Comment déployer efficacement un nouvel ERP dans votre entreprise ? Les 6 étapes clés

Étape 1 : Analyser vos besoins et définir vos objectifs

Vous avez surement déjà pris le temps d’évaluer les performances et les limites de votre logiciel actuel. Se demander pourquoi changer d’ERP est la première étape pour aligner vos objectifs et impliquer vos équipes. Vous devez également impliquer vos équipes pour définir ensemble les objectifs de l’implémentation de votre nouvel ERP.

Quelques questions à vous poser :

• Quels processus sont ralentis ?
• Quelles fonctionnalités vous manquent-il pour gagner en efficacité ?
• Avez-vous un manque de visibilité sur vos données, vos stocks, vos budgets ?
• Avez-vous du mal à identifier vos priorités stratégiques ?
• Disposez-vous d’indicateurs clairs pour suivre vos performances ?

Cette étape permet de clarifier vos besoins et définir vos priorités, notamment en termes de simplicité, d’automatisation ou de performance. Pour les PME, les avantages de l’ERP Cloud sont multiples : agilité, réduction des coûts et évolutivité.

Pour le choix de votre futur ERP, il est préférable de sélectionner un fournisseur avec une certaine expertise et de privilégier une solution flexible et évolutive pour accompagner la croissance de votre entreprise. Un logiciel ERP bien choisi devient alors un levier stratégique pour soutenir cette croissance.

Découvrez dans cet article les critères clés à prendre en compte pour faire le bon choix.

Étape 2 : Constituer une équipe projet solide

Un projet ERP nécessite une équipe dédiée. Impliquez des collaborateurs clés, issus des différents services concernés, et désignez un chef de projet pour coordonner l’ensemble. La réussite d’un projet ERP repose sur l’adhésion des équipes et une gouvernance claire. Cette équipe sera le pilier sur lequel reposera la réussite de votre déploiement puisqu’elle assurera la liaison stratégique avec les parties prenantes externes (fournisseurs, prestataires).
Elle pourra également être chargée d’élaborer un cahier des charges précis, indispensable pour structurer les étapes du projet et garantir un suivi rigoureux tout au long du déploiement.

Étape 3 : Planifiez une transition structurée

Un bon déploiement repose sur une roadmap claire :

1. Sécurisez la migration de vos données
   Avant toute transition, il est essentiel d’assurer une sauvegarde complète des données existantes. Identifiez les données critiques et validez leur intégrité après la migration. Mettez en place des protocoles de sécurité pour éviter toute perte ou corruption de données pendant le processus. Si possible, effectuez une migration test sur un environnement isolé pour détecter d’éventuelles erreurs. Une bonne gestion financière intégrée à l’ERP sécurise aussi les flux critiques lors de la migration. Les obligations liées à la CSRD renforcent également l’importance d’une traçabilité fiable des données dans l’ERP.
2. Testez progressivement les nouvelles fonctionnalités avant un déploiement complet
   Adoptez une approche par phases pour introduire les nouvelles fonctionnalités. Commencez par un groupe restreint d’utilisateurs ou une section pilote, et recueillez leurs retours. Corrigez les éventuels bugs ou problèmes d’expérience utilisateur avant de généraliser le déploiement. Planifiez ces tests dans un environnement contrôlé pour minimiser les perturbations.
3. Conservez des passerelles avec l’ancien système pour maintenir une continuité des opérations
   Pendant la phase de transition, maintenez un accès parallèle à l’ancien système. Cela permettra une bascule progressive et une période d’adaptation pour les utilisateurs. Assurez-vous que les deux systèmes communiquent efficacement entre eux pour éviter les incohérences. Un plan de retour en arrière (rollback) doit également être prévu en cas d’échec de la transition. Choisir la bonne stratégie de déploiement de l’ERP est déterminant pour limiter les risques et assurer la continuité des opérations.

Étape 4 : Tests et personnalisation

Avant le déploiement complet, effectuez des tests rigoureux pour valider le bon fonctionnement du système. Testez l’intégration, la performance et l’utilisation globale pour détecter et résoudre les éventuels problèmes avant qu’ils n’impactent vos opérations. Vous pourrez alors mieux ajuster les modules et fonctionnalités pour personnaliser au mieux votre ERP.
Pour réussir cette étape, travaillez en étroite collaboration avec l’éditeur ou l’intégrateur afin de garantir une personnalisation adaptée à vos besoins.

Lire l’article : [Article] ERP, les critères incontournables pour faire le bon choix en 2025

Étape 5 : Formation des équipes

La prise en main d’un nouveau logiciel représente souvent un véritable défi pour vos équipes, car chaque collaborateur doit non seulement s’approprier de nouvelles fonctionnalités, mais aussi adapter ses routines et ses processus de travail. Une adoption fluide repose avant tout sur une compréhension complète et approfondie de l’outil. Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place des sessions de formation adaptées aux besoins spécifiques de chaque service. Un accent particulier pourrait être mis sur les départements clés, tels que la finance ou la gestion des opérations, afin de garantir une adoption réussie. Former les équipes à la gestion commerciale est crucial pour garantir l’adoption et l’efficacité de l’ERP.

Étape 6 : Suivi et optimisation continue

Après le déploiement, surveillez les performances de votre nouvel ERP et évaluez les résultats par rapport à vos objectifs initiaux. Un ERP bien choisi et bien déployé peut vous offrir un ROI significatif sur le long terme.
Prenez en compte les retours des utilisateurs pour identifier les ajustements nécessaires. Travaillez avec le fournisseur pour affiner les fonctionnalités et optimiser l’utilisation du système à long terme. Un ERP Cloud doit aussi garantir une cybersécurité continue, avec mises à jour et contrôles réguliers.

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