuando el empleado encuentra obstáculos a la hora de conciliar su vida laboral con su vida personal y familiar, es posible que acabe priorizando una de las últimas dado que, además, puede llegar al síndrome de burn out y tener mucho estrés.
• Motivos de fuerza mayor, como por ejemplo fallos en el sistema de transporte o problemas con la conexión a Internet en el caso del absentismo en teletrabajo.
• Motivos personales, como estrés laboral, pruebas médicas, exámenes académicos o alguna otra circunstancia que pueda afectar a la autoestima, la jornada y el compromiso de las personas empleadas.

Causas de absentismo derivadas de la empresa

Por su parte, a la hora de detectar posibles medidas para reducir el absentismo laboral las empresas también deberán mirar a su propio ombligo y analizar si se están produciendo alguna de las siguientes situaciones:

• Insatisfacción laboral y escaso reconocimiento al trabajo. Cuando un empleado no se siente vinculado con la organización o siente que su trabajo no recibe el reconocimiento adecuado, es responsabilidad de la empresa evaluar las razones.
• Falta de supervisión. En ocasiones las empresas no establecen controles ni evaluaciones, con lo que se vuelven más vulnerables ante el absentismo de sus trabajadores. Es necesario, por lo tanto, calcular el grado de absentismo existente y desarrollar mecanismos para luchar contra él. Una buena idea es crear un plan de acción contra el absentismo que actúe como una norma de funcionamiento interno.
• Falta de motivación y estímulos y pocas expectativas de crecimiento. Es necesario que en las organizaciones se genere un clima que haga sentir a los empleados que pueden alcanzar sus aspiraciones y metas profesionales, de lo contrario pueden sentir desmotivación y falta de ganas de trabajar. Esto, evidentemente, puede conllevar un aumento en las ausencias laborales.
• Malas condiciones laborales y ambiente de trabajo poco adecuado. Cuando los espacios, el clima de la organización y los vínculos que se dan dentro de la empresa no son los adecuados, esta es mucho más vulnerable a que los empleados incumplan con sus obligaciones laborales.
• Rotación de personal y elevado índice de absentismo. Los cambios constantes en la organización, así como un elevado índice de absentismo, hacen que los empleados pierdan motivación, sentido de pertenencia e identificación con la empresa. Por lo tanto, son más propicios a buscar excusas para ausentarse de su puesto de trabajo.
• Otras circunstancias, como un clima en el que reine un estrés generalizado, jornadas demasiado largas o una deficiente gestión de los conflictos.

Tipos de absentismo laboral

Además de atender a las causas que lo originan, cuando una empresa tiene un elevado índice de ausencia de sus trabajadores también debe analizar qué tipo de absentismo laboral es el que se está dando en mayor medida.

Las causas, el preaviso o la ubicación suponen distintos tipos de absentismo. En consecuencia, se dan diferentes afecciones en el normal desarrollo de la organización y la respuesta a cómo reducir el absentismo laboral puede ser diferente en cada caso.

En este sentido, una investigación realizada en los años 80 en la Universidad de Bradford llegó a la conclusión de que el absentismo frecuente de corta duración perjudica más que las bajas o ausencias a largo plazo. ¿Por qué? La respuesta parece lógica: estas ausencias cortas e inesperadas rompen la planificación y distorsionan el funcionamiento diario, sin dejar a la empresa margen para prever cómo cubrir esa baja.

De aquí se desprende que es fundamental diferenciar el tipo de absentismo que está teniendo lugar porque, además, en función de esto la empresa podrá reaccionar de una u otra manera.

• Previsible o no previsible

La persona trabajadora se ausenta de su puesto de trabajo avisando o no a la organización. En cualquier caso, deberá presentar un justificante, y la previsibilidad deberá ser motivo o no de una amonestación en función de que hubiera sido o no notificada con antelación. Entre los tipos de absentismo más dañinos para el funcionamiento de una organización destaca el no previsible puesto que no deja margen de actuación a los gestores de recursos humanos para suplir la baja de quien se ausenta. Por lo tanto, será mucho más difícil encontrar medidas para reducir el absentismo.

• Justificado o no justificado

Hay dos tipos de ausencias según la documentación presentada. En los casos más comunes, se suele considerar absentismo justificado a aquel que cuenta con un justificante: médico, de ingreso hospitalario propio o de un familiar de primer grado, obligaciones electorales…

• Voluntario o involuntario

El absentismo voluntario es uno de los tipos de absentismo laboral más frecuentes. Sucede cuando una persona elige de manera voluntaria pasar más tiempo fuera del trabajo para satisfacer sus necesidades personales.

El principal inconveniente de este tipo de absentismo es que aumenta la carga de trabajo para otros miembros del equipo, pero en ocasiones es totalmente justificable, como el caso de las vacaciones o días festivos disfrutados.

Por su parte, el absentismo involuntario es uno de los tipos de absentismo más difíciles de controlar y gestionar. Escapa totalmente del control de las empresas y sus causas son por ejemplo una pandemia o una crisis económica o civil.

• Absentismo presencial y emocional

Paradójicamente, es el tipo de absentismo más difícil de detectar. El trabajador acude a su puesto de trabajo pero no realiza las tareas pertinentes a las labores que van ligadas a su puesto durante toda o parte de su jornada.

Entre los hechos que suelen provocar un mayor absentismo presente se encuentra navegar por redes sociales o consultar el móvil personal.

Dentro de esta categoría se encontraría también el absentismo emocional, que es un tipo de absentismo presente en el que el empleado está continuamente distraído y falto de concentración, ya sea por baja motivación, por problemas personales, por depresión…

El absentismo emocional es tal vez el que más controversia levanta, pero las empresas se esfuerzan cada día más por evitarlo. Se trata de una desconexión emocional, una pérdida de productividad con origen emocional como desmotivación o falta de implicación en la empresa o el proyecto, síndrome de desgaste profesional por estrés o directamente estar viviendo un proceso de depresión o situaciones personales que le impiden rendir adecuadamente.

¿Qué efectos tiene el absentismo en las empresas?

Aunque parezca paradójico, conocer los efectos del absentismo es el primer paso para dominar sus causas. Este problema se manifiesta de diversas formas pero todas llevan a una misma conclusión: algo no va bien.

Cuando el absentismo se convierte en una práctica generalizada, las actividades y la productividad de las empresas se ven claramente perjudicadas. Será entonces imperante encontrar soluciones que indiquen cómo evitar el absentismo en la empresa.

• Se reduce la productividad o la excelencia en el servicio. Cuando hay absentismo generalizado cumplir con los objetivos y plazos es una meta casi imposible y pueden darse, por ejemplo, retrasos en la producción o una atención al cliente deficiente. Estos, por su parte, perjudicarán a la imagen corporativa y la rentabilidad.
• Perjudica a todos los trabajadores ya que fomenta la descoordinación de equipos y pone una carga extra de trabajo en las personas que sí asisten a su puesto laboral. Esto hace, además, que haya una desmotivación por parte de los trabajadores y empeore el clima laboral.
• Dispara los costes. Esta es tal vez la consecuencia más evidente del absentismo generalizado, y es que cuando alguien falta otra persona tiene que hacer horas extraordinarias para cubrirlo o bien la empresa tiene que contratar a otra persona. Según los datos publicados en el XI Informe sobre empresa saludable y gestión del absentismo, elaborado desde hace 12 años por Adecco Group Institute, el coste bruto del absentismo laboral durante 2021 fue de 37.000 millones de euros, un 3,1% del PIB.
• El absentismo dificulta la retención del talento: cuando en la empresa hay un problema grave se entra en un ciclo interminable de despidos, contrataciones y capacitaciones.

Cuando percibimos estos efectos en nuestro equipo tenemos un problema de absentismo laboral.

¿Qué es la tasa de absentismo y cómo calcularla?

Cuando hablamos de absentismo no podemos dejar de mencionar la tasa o índice de absentismo. Esta indica la proporción de horas no trabajadas por los empleados por el motivo que sea en comparación al total de horas acordadas en su contratación.

La forma de calcularla de una manera sencilla es dividiendo el número total de horas de absentismo entre el número total de horas trabajadas, multiplicado por 100.

También puedes utilizar la calculadora de absentismo laboral que hemos creado en Cegid-Visualtime para ayudarte a valorar qué situación existe dentro de tu empresa. Por su parte, el ya citado Informe Adecco sobre empresa saludable y gestión del absentismo propone calcular el absentismo de la siguiente manera:

El punto de partida para estimar el absentismo es calcular las horas pactadas efectivas mensuales. Para ello es necesario, en primer lugar, sumar las horas pactadas (en convenios colectivos o contratos de trabajo) con las horas extraordinarias que eventualmente se hubieran realizado. Luego, a ese total hay que restarle las horas no trabajadas por vacaciones y días festivos, así como también las horas no trabajadas por Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (en adelante, ERTEs). El resultado de estas sumas y restas son las horas pactadas efectivas.

XII Informe Adecco sobre empresa saludable y gestión del absentismo

La complicación surge cuando se quiere analizar los factores que intervienen en el absentismo, un dato muy interesante para las empresas.

El factor de Bradford y el absentismo laboral

Cuando hablamos de gestión de absentismos es importante identificar qué casos suponen más faltas al puesto de trabajo, puesto que estos serán los que tengan un mayor coste organizativo para la empresa.

Estamos hablando en este caso del absentismo recurrente, que podemos calcular a través del llamado factor de Bradford.

Este factor es el resultado de una investigación realizada en los años 80 en la Universidad de Bradford (Reino Unido). En esta investigación se llegó a la conclusión de que las ausencias frecuentes de corta duración perjudican más que las ausencias a largo plazo. ¿La razón? Se considera que las ausencias cortas y sin aviso rompen la planificación inicial y distorsionan el funcionamiento diario de la empresa.

En base a esto se ideó una fórmula que permitiera a las empresas calcular el grado de absentismo y su duración. De esta forma, se puede determinar más fácilmente el impacto que el ausentismo laboral tiene en una organización dando más peso a las ausencias repetitivas y a corto plazo. La fórmula del factor de Bradford es S x S x D = B, donde:

• S es el número total de ausencias de un empleado durante un periodo de tiempo determinado.
• D representa el número total de días de ausencia de esa persona durante ese mismo periodo de tiempo.
• B es el resultado en puntos del factor de Bradford.

En definitiva, se trata de tomar el total de periodos de ausencia, multiplicarlo por sí mismo y después multiplicarlo por el total de días de absentismo. Este cálculo arrojará un número que, cuanto más alto sea, más perjudicial será para la empresa.

Medidas para reducir el absentismo

A la hora de averiguar cómo evitar el absentismo en una empresa son varias medidas las que se pueden poner en marcha, desde el establecimiento de políticas de control de ausencias hasta la mejora del clima y las condiciones laborales que aumenten la satisfacción de los trabajadores.

Creación de un plan de control de ausencias

Es fundamental crear un buen plan de control de ausencia y políticas que fomenten la asistencia de los trabajadores. En este sentido, los empleados deben estar informados acerca de las consecuencias de faltar al trabajo sin una razón justificada, así como de los procedimientos que deben seguir para notificar una ausencia.

Estas políticas deben ser escritas y formales y funcionan como normas dentro de la organización. Dentro de estos mecanismos diseñados pensando en cómo reducir el absentismo laboral es importante establecer una adecuada política de registro de control horario que, además, sea acorde a lo que establece la legislación española.

También será importante establecer procesos sencillos y claros para notificar y registrar las ausencias previstas.

Fomento de las medidas de conciliación

Una de las principales causas del absentismo es la dificultad de conciliar vida personal, familiar y laboral. Y es que cuando un trabajador tiene que hacer encaje de bolillos para llegar a todo, al final acaba sintiendo baja motivación, aumenta su nivel de estrés y su capacidad para rendir disminuye notablemente.

Probablemente, acabe siendo un problema de absentismo, especialmente si tenemos en cuenta que los retrasos en la hora de llegada también son un tipo de absentismo. Por lo tanto, usar las medidas de conciliación para dar más flexibilidad tanto a los trabajadores como a sus familias y darles la posibilidad de adaptar su jornada y horarios resultará más fácil que hacer frente a un absentismo recurrente.

Mejora del clima laboral y la motivación de los trabajadores

Otra de las grandes causas del absentismo es el desgaste o la falta de motivación. Si una persona se siente vinculada al proyecto, siente que se reconoce su trabajo y que tiene posibilidades de crecer junto a la empresa será mucho más propensa a dar lo mejor de sí misma que si siente desmotivación o hay un mal clima laboral. Y, consecuentemente, se esforzará en mayor medida para no tener que faltar nunca a su trabajo.

Por lo tanto, a la hora de plantearse cómo prevenir el absentismo laboral la empresa debe mirar también hacia su interior y analizar cómo es ese clima laboral. ¿Está sano o hay algo que lo perjudique? ¿Hay demasiado estrés y presión sobre los trabajadores? ¿Se cumplen las jornadas laborales o estas son demasiado largas?

Establecer una política de mejora del clima laboral siempre será una garantía contra el absentismo. Por ejemplo, organizar talleres para fomentar el trabajo en equipo, crear una política de recompensas mediante beneficios salariales o de otro tipo (bono de cultura, asistencia de guardería, asociación con un gimnasio, seguro sanitario, formación…) o invitar a los equipos a sesiones de team building son medidas muy efectivas para reducir el absentismo mejorando la satisfacción laboral.

Mejora de la planificación estratégica

Esta en realidad no es una medida que de respuesta a la empresa a la hora de analizar cómo reducir el absentismo laboral, pero sí le ayudará a tener más margen de maniobra para que este no sea tan perjudicial.

Si una empresa mejora su planificación, las ausencias de sus empleados tendrán un menor impacto sobre el resultado final.

Asimismo, es necesario que haya una buena comunicación interna para que tanto el departamento de recursos humanos como los departamentos que pueden verse afectados por la ausencia de un trabajador tengan conocimiento de que esta ausencia va a producirse. De esta manera será más sencillo que se planifiquen adecuadamente para cubrir la baja correspondiente.

En definitiva, a la hora de analizar como reducir el absentismo laboral es importante que las empresas se enfoquen en su valor humano. Fomentar la motivación y el bienestar de las personas, ofrecerles medidas de flexibilización que les permitan conciliar, crear un clima laboral adecuado que reduzca el síndrome de burn out y el estrés… En realidad, estos deberían ser los secretos. Eso y, también, establecer mecanismos y procesos que permitan responder con mayor facilidad y rapidez a los casos de absentismo que, inevitablemente, se darán.

¿Cómo hacer una correcta gestión de absentismos?

La gestión de equipos está muy relacionada con la gestión del absentismo. Por una parte, una gestión adecuada será capaz de retener el talento y motivar a los trabajadores, que tendrán un mayor grado de implicación y menos predisposición a faltar a su puesto de trabajo. Por otra, controlar las ausencias y fomentar la presencialidad real ayudará a que el resto del equipo mantenga un grado de motivación adecuado.

Al fin y al cabo, el absentismo puede ser un verdadero problema para las empresas en muchos ámbitos:

• Supone una pérdida de productividad.
• Hace que aumenten los costes directos, como salarios, prestación por incapacidad temporal, cotizaciones sociales, horas extraordinarias de otros trabajadores y/o sustituciones…
• Un elevado índice de absentismo empeora el clima laboral.
• Supone una sobrecarga de tareas para los demás trabajadores.

Por eso es importante que los equipos de recursos humanos conozcan sus causas e implicaciones para, de esta manera, poder realizar un plan de acción que permita reducirlo.

4 pasos para averiguar cómo evitar el absentismo en tu empresa

Además, con la ayuda de un software como Cegid Visualtime pensado para la gestión del tiempo y un equipo de recursos humanos eficiente podrás controlar todo lo que pasa con tus equipos y puestos de trabajo de forma centralizada. La clave del éxito con el absentismo es la medición, obtener datos lo más reales posibles, y por ello automatizar su control y seguimiento es el arma más efectiva. Existen 5 pasos que toda organización que busque cómo reducir el absentismo laboral debe realizar:

• Evalúa el clima laboral de la organización y de cada equipo con encuestas anónimas. Mantente al día del latir de la empresa para gestionar la desconexión o falta de compromiso antes de que sea muy evidente. ¡Prevenir siempre es mejor que curar!
• Centraliza la gestión de las ausencias, altas y bajas y la documentación que conllevan en una sola solución que automatice también alertas para los desvíos de planificación inesperados. ¡Tenlo todo controlado y medido en todo momento!
• Reclama la documentación a través de una solución de fácil acceso para el empleado, como un Portal del Empleado, que puedes usar como canal bidireccional de comunicación. En él, el propio empleado debería poner anunciar sus ausencias para que no se vea afectado repentinamente el normal desarrollo de la actividad. Una ausencia prevista siempre tiene menos impacto que una imprevista.
• Personaliza la solución de gestión para que se adapte a los convenios y acuerdos que utilices en tu organización. No tener que preocuparte por incumplir los acuerdos establecidos no solo es un dolor menos de cabeza para RR.HH.

Cegid Visualtime agrega la mayor eficiencia en la gestión proactiva del absentismo, tanto en los equipos presenciales como en remoto. Con esta solución se automatiza el control de las bajas, altas, documentación, etc., combinando con informes de absentismo y aglutinando todos los datos en un informe gráfico que incluye múltiples comparativas, personalizables y exportables.