Transparence des salaires : les obligations à anticiper pour 2026

L’Index de l’égalité professionnelle : un premier pas avant la directive

En France, les entreprises d’au moins 50 salariés sont déjà familières avec l’obligation de mesurer et de publier leur Index de l’égalité professionnelle. Calculé sur 100 points, cet outil se base sur 4 à 5 indicateurs selon la taille de l’entreprise :

• l’écart de rémunération femmes-hommes
• l’écart de répartition des augmentations individuelles
• l’écart de répartition des promotions (pour les entreprises de plus de 250 salariés)
• le pourcentage de salariées augmentées à leur retour de congé maternité
• la parité parmi les 10 plus hautes rémunérations

Chaque année, avant le 1er mars, les entreprises doivent publier leur note globale sur leur site internet et la communiquer à leur Comité Social et Économique (CSE).

Si la note est inférieure à 75 points, l’entreprise doit se mettre en conformité sous 3 ans sous peine de pénalité financière : jusqu’à 1% de la masse salariale annuelle comme le précise l’article L1142-10 Code du travail. Si elle est inférieure à 85 points, des objectifs de progression doivent être fixés. Bien que l’Index ait favorisé une prise de conscience, la nouvelle directive européenne va beaucoup plus loin en imposant une transparence plus opérationnelle et proactive.

Offres d’emploi, charge de la preuve : les nouvelles obligations concrètes pour les employeurs

C’est le cœur de la réforme. La directive instaure des obligations précises pour les entreprises de plus de 50 salariés. Elles vont modifier en profondeur les processus RH, du recrutement à la gestion de carrière.

Transparence dès le recrutement

Pour les entreprises, les obligations commencent avant l’embauche. 2 changements majeurs sont à prévoir dans le processus de recrutement :

1. Obligation d’indiquer la rémunération :
   Les employeurs devront mentionner le salaire initial ou une fourchette de rémunération objective dans l’offre d’emploi. À défaut, cette information devra être communiquée au candidat avant le premier entretien. L’objectif est de permettre une négociation plus équilibrée et d’éviter que la rémunération ne soit fixée sur la base de critères subjectifs. NB : cette obligation vise toute entreprise quelle que soit sa taille selon la directive, la France pourra aménager le seuil lors de la transposition nationale. 
2. Interdiction de questionner sur les salaires antérieurs :
   Il sera interdit de demander à un candidat son historique de rémunération. Cette mesure vise à casser le cycle des inégalités salariales, qui peuvent se perpétuer d’un poste à l’autre, en particulier pour les femmes.

Droit à l’information pour les salariés

Une fois en poste, les salariés disposeront d’un droit d’accès renforcé à l’information. Ils pourront demander à leur employeur de leur fournir par écrit  :

• Leur niveau de rémunération individuel.
• Les niveaux moyens de rémunération, ventilés par sexe, pour les catégories de travailleurs accomplissant un même travail ou un travail de valeur égale.

Il ne s’agit pas de connaître le salaire exact de ses collègues, mais bien d’accéder à des données agrégées et anonymisées (et donc conformes au RGPD) pour se positionner. L’employeur aura un délai de deux mois pour répondre à cette demande. Par ailleurs, l’entreprise sera tenue d’informer tous les salariés de ce droit (et de la manière dont il peut le faire valoir) au moins 1 fois Ce droit à l’information est détaillé dans l’article 7 de la directive.

De plus, l’entreprise devra rendre accessibles les critères utilisés pour déterminer les niveaux de rémunération et la progression salariale. Ces critères devront être objectifs, neutres et non discriminatoires.

Reporting, seuils et mécanismes de correction

Les articles 9 et 10 de la directive imposent de nouvelles obligations de reporting, qui varient selon la taille de l’entreprise. Elles devront publier un rapport sur les écarts de rémunération hommes-femmes tous les trois ans :

• Dès 2027 pour les effectifs de 150 à 249 salariés, puis tous les 3 ans.
• Dès 2027 également les entreprises de 250 salariés et plus, qui devront quant à elles publier un rapport annuel.
• Dès 2031 pour ceux de 100 à 149, puis tous les 3 ans.

Que se passe-t-il si le rapport révèle un écart de rémunération moyen de plus de 5 % par catégorie de travailleurs, que celui-ci n’est pas justifié et que l’employeur n’a rien fait pour le combler ? 

L’entreprise sera tenue de mener une évaluation conjointe des rémunérations en collaboration avec les représentants du personnel. Au-delà de la simple évaluation, elle devra justifier les raisons des écarts, proposer des mesures correctives et surtout un moyen d’évaluer leur efficacité.

En cas de violation des ces obligations, les salariés auront le droit de demander une indemnisation ou la réparation du dommage. Charge aux États membres de fixer des sanctions « effectives, proportionnées et dissuasives » (article 23) pour garantir le respect de ces obligations (sanctions financières ou exclusion des marchés publics en cas de manquement). A l’heure actuelle, rappelons que la directive n’est pas encore transposée dans le droit français.

Renforcement des sanctions et de la charge de la preuve

Enfin, l’article 18 de la directive instaure une inversion de la charge de la preuve en matière de litige salarial. Cela signifie lorsque l’entreprise n’a pas respecté ses obligations de transparence ou lorsqu’un écart injustifié est établi, c’est à l’employeur de prouver l’absence de discrimination salariale, et plus au salarié de l’établir. Un vrai changement de paradigme.

Tableau récapitulatif des obligations et échéances de la directive européenne sur la transparence des salaires

*La précision du juriste : La directive européenne pose des obligations générales mais prévoit des aménagements selon la taille des entreprises lors de la transposition. Certaines obligations peuvent être allégées voire non requises pour les entreprises inférieures à 50 salariés : la législation nationale devra préciser ces seuils.

Comment préparer votre entreprise à l’échéance ?

Les grandes lignes sont tracées, les entreprises peuvent dès maintenant engager une démarche proactive :

• Auditer et cartographier les rémunérations :  La première étape consiste à réaliser un état des lieux précis de vos pratiques salariales. Cartographiez les postes, analysez les grilles existantes et identifiez les éventuels écarts de rémunération à poste et compétences équivalents. En bref : musclez votre jeu sur la collecte de données, toujours dans le respect du RGPD.
• Formaliser une politique de rémunération objective : Définissez des critères clairs, objectifs et non discriminatoires pour la classification des postes, la fixation des salaires et les augmentations. Cette politique doit être documentée et communicable.
• Adapter vos outils SIRH :  La conformité à la directive repose sur la capacité à extraire et analyser des données de paie fiables. Assurez-vous que votre SIRH est capable de générer les rapports requis, de ventiler les données par sexe et par catégorie d’emploi, et de supporter une gouvernance des données robuste. L’automatisation sera un atout majeur pour garantir la fiabilité et l’efficacité de ce reporting.
• Former les managers :  Les managers sont en première ligne pour appliquer et expliquer la politique de rémunération. Il est essentiel de les former aux nouvelles obligations et de les outiller pour mener des discussions salariales transparentes et équitables.
• Engager le dialogue social :  Les représentants du personnel sont des partenaires clés dans cette démarche. Associez-les dès que possible à la définition des critères et à l’analyse des écarts pour construire une approche concertée et renforcer la confiance.

En bref : vers une nouvelle culture de la rémunération

Si elle est anticipée sereinement, la directive sur la transparence des salaires est une opportunité de consolider l’équité au sein de l’entreprise et de renforcer votre marque employeur. Les entreprises qui s’équiper des bons outils de pilotage RH pour prendre le virage transformeront cette obligation juridique en un véritable avantage concurrentiel pour attirer et fidéliser les talents.

3 points pour se préparer à la directive sur la transparence des salaires

1. Ce qui change : la façon d’envisager sa politique salariale.

• Transparence dès le recrutement : indiquer les salaires et bannir les questions sur les salaires antérieurs.
• Droit à l’information pour les salariés : accès aux niveaux et critères de rémunération.
• Reporting : publier rapports et corriger écarts > 5 %.
• Renforcement des sanctions et de la charge de la preuve : c’est désormais à l’employeur de prouver l’absence de discrimination.

2. Collecter les données : centraliser toutes les informations salariales, fixes et variables, ventilées par sexe et catégorie de poste pour le reporting.

3. Politique de traitement des écarts : définir des critères objectifs et documentés pour identifier et corriger tout écart injustifié, avec implication des représentants du personnel.

Préparez-vous dès maintenant à intégrer ces nouvelles exigences dans votre stratégie RH. Pour aller plus loin et découvrir comment l’IA peut vous aider à optimiser vos processus de recrutement dans ce nouveau contexte, téléchargez notre guide.