La prévision de cash n’est pas une option pour Maison Options !

Maison Options, N°1 en Europe de la location pour les évènements

La Maison Options est historiquement spécialiste de la location de matériel de l’art de la table pour l’évènementiel depuis 1981, avec une position de n° 1 en Europe aujourd’hui. La société s’est également tournée vers la décoration éphémère des évènements tels les défilés de mode, la cérémonie des César etc. Une 3ème activité a vu le jour, une solution de lavage de contenants, obligation légale pour les acteurs de la restauration collective et rapide. 

Rencontre avec le DAF

Prévisions de cash + Covid + secteur évènementiel = un triple défi à relever ! 

Inutile de rappeler que le secteur de l’évènementiel a été fortement touché par le COVID, puisque nous nous sommes retrouvés du jour au lendemain sans aucune activité. Et le cash qui auparavant était géré correctement et quotidiennement est devenu soudain la priorité absolue durant cette période-là, pour limiter des pertes significatives. On gérait le cash plutôt sur le périmètre France et peu sur le périmètre Europe, à travers des outils Excel. En urgence, nous avons été obligés de faire des remontées quotidiennes de cash dans tout le groupe, afin d’établir des prévisionnels de trésorerie.  

Avec 25 unités opérationnelles chez Options, cela nécessitait de maintenir sous Excel 25 fichiers, 25 onglets, plus les contraintes de devises : nous avons rapidement été confrontés à la limite de l’exercice pour le prévisionnel de trésorerie. En plus de la maintenance de notre modèle, nous avions conscience de 2 risques bien réels : les erreurs dans les formules du fichier Excel, avec ses multiples onglets, et la difficulté de pouvoir faire des mises à jour du budget d’une manière régulière.  Ce mode artisanal de construction des prévisions générait beaucoup de stress lorsqu’on réinjectait les données en se demandant si tout allait bien se passer ! 

Ainsi, à la sortie du Covid, on s’est attelé à la recherche d’un logiciel de prévisions de cash et avons lancé un appel d’offre. 

Fiabiliser notre visibilité sur le cash et optimiser le BFR 

L’objectif N°1 : avoir en permanence une vision de la trésorerie mensuelle, sur un horizon au moins de 24 mois, comme sur Excel, mais de façon fiabilisée ! 

Un autre besoin a été identifié dans un second temps : calculer un BFR consolidé de manière instantanée et établir des projections bilancielles sur des périodes budgétaires, ce que nous ne faisions pas d’une manière formelle auparavant. 

Pourquoi le choix de Financial Planning de Cegid Treasury ? 

Cegid, ses équipes et sa solution, se calaient réellement à la manière dont nous avions besoin de travailler : nous partons d’une position bilancielle d’ouverture et de budgets d’exploitation et d’investissements, auxquels on intègre des échéanciers de trésorerie. . Le plus de la solution Financial Planning est la possibilité de comparer le prévisionnel aux flux réels qui remontent du cash management. On peut désormais comprendre d’où proviennent les écarts, s’il s’agit de décalages d’encaissement décaissement, ou d’autre chose.  

D’autre part, pour établir le bilan prévisionnel, Financial Planning offre la possibilité de collecte des données comptables alors que les concurrents étaient centrés sur les flux de trésorerie, ce qui aurait ajouté de la complexité pour comparer les versions budgétaires. 

Un an après, quels sont les bénéfices pour Options ?  

• Structuration de la donnée et fiabilisation de sa restitution 

Alors premier grand sujet, mettre en place une solution métier oblige à structurer la donnée de manière très précise au niveau des équipes du cash management. En effet, les données sont éparses géographiquement entre France et Europe, il fallait vraiment faire en sorte de structurer l’ensemble.  

• Amélioration de la remontée quotidienne du cash 

On possède d’un côté le budget et les bilans, et de l’autre, tous les flux réels de trésorerie avec la difficulté de remonter tous les flux bancaires selon la norme imposée. Il faut donc bien faire correspondre la remontée de ces flux avec ce que l’on a l’habitude d’injecter d’un point de vue budgétaire. Un exercice qui se complexifie selon les pays en zone euro ou pas, dans un environnement Ebics ou pas…mais nous avons toujours trouvé des solutions ! 

• Gain en agilité et en analyse avec le rolling forecast 

Notre but est de pouvoir faire une analyse mensuelle, entre le budget et le réel pour visualiser nos flux de trésorerie, cela donne une cadence et un rythme récurent intéressant qui est le propre du rolling forecast. Dans notre secteur de l’évènementiel où tout se fait au dernier moment, l’agilité est essentielle pour se réajuster en temps réel. 

• Poursuite de la culture cash 

Nous avons toujours eu à cœur la culture cash chez Maison Options. Avec Financial Planning, nous avons pu nous pencher concrètement sur les moyens d’amélioration de la performance cash : surveiller les KPI comme les conditions de règlement des clients avec les DSO, les conditions de règlement des fournisseurs avec les DPO, et la manière dont sont dépensés les Capex.  

La donnée financière, déjà très fiable dans la partie budget, se recoupe désormais pleinement avec les flux de la donnée cash. Nous pouvons communiquer tous les mois à la direction générale un reporting très précis sur le cash réel et sur la projection à 24 mois avec le Rolling Forecast. 

• L’alignement avec l’objectif stratégique  

L’autre sujet qui était l’analyse des écarts, nous permet de comprendre en chaque fin de mois les écarts éventuels sur la position de trésorerie et s’assurer que l’objectif de trésorerie dans les 24 mois reste dans la tendance qu’on s’est fixée. Le budget reste notre socle.

• Mise en place d’une méthodologie structurante 

L’outil Financial Planning est très pointu, avec une possibilité de paramétrage très fin. En amont du projet, nous avons été accompagnés par les équipes Cegid pour dresser un état des lieux de nos besoins, de nos ressources, de nos capacités à remonter les flux bancaires selon la zone euro ou extérieure… 

Pour être performant, nous avons normé un certain nombre de points. Par exemple, les financements : nous pouvons saisir tous les contrats de financements dans Financial Planning, les taux d’intérêt y afférant, et l’outil calcule automatiquement les tableaux d’amortissement à long terme. De même, toutes les règles d’encaissement/décaissement, de TVA, les acomptes, etc, sont intégrés en début de projet. Il est possible de les faire évoluer si elles changent, évidemment.  

Nous avons déployé la solution Financial Planning en mode agile avec une implémentation efficace avec un accompagnement expert du consultant de Cegid. 

Interview du DAF avec Stéphane Soumier : les gains en agilité et productivité avec les solutions Cegid