Las 5 metodologías de gestión de proyectos más utilizadas

Metodología Waterfall o en cascada

Este enfoque es uno de los métodos de gestión de proyectos más antiguos, pero no por ello resulta menos relevante en la actualidad. Todavía muchas entidades confían en sus resultados, y ha demostrado resultar muy útil en una gran variedad de proyectos. Su método de trabajo es muy simple. Se debe estructurar cada uno de los proyectos en fases lineales con pasos definidos previamente. Cada una de las etapas (requisitos, diseño, desarrollo, pruebas, implementación y manteniento) debe completarse antes de dar inicio a la siguiente.

Qué ventajas ofrece

Esta metodología en proyectos permite a las empresas conocer desde el principio todos los requisitos a los que tendrán que responder, lo que hace que todo el proyecto pueda verse de forma clara. Además, facilita una planificación más detallada, lo que también ayuda a gestionar mejor los recursos que deben destinarse en cada fase.

Otro de los beneficios tiene que ver con la gestión de los cambios. Puesto que cada etapa se completa antes de avanzar, los cambios que se deban producir a lo largo del proyecto no tendrán un gran impacto sobre el plan original. Y como deben alcanzarse metas e hitos intermedios, el seguimiento del proyecto será más sencillo, y los actores involucrados en él podrán generar informes sobre el avance de forma más fácil.

¿Tiene alguna desventaja?

Lo cierto es que sí. A pesar de que es una de las herramientas de gestión de proyectos con más años a sus espaldas, lleva arrastrando desde sus inicios algunos inconvenientes que debemos explicar. Uno de los más relevantes está directamente relacionado con la forma de trabajar. Y es que al tratarse de uno de los métodos de gestión de proyectos más rígidos, es muy complicado adaptarlo cuando a lo largo del proyecto se produce un cambio en los requisitos o en el contexto de la empresa. Algo que, en ocasiones, obliga a comenzar de nuevo para encontrar una solución, con la pérdida de recursos y tiempo que conlleva.

De la misma forma, al exigir que cada fase se complete antes de avanzar a la siguiente, el time to market, o el plazo de lanzamiento en castellano, es superior al de otras alternativas que permiten realizar los trabajos en paralelo.

Por último, como la fase de pruebas se realiza una vez que el proyecto se encuentra ya bastante avanzado, consideramos que resulta más difícil detectar a tiempo los errores. Algo que puede exigir unos mayores sobrecostes para corregirlos.

Sus usos principales

Queremos exponeros la gestión de proyectos con ejemplos. Pero como hemos explicado, no hay dos proyectos idénticos, y cada compañía puede tener sus propias necesidades. Pero por las propias características de esta metodología encaja a la perfección en trabajos de ingeniería o en el desarrollo de infraestructuras o nuevos productos, ya que los requisitos suelen ser estables y la evolución del proyecto, en estos casos, suele producirse de manera escalonada.

PMBOK. Project Management Body of Knowledge

PMBOK no es solo una de las mejores herramientas de gestión de proyectos, sino una colección completa de conocimientos que incorpora procesos, buenas prácticas, técnicas y herramienta que se dividen en cinco clases (inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre), junto con diez áreas de conocimiento como son: alcance, tiempo, coste, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.

Esto hace de PMBOK una alternativa muy polivalente, pero también exige a los equipos de trabajo una importante formación para adaptarse a esta metodología en proyectos. Vamos a ver a continuación todos sus beneficios e inconvenientes.

Ventajas de PMBOK en la gestión de proyectos

Una de las mayores virtudes de este método de gestión de proyectos es que puede aplicarse en casi cualquier tipo de proyecto. De hecho, no solo las empresas del sector industrial lo aprovechan, sino que es ampliamente utilizado en todo tipo de compañías. Pero esta herramienta no solo es versátil. También tiene un enfoque estructurado que hace más fácil la integración de procesos de gestión y control.

Inconvenientes de esta metodología

Por otro lado, la complejidad de PMBOK puede convertirse en un problema si se cuenta con recursos escasos. Hay que tener en cuenta que, si no se realiza de forma correcta, puede terminar sobrecargando a los equipos debido a un exceso de procesos y de documentación.

PRINCE2. Projects IN Controlled Enviroments

Esta metodología de gestión de proyectos tiene su origen en el Reino Unido y se basa en el control de cada proyecto teniendo en cuenta siete procesos principales. Cada uno de los cuales cuenta con sus propias entradas y salidas predefinidas.

Sus ventajas

Sin duda, el punto fuerte de PRINCE2 es su adaptabilidad. Se trata de un método de trabajo que se ajusta a cada proyecto sin importar su tamaño o su complejidad. Por otro lado, su estructura organizativa ayuda a definir claramente cada rol, lo que a largo plazo también tiene una importante repercusión a la hora de tomar decisiones.

Aspectos negativos de PRINCE2

Si bien se trata de una opción excelente, PRINCE2 también tiene algunos inconvenientes que debemos mencionar. Al igual que ocurría con PMBOK, las compañías con menos recursos pueden verse abrumadas por un exceso de documentación. Y, además, la curva de aprendizaje es mucho mayor que en cualquiera de las metodologías de proyectos anteriores, lo que obliga a que todos los involucrados superen una formación previa exhaustiva antes de implementar esta forma de gestionar proyectos en las empresas.

Scrum: una de las metodologías de proyectos más populares en la actualidad

Las metodologías ágiles en la gestión de proyectos cada día son más utilizadas. Y Scrum es una de ellas. Esta metodología ha incrementado su cuota de mercado notablemente en los últimos años, y creemos que hay muchas razones para ello. Se trata de una opción excelente para compañías tecnológicas o que requieren de una gran cantidad de versiones en cada proyecto antes de quedarse con el producto o servicio definitivo.

Y no solo eso, sino que este método de trabajo también facilita la mejora continua entre cada versión, ya que se busca optimizar cada proceso a lo largo de toda la vida del proyecto.

Cada uno de los “sprints” de Scrum debe tener una duración que oscila entre los 7 y los 28 días. Estos “sprints” no son más que periodos de trabajo relativamente cortos en los que se debe entregar una parte del proyecto para que sea evaluada.

Ventajas de la gestión de proyectos ágiles

Las entregas regulares en cada proyecto facilitan la planificación y la previsibilidad. Ofreciendo un ritmo constante que también permite detectar rápidamente los fallos y corregirlos. Por otro lado, esto también ayuda a que el trabajo colaborativo entre los diferentes equipos encuentre áreas de mejora en las versiones entregadas, fomentando la innovación y el desarrollo de nuevas y mejores iteraciones a lo largo del proyecto.

Los problemas de esta metodología

No todo son beneficios en la gestión de proyectos ágiles de Scrum. El scrum master, nombre con el que se conoce al líder del proyecto, tiene un peso muy elevado en su éxito o fracaso. Algo que hace que su expertise y su capacidad de mostrar el camino adecuado a sus compañeros pueda marcar la diferencia. Esto, si bien puede convertirse en una ventaja cuando se cuenta con un trabajador experimentado y comprometido, puede ser un gran hándicap cuando la situación supera al líder.

De la misma forma, en proyectos de una alta exigencia, es posible que no se consigan los incrementos funcionales previstos en cada sprint, lo que puede dar lugar a desmotivación y a un exceso de presión entre la plantilla.

Kanban

Kanban es uno de los métodos para la gestión de proyectos que más reduce los tiempos de espera. Se trata de una metodología visual que se basa en un tablero con columnas sobre el que se tiene que representar el estado de cada flujo de trabajo. Para ello, hay que dividirlos en tres tipos: por hacer, en curso y terminado. Su principal objetivo es optimizar el flujo de trabajo. Esta metodología tiene algunas ventajas únicas que queremos mostrar:

Los beneficios de Kanban

Una de las principales ventajas de este método de trabajo es la reducción de cuellos de botella. Algo que en otros casos, como en la metodología Waterfall, podía convertirse en un verdadero dolor de cabeza, aquí facilita que los equipos actúen con rapidez para poner solución a los problemas. Por otro lado, gracias a la integración de KPIs como el lead time o el cycle time se puede conocer la duración de cada proceso, de forma que se puede evaluar mejor el rendimiento de los equipos y conocer el origen de cada posible retraso.

¿Cuáles son sus inconvenientes?

Kanban exige una gran disciplina a los equipos de trabajo, ya que el tablero siempre debe permanecer actualizado en tiempo real. Por otro lado, al carecer de iteraciones fijas, resulta complicado conseguir una fecha estimada de finalización para cada proceso, algo que es inadmisible en muchos proyectos.

Su aplicación industrial

Sin embargo, más allá de sus ventajas e inconvenientes, Kanban se ha hecho un hueco en la industria y muchas compañías aprovechan sus características para mejorar su gestión del mantenimiento tanto correctivo como preventivo.

Cómo elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada para cada empresa

Antes de tomar una decisión, hay algunos aspectos que deben tenerse en cuenta. Vamos a verlos:

• Naturaleza del proyecto
  0. Proyectos con requisitos estables: Cascada, PMBOK o PRINCE2.
  1. Proyectos innovadores o con alta incertidumbre: Scrum, Kanban.
• Tamaño y complejidad
  0. Gran envergadura: PMBOK, PRINCE2.
  1. Pequeños equipos y entregas rápidas: Scrum, Kanban.
• Cultura organizativa
  0. Orientada al control y la documentación: Metodologías clásicas.
  1. Enfocada a la colaboración y la mejora continua: Enfoques ágiles.
• Recursos y formación
  0. Disponibilidad de expertos certificados: Scrum Master, PRINCE2.
  1. Equipos autogestionados con menor madurez en gestión: Kanban como punto de partida.

La gestión de proyectos no debe tomarse a la ligera y escoger la metodología de un proyecto que se adapte a las necesidades reales facilitará mucho el trabajo y ofrecerá los mejores resultados. Son muchos los desafíos que las compañías del sector industrial tienen que afrontar a lo largo de estos trabajos, y por ello deben contar con las mejores herramientas a su alcance.

Como has podido comprobar, no existe un modelo de gestión de proyectos mejor que otro. Simplemente, cada uno ofrece unas ventajas y desventajas que debes valorar. Con Cegid XRP Enterprise podrás trabajar por proyectos.