5 signaux critiques : votre trésorerie est-elle bridée par Excel ?

Signal 3 : La collaboration est un labyrinthe de versions Excel et de liens brisés

« Qui a la dernière version du rapport de trésorerie ? »

Si cette question résonne dans votre open-space ou circule dans des chaînes d’e-mails frénétiques, votre processus est défaillant. Excel a été conçu comme un outil de productivité personnel, pas comme une plateforme de collaboration d’entreprise. Lorsque vous le forcez à servir de base de données multi-utilisateurs, les frictions sont inévitables.

Impacts : le mythe de la « version unique de la vérité »

La vérité est subjective sous Excel ! Elle dépend du fichier que vous ouvrez. La date n’est pas garante de vérité si un contributeur a mis à jour sur une ancienne version et que vous avez travaillé sur une V2 en parallèle.

• Chaos du contrôle de version : Le fichier « Rapport_Tréso_Final.xlsx » est-il la vraie version finale, ou est-ce « Rapport_Tréso_Final_v2_modifs_JH.xlsx » ?
• Liens rompus : Nous avons tous connu l’angoisse d’ouvrir un fichier pour être accueillis par l’erreur #REF!, car un classeur lié a été déplacé ou renommé,  rendant les données inutilisables…
• Absence de piste d’audit : Qui a modifié cette formule ? Quand cette donnée a-t-elle été mise à jour ? Excel ne fournit pas de traçabilité fiable, ce qui complique les audits et les contrôles internes.

Solution : pilotez par la donnée et donnez de la visibilité à votre organisation

Pour défendre vos chiffres auprès de votre direction ou du board, l’accès à un reporting fiable, visuel et en temps réel est un impératif stratégique.

Point clé : Avoir confiance en ses chiffres

Lorsque les parties prenantes — que ce soit le PDG, le conseil d’administration ou les investisseurs — demandent des chiffres, l’hésitation nuit à votre crédibilité. Si vous devez dire : « Laissez moi vérifier quel est le bon fichier », vous écornez la confiance dans la fonction finance. Un système robuste et centralisé garantit que tout le monde consulte le même ensemble de données, immuable.

Les bénéfices d’une solution de reporting  intégrée :

• Tableaux de bord prêts à l’emploi : Suivez en un clin d’œil vos indicateurs clés de trésorerie (position consolidée, flux entrants/sortants, échéances, anomalies) grâce à des dashboards configurables et adaptés à vos enjeux métier.
• Exports personnalisables : Facilitez le partage et l’analyse des données en exportant vos reportings sous différents formats, prêts à être intégrés à vos instances de gouvernance ou à vos communications internes.
• Vues consolidées groupe/filiales : Bénéficiez d’une vision agrégée de la trésorerie au niveau du groupe, tout en conservant la possibilité de zoomer sur chaque entité ou périmètre opérationnel pour gérer la granularité et la responsabilité locale.

Signal 4 : Les risques de fraude et de sécurité vous échappent

C’est peut-être le signal le plus dangereux, et souvent le plus négligé. Pendant que vous vous souciez des formules et du formatage, une menace bien plus sombre plane : la sécurité interne comme externe.

Excel est intrinsèquement peu sécurisé. La protection par mot de passe est facilement contournée, et une fois qu’un fichier est envoyé par e-mail, vous perdez tout contrôle sur qui le consulte. Mais au-delà de la fuite de données, les tableurs ne sont pas armés pour parer aux schémas de fraude sophistiqués.

Impacts : la menace réelle de la fraude aux paiements

La fraude financière devient de plus en plus sophistiquée et touche 71% des entreprises, selon la dernière étude de Sis ID. Les cybercriminels utilisent l’ingénierie sociale, la compromission de la messagerie d’entreprise (BEC) et de fausses factures de fournisseurs pour détourner des millions d’euros d’entreprises peu méfiantes.

Pourquoi Excel échoue en matière de sécurité 

• Pas de détection d’anomalies : Un tableur ne peut pas détecter les mouvements suspects. Par exemple, la modification d’IBAN, une cadence de paiement plus fréquente ou un montant de paiement inhabituel par rapport aux données historiques.
• Pas de séparation des tâches : Dans Excel, la personne qui saisit les données de paiement a souvent le pouvoir de manipuler le processus d’approbation. Il n’y a pas de workflow de validation ni d’empreinte numérique.
• Validation statique de l’IBAN : Excel n’est pas en capacité de vérifier la cohérence des IBAN des comptes bancaires par rapport à une base de données en direct ou vérifier les comptes sur liste noire en temps réel.

Solution : renforcez votre bouclier financier et vos comptes bancaires

Votre système de trésorerie doit agir comme une forteresse, pas seulement comme une calculatrice. Les systèmes de gestion de trésorerie (TMS) modernes incluent des couches de sécurité intégrées qu’Excel ne peut tout simplement pas reproduire :

• Sécurité et conformité : Cryptage des données sensibles, certification ISO 27001
• Reconnaissance de schémas : Alertes basées sur l’IA et le maching learning qui signalent des comportements de paiement inhabituels, ou des factures en double avant que le paiement en banque.
• Flux de travail stricts : Hiérarchies d’approbation imposées qui garantissent qu’aucune personne seule ne peut initier et approuver un paiement important.

Focus sécurité : le prix de la vulnérabilité

S’appuyer sur des tableurs pour les fichiers de paiement crée une faille de vulnérabilité que les fraudeurs cherchent activement à exploiter. Passer à une plateforme sécurisée n’est pas seulement une question d’efficacité ; c’est une question de mitigation des risques.

Les bénéfices d’une communication bancaire protégée :

• Workflows d’approbation paramétrables : Définissez des circuits de validation selon le montant, la devise, ou le type de fournisseur, pour garantir que chaque paiement suit un processus d’approbation strict.
• Règles et seuils personnalisés : Appliquez des politiques différenciées par montants, types de transaction, ou filiales, pour cadrer chaque étape du processus de paiement.
• Ségrégation des tâches et validation 4 à 6 yeux : Assurez que la personne qui saisit un paiement n’en soit jamais aussi l’approbateur, limitant ainsi tout risque de fraude interne.
• Anti-fraude avancé : Détectez les anomalies, bénéficiaires suspects ou modifications inhabituelles grâce à des contrôles automatiques et des alertes temps réel.
• Gestion fine des droits et habilitations : Attribuez à chaque collaborateur un périmètre d’actions adapté à ses responsabilités.
• Piste d’audit intégrée : Enregistrez l’ensemble des actions et validations pour garantir la traçabilité complète des paiements, simplifiant toute démarche de contrôle ou d’audit.
• Verification of Payee ( VoP) intègrée : Activez ou non cette option disponible dans votre solution de communication bancaire pour verrouiller vos paiements. Lire à ce sujet notre article : Verification of Payee (VoP) : comment les trésoriers se préparent ?

À retenir : Industrialiser vos paiements avec une solution adaptée permet non seulement de gagner en efficacité, mais surtout de réduire drastiquement l’exposition aux risques opérationnels, de renforcer la sécurité et d’offrir au management une visibilité claire sur l’ensemble des flux de trésorerie nationaux ou mondiaux.

Signal 5 : La « dépendance à la personne clé » vous rend vulnérable

Le responsable de la trésorerie, le « magicien »  qui a construit tout le modèle Excel, quitte soudainement l’entreprise. Ou peut-être tombe-t-il malade pendant une période de reporting critique.

Savez-vous comment fonctionnent les macros ? Savez-vous quelles cellules cachées contiennent les taux de change codés en dur ? Si la réponse est non, votre trésorerie n’est pas un système ; c’est une personne. Et c’est un risque opérationnel massif.

Impacts : le problème de la « boîte noire » d’Excel

Les tableurs complexes deviennent souvent des « boites noires » : les entrées y sont injectées, les sorties en ressortent, mais personne, à l’exception du créateur, ne comprend pleinement la logique intermédiaire. Cela crée une dépendance dangereuse car le modèle n’est pas transmissible.

• Silos de connaissances : La logique financière essentielle est enfermée dans la tête d’une seule personne.
• Cauchemars d’intégration : Former un nouvel employé implique de déchiffrer la logique personnalisée de quelqu’un d’autre plutôt que d’apprendre un système standardisé.
• Fragilité des processus : Toute la fonction trésorerie devient fragile, susceptible d’être perturbée par un roulement de personnel standard.
• Vos jeunes talents découragés : si vous souhaitez attirer des talents habitués à des solutions ergonomiques et agiles, vous aurez du mal à les convaincre de rejoindre votre service trésorerie mené sous Excel…

Solution : standardisez les opérations de trésorerie

Une solution de trésorerie robuste en SaaS standardise les processus. Elle documente les flux de travail au sein même du système, garantissant que la connaissance est institutionnelle, et non individuelle.

• Continuité : Si un membre clé de l’équipe part, le système reste pérenne. La logique, les connexions et l’historique sont préservés.
• Évolutivité : Les nouveaux membres de l’équipe peuvent être intégrés rapidement car ils utilisent une plateforme structurée en mode SaaS avec de la documentation et du support, au lieu de démêler un enchevêtrement de formules personnalisées multi versionning.

Bâtissez un système d’information connecté et évolutif

Une gestion de trésorerie performante repose sur sa capacité à interagir de façon transparente avec l’ensemble de votre écosystème financier et comptable. Intégrer vos outils de trésorerie à votre ERP, à vos solutions de comptabilité et à d’autres systèmes métiers est désormais un impératif pour fiabiliser et automatiser vos processus, tout en supprimant les ressaisies manuelles sources d’erreurs.

Les bénéfices d’une intégration SI réussie :

• Connecteurs ERP/Comptabilité : Automatisez l’import des écritures comptables et le rapprochement avec les flux bancaires pour garantir la fiabilité et la traçabilité de l’information financière.
• API et échanges automatisés : Exploitez des API ouvertes pour synchroniser en temps réel vos données de trésorerie avec l’ensemble des applications du groupe (achat, paie, BI…), tout en assurant flexibilité et évolutivité.
• Imports automatisés : Gagnez en productivité grâce à des interfaces qui importent automatiquement les relevés, paiements ou positions provenant de vos différents systèmes métiers, limitant ainsi les interventions humaines et les délais de traitement.

À retenir : Un système de gestion de trésorerie réellement intégré vous permet d’intégrer automatiquement les données comptables, d’améliorer la réactivité de vos équipes et d’offrir à la direction une vision consolidée, fiabilisée et actualisée du cash à tout moment.