Facture électronique : pourquoi la réforme est un levier de modernisation des SI

La facture électronique n’est pas seulement un sujet de conformité

Pour Vianney Donadoni, Product Marketing Manager chez Cegid, la réforme de la facturation électronique ne peut pas être réduite à une énième obligation réglementaire. Elle émerge comme un révélateur de la maturité des systèmes d’information. Derrière l’émission et la réception de e-factures, elle met en tension l’ensemble des flux financiers, comptables et métier.

Beaucoup d’entreprises abordent le sujet sous l’angle règlementaire, à savoir choisir une plateforme agréée et respecter l’échéance fixée par l’administration fiscale. C’est indispensable, mais insuffisant. Car la réforme oblige aussi à se demander si l’ERP reflète toujours la réalité des flux de l’entreprise.

Les flux métiers à fiabiliser pour la RFE

La mise en place de la réforme révèle souvent une architecture fragmentée au sein des organisations :

• Beaucoup d’entreprises opèrent avec plusieurs ERP et outils de facturation ;
• Les processus sont parfois mal documentés ou mal gérés (partiellement hors système) ;
• Les cas d’usages spécifiques renvoient presque toujours à une logique métier ;
• Une plateforme agréée seule ne règle pas les problèmes de fond, si les flux de facturation ne sont pas clarifiés ou pas traçables.

Édouard Ansermino, Manager Avant-Vente chez Cegid, insiste sur un point clé : « la conformité RFE ne dépend pas uniquement du choix d’une PA. Elle repose d’abord et avant tout sur la qualité des données et des processus qui alimentent les factures. »

Ce que la réforme impose aux entreprises ?

• Les référentiels clients et fournisseurs doivent être nettoyés et fiabilisés ;
• Les données d’adressage, les identifiants, les règles de TVA, les informations de facturation et les statuts doivent être cohérents.

Les flux métiers boostés par la RFE

Toujours selon Édouard Ansermino : « l’étude des cas de nos clients révèle à quel point les flux d’achats et de ventes vont être améliorés par la RFE ». Pour une grande partie, la qualité de la donnée était déjà traitée dans l’ERP (référentiels, tiers, éléments de gestion…). « Mais dorénavant, les cas d’usages spécifiques (ndlr : précédemment gérés à la main ou au cas par cas) ont également tendance à revenir vers l’ERP. »

Ce que deviennent les flux et données de gestion supplémentaires ?

Ils permettent d’abord d’améliorer la gestion du cycle de vie de la facture et la gestion de la trésorerie. « Puisqu’avec la RFE j’ai de la visibilité sur ma facture client, le suivi de la compta auxiliaire est enrichi, et je peux piloter mes encours et mon recouvrement dans mon ERP ». Grâce au suivi des statuts permis par la réforme, il est plus facile de suivre les factures et les paiements dus, de provisionner des fonds ou d’anticiper les variations de trésorerie.

Pour la TVA, qui était précédemment gérée dans différents outils, « une interprétation comptable normée permettra également de fiabiliser la justification de TVA », et de « réconcilier la fiscalité avec la production comptable classique (fichiers FEC) grâce aux éléments issus de l’e-invoicing et de l’e-reporting ».

Ainsi, avec la généralisation des e-factures et des outils de gestion adaptés, les entreprises vont faire un véritable bon en avant dans leur pilotage financier, et la qualité des informations transmises à l’Administration fiscale.

Le dilemme des entreprises : ajouter une couche technologique ou moderniser l’ERP ?

Pour une grande partie, la réforme place les entreprises face à deux trajectoires :

La première consiste à ajouter une couche technologique à un système existant, à savoir une plateforme agréée connectée à l’ERP. Cette approche peut sembler plus rapide. Mais elle risque de prolonger les fragilités déjà présentes dans les SI : données hétérogènes, ressaisies, exceptions mal documentées, contrôles manuels, manque de visibilité sur le cycle de vie des factures, …

La seconde trajectoire consiste à utiliser la réforme comme un levier de modernisation. Dans cette logique, l’entreprise ne se contente pas de brancher une plateforme agréée à son SI. Elle définit une architecture cible plus évolutive et plus robuste. « Une plateforme agréée simplement connectée ne produit pas la même valeur qu’une plateforme intégrée pensée en cohérence avec l’ERP. »

Pourquoi intégrer la RFE à un projet Finance global ?

Vianney Donadoni le rappelle : la réforme de la facturation électronique constitue « l’une des plus structurantes pour les ERP depuis le passage à l’euro ». De fait, la RFE dépasse la simple émission et réception de e-factures. C’est un sujet d’architecture, de données, de processus et de gouvernance Finance. Si l’ERP n’est pas prêt, une plateforme agréée seule ne permettra pas à franchir le cap de la réforme, ou de rester conforme dans la durée.

Lorsqu’une entreprise modernise son ERP, elle revoit déjà ses données, ses workflows, ses règles de gestion, ses flux entrants et sortants, ses contrôles et ses interfaces. Traiter séparément la transformation ERP et la conformité RFE reviendrait à faire deux fois le même travail : une première fois pour le SI Finance, et une seconde fois pour la réforme.

Garri Goldberg, Directeur Associé chez Althéa, insiste sur ce point : « l’exercice de la conformité fera partie intégrante d’un projet ERP au même titre que, par exemple, les problématiques fiscales. Il est nécessaire d’aligner la transformation finance et la contrainte réglementaire. »

Comment intégrer la RFE à un projet Finance global ?

Tous les participants à la table ronde s’accordent sur un point important : la RFE doit être pilotée en transverse. La DAF ne peut pas la porter seule. La DSI, la fiscalité, les achats, la comptabilité, les métiers et l’intégrateur doivent être associés dès le départ. Donatien Iweins, Responsable programme projets Finance chez Monceau Assurances, souligne ainsi la nécessité de mettre en place un programme commun capable « d’identifier les impacts, d’arbitrer les priorités et de sécuriser les différentes dépendances ».

Cette approche globale est d’autant plus importante que la réforme touche à des aspects très opérationnels. Et si ces sujets sont traités trop tard, l’entreprise s’expose à « des redéploiements, à des interfaces supplémentaires ou à des arbitrages dans l’urgence » comme le souligne Nelly Marçal, responsable commerciale chez LCS Group.

Enfin, l’entreprise doit se doter d’une gouvernance claire. Même si le dispositif réglementaire continue d’évoluer, il ne faut pas attendre que tout soit stabilisé pour avancer. Le projet doit être piloté par lots, avec des responsables identifiés, des comités de pilotage réguliers et une vraie agilité.

Conclusion

C’est sans doute l’enjeu principal de la réforme : ne pas la subir, et ne pas la traiter comme un sujet isolé. Avec un ERP moderne, la conformité peut devenir beaucoup plus simple et évolutive. L’entreprise n’a plus besoin de reconstruire son dispositif à chaque nouvelle obligation. Elle s’appuie sur un socle capable d’intégrer plus facilement les évolutions réglementaires, fiscales ou opérationnelles, en conservant l’intégrité de ses données et la traçabilité de ses flux de bout en bout.