LA FNMF modernise sa gestion des notes de frais et adopte une 3è solution Cegid
Après Cegid Allmybanks et Cegid XRP Ultimate, la Mutualité Française adopte Cegid Notilus
La Fédération Nationale de la Mutualité Française (FNMF) rassemble près de 500 mutuelles affiliées, agissant comme leur instance professionnelle. Elle joue un rôle essentiel dans la représentation et la dynamisation du mouvement mutualiste, se positionnant comme un pilier dans les domaines de la protection sociale et de la santé. Forte d’une équipe de 200 collaborateurs, la Mutualité Française est implantée à la fois en métropole et dans les territoires d’outre-mer, avec 17 Unions régionales engagées pour assurer la couverture sociale de 32 millions de citoyens en France.
Rencontre avec Fabrice Capron
Fabrice Capron travaille depuis plus de 30 ans à la Mutualité Française – dont 25 ans au service comptable – et a évolué aujourd’hui comme Responsable d’applications à la Direction Stratégie Numérique et Data. Il connaît donc parfaitement les rouages et les besoins de la Fédération et attache une grande importance à la sécurité et l’efficience des solutions dédiées aux équipes de la DAF.
Après avoir déjà déployé l’ERP Cegid XRP Ultimate [lire le témoignage] ainsi que Cegid Allmybanks [son témoignage] pour la gestion de trésorerie et la communication bancaire, nous venons d’adopter Cegid Notilus, la solution dédiée à la gestion des notes de frais.
Remplacer un modèle maison devenu obsolète
Nous utilisions jusqu’alors un modèle développé en interne sur SharePoint 2013, qui devenait progressivement obsolète et instable. Par souci de sécurité et de pérennité, nous étions à la recherche d’une solution en mode SaaS. Ayant récemment migré notre ERP Cegid XRP Ultimate vers le cloud en 2024 (après l’avoir exploité en mode On-premise depuis 2008), nous avons naturellement envisagé son module de gestion des notes de frais. Toutefois, celui-ci nous a semblé moins complet et moins convivial que Cegid Notilus, que nous avons finalement retenu.
Une volonté de rester dans un environnement Cegid
Il nous paraissait pertinent de rester dans l’écosystème Cegid, en cohérence avec nos autres solutions déjà en place. Cegid Notilus, entièrement dédié à la gestion des frais professionnels et des déplacements, offrait par ailleurs des fonctionnalités plus riches et adaptées à nos besoins.
L’un de nos critères essentiels était l’automatisation de l’intégration comptable entre les deux solutions. Les équipes de développement ont su répondre à cette exigence, et nous bénéficions aujourd’hui pleinement d’un environnement “full SaaS”. Les écritures comptables sont générées dans Cegid Notilus, puis automatiquement intégrées dans Cegid XRP Ultimate, sans intervention manuelle.
Cegid Notilus est une solution vraiment intuitive et performante pour les collaborateurs et la comptabilité de la FNMF
Quels bénéfices après 6 mois d’utilisation de Cegid Notilus ?
- Pour les collaborateurs : plus rapide !
Les utilisateurs apprécient particulièrement la rapidité de l’application — un net progrès par rapport à notre ancien système, jugé lent — ainsi que la possibilité de photographier leurs justificatifs et de les associer directement à leurs notes de frais.
Nous n’avons pas retenu le module de gestion de flotte automobile, nos besoins en la matière étant limités et les déplacements se faisant majoritairement en transports en commun. Pour les besoins ponctuels, nous utilisons Cegid Notilus pour gérer les indemnités kilométriques, sur la base d’un montant forfaitaire par kilomètre.
Côté remboursement, nous avons mis en place deux campagnes de règlement par mois, ce qui évite aux collaborateurs d’avancer des frais. Cette organisation apporte un réel confort aux salariés et une interface de retour du statut a été développé par l’équipe Cegid pour que l’information soit automatiquement remontée de Cegid XRP à Cegid Notilus.
- Pour la comptabilité : validation rapide et simplifiée
La gestion des titres-restaurant a également été optimisée, notamment grâce à l’utilisation du rapport standard permettant de compter le nombre de repas remboursés via les notes de frais, facilitant ainsi la gestion des titres-restaurant avec le service paie.
Notre congrès qui se déroule tous les 3 ans, représente la principale source de dépenses pour la Fédération. Cette édition marque une nouveauté importante : la gestion des notes de frais via la plateforme Notilus. Nous pourrons ainsi mesurer concrètement les bénéfices de cet outil, déjà perceptibles au quotidien, sur un volume de dépenses significatif. Par ailleurs, nous avons mis en place un circuit de validation spécifique pour cet événement : l’organisatrice du congrès a désormais la charge de la validation des frais, sans passer par les directeurs de chaque direction. Une simplification bienvenue et bien plus pratique.
- Pour les analyses : plus poussées et automatisées
Je vois tout le potentiel des tableaux de bord de l’application qui semblent très intuitifs et facilitent les contrôles. On peut également analyser les frais par catégorie, par nature, c’est très prometteur.
Et vous, voulez-vous automatiser la gestion de vos notes de frais ?
Démo interactive de Cegid Notilus
Essayez 3 fonctionnalités phares
Création d’une note de frais
Grâce à l’intelligence artificielle, une photo du justificatif suffit pour créer un frais conforme à votre politique de remboursement.
Validation de notes de frais
Contrôlez les frais un en un clic grâce à l’intégration de votre politique remboursement.
Réservation d’un déplacement
Organisez facilement vos déplacements et effectuez vos réservations directement dans Cegid Notilus.
Cegid Notilus, simplifiez votre quotidien !
Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.
- Gestion des notes de frais et déplacements
- Gestion de la flotte auto