Cómo gestionar la contabilidad en una ONG

El marco legal y la normativa aplicable a la contabilidad de las fundaciones

A la hora de gestionar la contabilidad de una ONG, hay que tener claro la legislación que las regula. En materia fiscal, la gestión de una ONG en materia contable está sujetas a la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo. Esta normativa afecta a todas las ONGs que figuran en la Ley 23/1998, de 7 de julio, de Cooperación Internacional para el Desarrollo.

La Ley 49/2002 tiene una importante repercusión en dos puntos. Por un lado, el Impuesto de Sociedades, regulado mediante la Ley 27/2014 y por otro, algunos de los impuestos locales de los ayuntamientos españoles. En el próximo apartado profundizaremos sobre ello. Pero antes vamos a ver todos los requisitos que deben cumplirse para beneficiarse de esta norma. Para ello, tan solo hay que acogerse a lo que dice la Agencia Tributaria:

• Que persigan fines de interés general
• Que destinen a la realización de dichos fines al menos el 70 por 100 del resultado de las explotaciones económicas que realicen y de los ingresos que obtengan por cualquier otro concepto minorados en los gastos realizados para su obtención
• Que la actividad realizada no consista en el desarrollo de explotaciones económicas ajenas a su objeto o finalidad estatutaria
• Que los fundadores, asociados, patrones etc, no sean los destinatarios principales de las actividades que se realicen por las entidades
• Que los cargos de patrono, representante estatutario y miembro del órgano de gobierno sean gratuitos
• Que, en caso de disolución, su patrimonio se destine a alguna de las entidades consideradas como entidades beneficiarias del mecenazgo
• Que estén inscritas en el registro correspondiente
• Que cumplan determinadas obligaciones contables
• Que cumplan las obligaciones de rendición de cuentas que establezca su legislación específica
• Que elaboren anualmente una memoria económica

Por otro lado, en lo que se refiere exclusivamente a la contabilidad de fundaciones y asociaciones sin fines de lucro, tenemos que mencionar el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos.

El Impuesto de Sociedades en la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro

Las ONG que cumplan con todos los requisitos que hemos mostrado en el apartado anterior, y siempre que comuniquen a Hacienda su intención de tributar bajo el régimen especial en el Modelo 036, podrán beneficiarse de un tipo reducido. En este caso, solamente tendrán que soportar un gravamen del 10 %.

Además, es importante explicar que, aunque deben presentarse y declararse todos los ingresos, tanto exentos (donaciones, subvenciones, cuotas de los miembros de la ONG, dividendos, intereses, alquilares, etc…) como no exentos, solamente se tributará sobre los no exentos.

Y, en algunos casos especiales, siempre que el objeto social de la entidad así lo acredite, no tendrán que tributar por el Impuesto de Sociedades. Lo que en la práctica es una exención total a su pago que se refleja en la contabilidad de las fundaciones. Las entidades sin ánimo de lucro que pueden beneficiarse de esta exención total son:

• Las de acción social.
• Las de investigación científica y desarrollo.
• Las dedicadas a la asistencia sanitaria.
• Las de promoción cultural.
• Las de enseñanza y formación profesional.

Cuándo no es necesario presentar el Impuesto de Sociedades

La declaración del Impuesto de Sociedades no es obligatoria siempre que se cumplan algunos requisitos. En primer lugar, que los ingresos totales del ejercicio sean inferiores a 75.000 euros. Además, las rentas no exentas no pueden superar los 2.000 euros a lo largo de todo el año, siempre y cuando estas ya se hayan sometido a retención en el momento en el que se generaron.

Tributos locales

El régimen fiscal especial del que se benefician las ONGs gracias a la Ley 49/2002 afecta a varios tributos cedidos a los ayuntamientos.

IBI. Impuesto sobre Bienes Inmuebles

Los bienes sujetos a este tributo están exentos de abonarlo, siempre y cuando se encuentren bajo la titularidad de la ONG.

IAE. Impuesto sobre Actividades Económicas

Siempre que la Ley 49/2002 catalogue las actividades realizadas por la ONG como exentas, estas no tendrán que pagar el tributo por las explotaciones económicas que lleven a cabo.

Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana

Este impuesto, más conocido como Plusvalía municipal, no está integrado en todos los ayuntamientos. No obstante, en aquellos que sí lo recaudan, siempre que la obligación de satisfacer el pago recaiga sobre la ONG, esta estará exenta de abonarlo

La estructura del Plan General de contabilidad de una ONG

Podemos dividir el Plan General de Contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro en dos grupos. Al igual que ocurre con las empresas. Por un lado, está el PGC de entidades sin fines lucrativos, y por otro encontramos el PGC de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos. Este último solo se puede utilizar si en los dos últimos ejercicios se ha mantenido un número medio de empleados inferior a 50, si los ingresos han sido menores de ocho millones de euros o si el activo total no supera los cuatro millones de euros. Al menos, dos de estos tres requisitos deben cumplirse para optar a este formato reducido del PGC.

La principal diferencia del Plan General de Contabilidad de las ONGs respecto al del resto de empresas se encuentra en sus normas de registro y valoración. Si bien todas las compañías tienen que agrupar estas cuentas en 23 grupos, en el caso de la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro tan solo hay 10. Son los siguientes:

• Desarrollo del Marco Conceptual de la Contabilidad.
• Inmovilizado material.
• Normas particulares sobre el inmovilizado intangible.
• Bienes del Patrimonio Histórico.
• Créditos y débitos.
• Existencias.
• Impuestos sobre beneficios.
• Gastos e ingresos propios de las entidades no lucrativas.
• Subvenciones, donaciones y legados recibidos.
• Fusiones entre entidades no lucrativas.

El registro de ingresos: donaciones, subvenciones y cuotas

La mayoría de ingresos de la gestión de una ONG proceden de las donaciones (cuenta 740). Tanto particulares como empresas pueden hacerlas y eso les ofrece un tratamiento fiscal más favorable. Pero también hay que incorporar en esta categoría las aportaciones de los socios, que en este caso se reflejan como cuotas mediante la cuenta 720. Por último, las subvenciones públicas, son otra de las vías principales de ingresos. Estas también se apuntan en la cuenta 740.

Ahora bien, las subvenciones, ya sean corrientes o de capital, se reconocen según el principio del devengo. Por tanto, cuando se trate de subvenciones plurianuales, tan solo hay que contabilizar la parte correspondiente a cada ejercicio. Y, al igual que ocurre en cualquier otra organización, siempre que se haga un nuevo apunte, es fundamental que se conserve toda la documentación que lo justifique durante el periodo legal exigible de cuatro años.

Registrar los gastos operativos, de proyectos y de personal

En el otro extremo de la contabilidad para asociaciones, los gastos incluyen los pagos corrientes (suministros, alquileres, servicios profesionales…), costes de proyectos (materiales, desplazamientos, actividades) y retribuciones al personal, tanto contratado como voluntario (en este último caso, dentro de los gastos de personal se incluyen los estipulados en la Ley 45/2015 (indemnizaciones de gastos, transporte, gasolina, etc.)

La contabilización detallada de cada partida y la asignación de costes directos e indirectos permiten conocer el coste real de cada actividad. Por ejemplo, el alquiler de un local puede prorratearse entre distintos programas, mientras que un gasto de papelería se considerará un coste operativo general.

Banco y tesorería: conciliación y flujo de caja

Un control exhaustivo de la tesorería es vital para asegurar la viabilidad de las operaciones diarias. La conciliación bancaria periódica (mensual o trimestral) consiste en comparar el saldo contable con el extracto bancario, identificando las partidas pendientes de imputar o los posibles errores que presenta la contabilidad para asociaciones y fundaciones.

Por otro lado, el análisis del flujo de caja proyectado ayuda a planificar los pagos a proveedores y al personal, evitando descubiertos y sanciones. Para las ONG, que pueden recibir ingresos irregulares, prever los periodos de menor liquidez es una práctica muy interesante que ayuda a minimizar el riesgo a la hora de cumplir con las obligaciones pendientes a corto plazo.

Elaboración de los Estados Financieros de la ONG

Al terminar el ejercicio, y durante el proceso de contabilidad para asociaciones sin fines de lucro, también es necesario presentar sus Estados Financieros. Eso sí, en este caso, tan solo hay tres que son obligatorios. Se trata del Balance de situación, de la Cuenta de resultados y de la Memoria. También se pueden realizar otros, como el Estado de flujos de efectivo, algo que resulta muy recomendable pero que no exige la legislación actual.

Entre todos los Estados Financieros, la Memoria es al que debe prestarse más atención. Y es que la mayoría de ONG la utilizan para difundirla entre sus asociados y donantes. Y la razón es muy sencilla, y es que ofrece una imagen completa de la entidad, algo que permite demostrar la eficacia y la eficiencia a la hora de aprovechar los recursos disponibles. Algo que convierte a este Estado Financiero en una herramienta de comunicación fundamental en las entidades sin fines de lucro.

Buenas prácticas en la contabilidad de las asociaciones sin fines de lucro

La contabilidad de las asociaciones sin fines de lucro requiere rigor, planificación y adaptación continua a los cambios normativos y tecnológicos. Por eso, queremos hacer algunas recomendaciones de buenas prácticas. En primer lugar, es importante fomentar una cultura de transparencia. Aunque ya hemos explicado que muchas ONGs hacen pública su Memoria, también es recomendable hacer lo mismo con el resto de Estados Financieros.

Por otra parte, es indispensable establecer unas políticas contables claras y ofrecer una formación periódica a los responsables de llevar a cabo la contabilidad.

Pero, sobre todo, en la contabilidad para asociaciones sin fines de lucro es fundamental disponer de las herramientas adecuadas. Con la complejidad actual de la contabilidad, las soluciones digitales se han convertido en el mejor aliado para evitar errores e imprecisiones en los asientos contables. Por eso, contar con un ERP avanzado como Cegid XRP Enterprise es la solución para departamentos financieros que necesitan máxima agilidad.

La gestión de la contabilidad de las asociaciones sin fines de lucro es una tarea compleja. Hay que tener en cuenta las ventajas fiscales con las que cuentan estas entidades y reflejarlas sobre los libros de cuentas de la manera adecuada, de lo contrario, se perderían parte de los recursos disponibles en el pago de impuestos de forma innecesaria.

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