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ERP : Quelles stratégies de déploiement possibles ?

30 Avr 2019

Qu’il s’agisse d’une première mise en œuvre ou du remplacement d’un outil existant, un projet ERP n’est jamais anodin pour l’entreprise. C’est une démarche d’envergure qui bouleverse de manière profonde son fonctionnement, ses processus et le quotidien de ses équipes. De manière évidente, la stratégie de déploiement de l’ERP soulève des questions et joue un rôle déterminant dans la réussite globale du projet. Et si les entreprises ont tout intérêt à adopter une approche de mise en œuvre leur apportant la plus grande efficacité, avec des délais courts et des coûts moindres, tout en perturbant le moins possible leur activité, il est difficile de parler véritablement de choix. En effet, l’approche retenue sera bien souvent déterminée par les circonstances particulières de chaque entreprise.

Quelles sont les méthodes de déploiement les plus courantes ? En quoi consistent-elles et quelles sont leurs avantages et leurs inconvénients ? Quels facteurs considérer pour trouver la stratégie la plus adaptée aux besoins et impératifs de l’entreprise ?

Stratégies de déploiement, lesquelles adopter ?

Il est possible d’envisager un déploiement global ou approche dite du « Big Bang ». Ce cas de figure implique que la solution soit mise en place en une fois, à une date donnée à partir de laquelle tous les utilisateurs devront utiliser le nouveau système. L’avantage principal de cette option pour l’entreprise est un meilleur retour sur investissement, lié à son coût maîtrisé et à sa période d’implémentation relativement courte. Néanmoins, comme son nom l’indique, il s’agit d’une approche abrupte et qui n’est pas sans risque. Elle demande de la part des équipes projet un travail très important d’anticipation et de tests minutieux en amont. Et si elle permet d’appréhender immédiatement les éventuels problèmes d’interaction entre les différents modules, puisque ceux-ci sont déployés en même temps, il n’est pas possible une fois l’ERP déployé de rebasculer temporairement sur l’ancien système le temps de régler ces problèmes.

D’autres méthodes, moins risquées et souvent privilégiées par les entreprises, consistent en une mise en œuvre progressive de l’ERP. Il pourra alors s’agir d’un déploiement par périmètre ou par pan fonctionnel, ou encore d’un déploiement hybride combinant ces deux approches. Dans le cas du déploiement par périmètre, l’entreprise commence par mettre en œuvre l’ERP sur une entité donnée (business unitou zone géographique, par exemple), qui va alors servir de pilote. De cette manière, il est possible de procéder à la validation de l’ensemble des processus sur l’entité choisie avant de passer aux suivantes, suivant un principe de réplication. Mais l’entreprise pourra également choisir de procéder à des regroupements par lots et déployer l’ERP progressivement suivant une logique de pans fonctionnels (gestion des notes de frais, gestion des achats…). Grâce à cette mise en œuvre incrémentale, les équipes disposent notamment de plus de temps pour s’approprier l’outil, tâche par tâche et les risques sont maîtrisés à chaque étape. L’approche hybride, quant à elle, permet de combiner plusieurs méthodes de déploiement : une entreprise pourrait par exemple envisager un déploiement « big bang » pour ses modules les plus stratégiques, avant de procéder à l’implémentation graduelle sur le reste du périmètre.

Mais ces approches progressives comportent elles aussi certains inconvénients. Tout d’abord, des ajustements temporaires sont souvent nécessaires afin de faire le lien entre l’ancien et le nouveau système, de manière à permettre aux premiers modules installés de fonctionner correctement, le temps que les modules suivants soient à leur tour déployés. D’autre part, elles nécessitent d’assurer la gestion des problématiques d’interaction liées à la mise en œuvre de chaque nouveau module. Enfin, plus chronophages que la stratégie de déploiement global, ces approches peuvent également donner l’image d’un projet qui « traîne en longueur » et entraîner une certaine lassitude de la part des équipes dirigeantes et opérationnelles.

 

Facteurs à prendre en compte

La phase d’implémentation est l’un des aspects les plus délicats et les plus critiques d’un projet ERP. De ce fait, la sélection de la stratégie de déploiement doit faire l’objet d’une attention toute particulière et surtout correspondre à la situation et aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il s’agit donc de prendre en compte la taille de l’entreprise, car l’approche ne sera pas la même selon s’il est question d’une PME ou d’une multinationale, mais également de la complexité de son organisation et de l’interdépendance de ses sites ou entités, qui peuvent là encore dicter l’approche à suivre. La nature de l’activité de l’entreprise et son niveau de tolérance au risque peut également l’entraîner à porter son choix sur une mise en place plus longue. À l’inverse, des contraintes budgétaires strictes peuvent amener l’entreprise à opter pour l’approche « Big Bang », pour tenter d’obtenir des délais de déploiements plus courts et des coûts moins élevés.

Il faudra également examiner la stratégie envisagée par rapport aux bénéfices attendus et à l’impact sur les équipes. Une approche de mise en œuvre progressive permet à l’entreprise de réaliser des « quick wins » et de communiquer sur la réussite de chaque intégration, brique par brique, tandis que les équipes pourront se former à l’outil à un rythme plus digeste et effectuer progressivement les tests essentiels à la réussite globale du projet.

Il est par ailleurs important de rappeler que la planification d’une mise en œuvre incrémentale n’est envisageable que si l’ERP s’appuie sur une technologie adaptée, axée sur la modularité et l’évolutivité. La souplesse de l’architecture logicielle de l’ERP est en effet clé pour permettre à l’entreprise un déploiement sur mesure. Enfin, une administration fine et intelligente de l’outil par la DSI sera essentielle à la réussite de cette phase délicate d’implémentation, permettant de garantir que les éléments transverses soient bien accessibles à chaque utilisateur, avec les droits qui lui sont propres.

Solution Cegid

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