Fausses notes de frais : saurez-vous les déceler ? Faites le test !

Participez à notre quiz ludique pour évaluer votre capacité à détecter les fraudes. Nous reviendrons également sur les conséquences juridiques de telles pratiques avant de vous présenter comment une solution technologique telle Cegid Notilus peut automatiser et sécuriser votre gestion des notes de frais.

Mettez vos compétences à l’épreuve avec le Notilus Game

Avant de plonger dans les détails techniques et légaux, pourquoi ne pas vous tester ? Nous avons créé le Notilus Game, un quizz en ligne simple et rapide qui vous met au défi de repérer les anomalies sur cinq exemples concrets de notes de frais.

S’agit-il d’un doublon ? D’une date modifiée ? D’un montant de TVA incorrect ? À vous de jouer et de découvrir si vous êtes un expert de la détection de fraude. C’est une manière engageante de prendre conscience des subtilités et des différentes formes que peut prendre la fraude.

Prêt à relever le défi ? Serez-vous aussi incollable que Cegid Notilus ?

Jouez au Notilus Game dès maintenant

La fraude à la note de frais : un délit aux conséquences sérieuses

La falsification d’une note de frais n’est pas une simple entorse au règlement intérieur de l’entreprise et reste une pratique courante (Retrouvez notre étude : Fausses notes de frais : le top 7 des fraudes improbables). Il s’agit pourtant d’un acte lourd de conséquences sur le plan juridique.

La fabrication ou l’usage de faux documents est un délit pénalement répréhensible. L’article 441-1 du Code pénal est très clair : « Constitue un faux toute altération frauduleuse de la vérité, de nature à causer un préjudice et accomplie par quelque moyen que ce soit, dans un écrit ou tout autre support d’expression de la pensée qui a pour objet ou qui peut avoir pour effet d’établir la preuve d’un droit ou d’un fait ayant des conséquences juridiques. »

Une note de frais est un document qui sert de preuve pour obtenir un remboursement. La modifier intentionnellement (changer une date, gonfler un montant, utiliser le justificatif d’un autre) entre donc pleinement dans le cadre de ce délit. En cas de perte du justificatif, l’employé peut faire une attestation sur l’honneur, mais cela doit rester à la marge.

Quelles sanctions en cas de fausse note de frais ?

Conséquences légales pour le salarié ayant fait de fausses notes de frais

Les peines prévues par la loi sont sévères. L’usage de faux est passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, selon le site officiel des Services Publics. Pour l’employé, les conséquences peuvent aller du simple avertissement au licenciement pour faute grave, en fonction de la gravité et de la répétition des faits.

Licenciement pour fausses notes de frais

Il existe de nombreux cas de procès en cour de Cassation sur les poursuites pénales encoures :  » Au vu de ces éléments, et quelque soit l’ancienneté de M. [T], ces faits frauduleux, qui se sont répétés, et auxquels il n’a été mis un terme qu’en raison de leur découverte, sont constitutifs d’une faute grave empêchant la poursuite de la relation contractuelle et il convient en conséquence de confirmer le jugement en ce qu’il a retenu le caractère fondé du licenciement pour faute grave« . Audience du 1er mars 2023 concernant un cas de fraude avéré, qui fut considéré comme un motif valable de licenciement.

Conséquences légales pour l’entreprise

D’une part, la loi impose aux entreprises de prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir et réprimer les actes de fraude fiscale et sociale. En tant qu’employeur, vous êtes responsable des actions de vos salariés dans le cadre professionnel. D’autre part, elle peut être considérée comme suspecte…

Complicité employeur ?

Si un employé commet une fraude fiscale ou sociale liée à ses notes de frais, l’entreprise peut être considérée comme complice et être tenue responsable pénalement (rémunérer un salarié sous la forme d’un remboursement de dépense professionnelle afin de ne pas payer les cotisations sociales dues sur les salaires est un délit).

Jurisprudence compliquée

Les tribunaux, à travers la jurisprudence, rappellent régulièrement que l’absence de vérification ou un contrôle insuffisant des dépenses professionnelles peuvent engager la responsabilité de l’employeur, notamment en cas de fraude avérée lors d’un contrôle URSSAF. En cas de manquement, la société s’expose à un redressement fiscal, à des pénalités financières, voire à une requalification des sommes versées en avantage en nature soumis à charges sociales.

Parfois, même si l’entreprise n’a constaté la fraude des fausses notes de frais que trop tard, elle ne peut plus rien exiger. C’est le cas de ce jugement en Cour de Cassation qui a débouté l’entreprise de sa demande de remboursement par le salarié des frais injustifiés.

Tolérer ou ne pas contrôler efficacement ces pratiques peut entraîner un redressement fiscal et social. La rigueur est donc indispensable. Disposer d’un processus fiable et traçable de contrôles réguliers est le seul moyen efficace pour sécuriser l’entreprise sur les plans social et fiscal. Voir notre article : Notes de frais : êtes-vous prêts en cas de contrôle URSSAF ?

Le nouveau cauchemar : la fraude grâce à l’IA & ChatGPT

Les exemples de vidéos explicatives sur You Tube ont récemment envahi les réseaux sociaux pour expliquer comment l’IA peut vous créer un faux justificatif. Franceinfo a même diffusé un reportage sur le sujet, avec le témoignage d’un jeune commercial : « On demande vraiment à l’IA de tout à nous faire. On lui explique ce qu’on veut, le prix, la TVA, l’endroit. Et elle nous génère le ticket en 30 secondes« . Et comme l’IA est bien entraînée, elle vous suggère même de rajouter le nom du serveur pour faire plus « humain ». Glaçant pour les entreprises qui ont en effet constaté une augmentation très forte de ces faux justificatifs (+14% en septembre 2025 selon une étude récente de AppZen).

Logiciel Cegid Notilus : la technologie au service de la conformité

Comment alors passer d’un contrôle manuel, faillible et chronophage à une gestion fiable et automatisée ? La réponse se trouve dans des solutions de dématérialisation des notes de frais qui intègrent l’intelligence artificielle pour simplifier et sécuriser l’ensemble du processus. Cegid Notilus est une solution robuste et évolutive des déplacements professionnels et notamment pour la gestion des notes de frais.

Avec le module déplacements professionnels, vous pouvez gérer sur une seule plateforme l’ensemble du voyage, sans possibilité de fraudes : réservation de billets, d’hôtel, locations, avec workflow de validation simplifié. Et même le contrôle du bilan carbone selon l’option choisie !

« Nous avons gagné énormément ! En termes de productivité et de ROI, Spie Batignolles est vraiment gagnant dans le sens où il n’y a pas de ressaisie avec Cegid Notilus. Ce qui prenait 30 minutes avant, nous prend 5 minutes aujourd’hui. Nous ne reviendrions pas en arrière, ce n’est pas envisageable ! » Michel PONS, chef de projet SIRH Spie Batignolles – Lire son témoignage

La fin des erreurs manuelles grâce à l’analyse intelligente

L’un des principaux atouts de notre solution est sa capacité à automatiser la lecture et l’analyse des justificatifs. Lorsqu’un collaborateur prend en photo son reçu depuis l’application mobile, notre technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) entre en jeu.

• Scan des champs clés avec l‘OCR : Le système identifie et extrait automatiquement les informations essentielles comme le montant total, la date et l’heure de la dépense et le taux de TVA applicable. Cela élimine les erreurs de saisie manuelle et garantit la cohérence des données.
• Contrôle de la politique de dépense : Cegid Notilus compare instantanément chaque dépense avec les règles que vous avez définies dans votre charte interne (plafonds de remboursement, types de dépenses autorisées, etc.). Toute non-conformité, non-respect ou dépassement des budgets de votre politique de voyage est immédiatement signalée.
• Identification des doublons, même si les justificatifs sont soumis à plusieurs semaines d’intervalle.
• Repérage des anomalies temporelles, comme une note de restaurant soumise un jour férié ou durant les congés d’un salarié.
• Analyse de la cohérence des dépenses pour signaler des montants anormalement élevés par rapport à la moyenne pour un type de dépense donné.
• Workflow d’approbation automatisé avec alertes tout le long du circuit de validation
• Archivage à valeur probante : les notes de frais sont archivées en toute conformité et le salarié peut jeter son justificatif, une fois la note prise en photo

Stop à la fraude aux frais kilométriques

« Gonfler » les kilomètres sur une distance parcourue est également une pratique courante chez les collaborateurs qui se déplacent régulièrement pour établir leurs indemnités kilométriques. Avec notre solution, vous pouvez également suivre les déplacements professionnels de vos salariés avec le module de gestion de la flotte automobile.

Détecter les fausses notes de frais

• IA contre IA : la solution peut déceler si le justificatif a été établi via une IA

Cette vigilance permanente permet aux équipes comptables de se concentrer sur les cas réellement litigieux, plutôt que de perdre du temps à vérifier manuellement chaque ligne de dépense.

Gagnez jusqu’à 70% de temps pour traiter les notes de frais, sans fraude !

Adoptez une gestion sereine et sécurisée de vos notes de frais

La gestion des notes de frais ne devrait pas être une source de stress ou de risque pour votre entreprise. En combinant sensibilisation des équipes et outils technologiques performants, application mobile, vous pouvez créer un environnement de confiance et d’efficacité.

Le Notilus Game est un excellent point de départ pour éduquer vos collaborateurs de manière ludique. Mais pour une sécurité et une tranquillité d’esprit durables, la dématérialisation des justificatifs dans Cegid Notilus reste la solution la plus robuste. Vous protégez votre entreprise contre la fraude, vous simplifiez la vie de vos collaborateurs et vous optimisez le temps de vos équipes comptables.

Qui contrôle les notes de frais ?

La vérification des notes de frais incombe, selon l’organisation de l’entreprise et sa taille, au Travel manager, à la comptabilité, et parfois aux RH. La mise en place d’un workflow de validation connecté à la politique des déplacements via le manager puis le service concerné fluidifie le processus et évite la fraude.