ERP

Comment fédérer vos équipes autour de votre projet d’ERP ?

8 Juin 2020

L’ERP est la colonne vertébrale de la gestion d’entreprise, et le véritable garant de son développement et de sa performance. Si le remplacement d’un ERP obsolète est une étape indispensable permettant à l’entreprise d’évoluer et de se moderniser pour adresser de nouveaux enjeux, c’est également un changement profond des processus et des usages qui va inévitablement venir bousculer le quotidien des équipes opérationnelles. Dès lors, il s’agit de réfléchir à la conduite du changement à opérer, pendant la mise en place du projet mais également sur le long terme.

Nouvel ERP : informer et sensibiliser pour mieux convaincre

Au même titre que tout autre projet introduisant un changement d’envergure, le remplacement d’un ERP doit tout d’abord être expliqué pour être accepté. Il faut donner du sens à la démarche pour qu’elle soit comprise des collaborateurs. Cela signifie adopter un discours transparent qui vise à les informer sur le but recherché ainsi que les nouveaux besoins que l’entreprise cherche à couvrir : par exemple, une sécurité à renforcer suite à l’augmentation de sa taille critique, une organisation décentralisée, une évolution des processus internes, des impératifs de connectivité ou encore l’absorption d’une croissance externe. Mais il ne faut pas non plus oublier de mettre en avant les bénéfices tangibles de cette nouvelle solution auprès des équipes qui seront amenées à s’en servir au quotidien.

 

Une mobilisation des collaborateurs à décider selon leur utilisation finale de l’ERP

Le périmètre de cette communication devra être déterminé avec précision. Il s’agit d’identifier les différentes parties prenantes et leurs degrés d’implication respectifs afin de calibrer la pertinence des messages qui leur seront adressés. Certains collaborateurs auront en effet besoin d’être informés, d’autres consultés ou sondés sur leurs attentes, tandis que d’autres auront une participation plus active en tant que contributeurs directs, chargés de valider certaines étapes clés du projet.

Les chefs de projet devront choisir attentivement les canaux et moyens de communication les plus adaptés à chaque groupe (emails, réunions physiques ou à distance, solution de gestion de projet, intranet…).

 

 

La communication autour du projet d’ERP : essentielle pour une bonne appropriation !

Bien communiquer autour de votre projet ERP en interne, c’est avant tout assurer la cohérence des informations diffusées auprès des collaborateurs concernés, afin d’éviter la circulation d’informations contradictoires.

Pour communiquer efficacement et maintenir l’implication de toutes les parties prenantes, il est important d’instaurer une fréquence de communication adaptée à votre structure et à votre projet. Evitez le trop plein d’informations pouvant mener à des incompréhensions ou lassitudes, voire susciter un désintérêt et communiquez dès le début sur les temps forts du projet comme des rendez-vous incontournables et attendus.

Votre entreprise est une TPE ou une PME et vos collaborateurs ont besoin d’échanger avec vous en face à face ? Essayez de mettre en place un rendez-vous mensuel ouvert aux questions en présentiel ou en visioconférence et privilégiez une communication portée par les différents managers.

Votre entreprise est une ETI ou un grand groupe et vous craignez une perte ou une modification des informations clés ? Optez pour une communication interne formalisée, avec des rendez-vous fixes et des personnes référentes sur ce projet, clairement identifiées.

 

 

La communication autour du projet d’ERP : essentielle pour une bonne appropriation !

Il n’existe pas d’approche universelle et tous ces éléments seront variables en fonction de la culture d’entreprise, de sa taille, de sa dimension internationale ou encore de son degré de centralisation. Durant toute la durée du processus, il sera important d’identifier les personnes qui semblent les plus réfractaires au changement, faire preuve d’écoute vis-à-vis de leurs réticences et être capable de répondre à leurs objections au moment opportun afin de rectifier la situation.

 

 

La mise en place de sondages ou l’organisation de réunions de consultation aux étapes clés du projet peuvent être un moyen efficace d’impliquer davantage les collaborateurs et d’encourager une meilleure acceptation du changement.

 

Assurer les besoins de formation sur l’ERP dans la durée

La formation des collaborateurs est un autre élément déterminant de la réussite du projet. Même si tout éditeur sérieux cherchera à s’adapter le plus possible aux processus de l’entreprise, la mise en place d’un nouvel ERP constitue inévitablement un bouleversement pour les équipes métiers concernées. On ne peut donc pas raisonnablement s’attendre à ce que les utilisateurs soient opérationnels à 100 % du jour au lendemain, ni qu’ils maîtrisent l’ensemble des processus de manière uniforme.

D’autre part, il n’est pas toujours possible, en amont de la mise en production, de former tous les utilisateurs à l’intégralité des pans fonctionnels sur lesquels ils vont être amenés à travailler. Des référents (key users) par service sont chargés de décliner les bonnes pratiques dans les équipes et de répondre aux questions de premier niveau.

 

La formation comme socle indispensable à la prise en main de l’ERP

Tout doit donc être mis en œuvre pour accompagner les collaborateurs et leur donner les moyens de s’adapter au mieux à la nouvelle solution. Si l’accompagnement de l’éditeur et la qualité de son support technique jouent bien évidemment un rôle clé dans ce processus, c’est principalement la responsabilité de l’entreprise, qui doit rendre l’information accessible en interne aux différents utilisateurs.

Qu’il s’agisse de documentation mise à disposition par l’éditeur ou élaborée par la DSI, les chefs de projet doivent encourager les utilisateurs à la consulter et s’en servir. Cela passe par des choses simples comme rappeler régulièrement l’existence de ce référentiel aux collaborateurs et leur indiquer à quel endroit l’information est disponible. Il peut s’agir de documentation écrite – comme des documents de formation, des instructions de fonctionnement, des supports d’utilisation ou de maintenance – mais également de formats plus engageants ou participatifs, comme des webinaires, des sessions collectives de rafraîchissement, ou même un système d’assistance sur mesure.

 

« Pour accompagner la croissance de la PME, s’équiper d’un ERP constitue un avantage important puisque cela va lui permettre de mieux structurer son activité, ses processus de gestion et de capitaliser sur un ensemble de best practices qui ont été mise en œuvre dans des entreprises plus importantes. »

Norbert Jamet

Cegid – Chef de Produit Marketing

 

La formation comme socle indispensable à la prise en main de l’ERP

Le déploiement d’un nouvel ERP étant un projet de fond dont l’impact se mesure sur le long terme, il est par ailleurs important de garder à l’esprit que les besoins de formation qui en découlent ne s’arrêtent pas au moment du déploiement. L’enjeu pour l’entreprise est donc de réussir à prolonger l’accompagnement des utilisateurs une fois l’ERP opérationnel.

La création d’un système de formation continue est d’autant plus importante que les effectifs de l’entreprise sont amenés à croître, à se renouveler au rythme des départs et changements de postes des collaborateurs. L’entreprise doit donc s’assurer que les futurs collaborateurs pourront s’approprier l’outil et être opérationnels à leur tour, même s’ils n’étaient pas présents lors du déploiement et de la phase de formation initiale.

Tous ces étapes doivent permettre de fédérer les équipes autour du projet et aideront à garantir que la mise en place du nouvel ERP soit une réussite et un accélérateur de performance durable pour l’ensemble des fonctions de l’entreprise.

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