Simplification et gain de temps : DB Cargo dématérialise ses notes de frais avec Cegid Notilus
M. PEYRIGUÈRE, membre du service RH chez DB Cargo France, a pris en main la nouvelle version de Cegid Notilus en plein confinement. Aujourd’hui il témoigne sur son utilisation au quotidien et sur celle des plus de 800 collaborateurs.
en savoir plusLes origines de DB Cargo France sont à tracer en 2005 du côté du Royaume-Uni chez EWS (English, Welsh and Scottish Railway). En 2006 ont lieu les premiers transports de fret sous la dénomination de Euro Cargo Rail. Tout au long de son histoire, l’entreprise ferroviaire a grandi et fait évoluer ses processus et son organisation pour se rapprocher de sa maison mère, la Deutsche Bahn. En septembre 2021, elle a finalement changé de nom pour DB Cargo France.
Depuis janvier 2022, elle opère avec ses 883 collaborateurs et 145 locomotives, deux « corridors » internationaux de trains longue distance ; Nord-Sud et Est-Ouest, ainsi qu’une division locale à Calais dédiée à ses clients carrières. Julien PEYRIGUÈRE, Assistant Ressources Humaines, a pris en main la nouvelle version de Cegid Notilus en plein confinement.
« La partie dématérialisation des notes de frais apporte une grande souplesse tant aux usagers qu’à moi-même. Même en cas d’audit des notes de frais, je peux retrouver facilement et rapidement une note particulière. » – Julien PEYRIGUÈRE, Assistant Ressources Humaines chez DB Cargo France.
Cegid Notilus implémenté depuis 2010 chez DB Cargo France pour le traitement des notes de frais
Julien PEYRIGUÈRE est l’un des plus anciens au sein de la Direction des Ressources Humaines. Il dispose d’un outil de gestion pour la partie production et d’un autre pour la paye. Il connaît bien les problématiques opérationnelles, ayant préalablement géré une agence à Dijon. Une de ses principales missions consiste à assurer la validation des notes de frais. Lors de sa prise de poste, il a dû traiter au plus vite un reliquat de près de 700 notes de frais. Très sollicité avec la pandémie de Covid, il a durant la même période vécu le changement de version de Cegid Notilus, en 2020 : « j’ai vu un changement très positif ».
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Avec notre OCR tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé, fini le papier.
En savoir plusUne réactivité appréciée de tous
« Il y a un gain de temps pour tout le monde. Plus besoin d’envoyer les notes, comme cela se faisait, à la personne qui va gérer la validation en N+1. Cette validation intervenait d’ailleurs après que je récupère les notes au niveau N+2 pour vérifier les pièces comptables. La réactivité est plus qu’évidente pour tout le monde ! » estime Julien PEYRIGUÈRE.
Un Cegid Notilus Day pour anticiper le changement de version
Julien PEYRIGUÈRE avait participé lors d’un Cegid Notilus Day (évènement annuel dédié aux utilisateurs Cegid Notilus) à un atelier sur le contrôle Urssaf et fiscal. Le législateur ayant pris en considération les évolutions technologiques et les besoins des entreprises, la dématérialisation des notes de frais (saisie et stockage) devenait possible.
Une réduction drastique du temps de traitement
« Avec le passage à la nouvelle version, plus aucune excuse pour ne pas traiter les notes de frais, notamment par manque de temps ou perte de justificatifs entre l’agence et le siège !» déclare Julien PEYRIGUÈRE.
La nouvelle version permet en effet le scan des justificatifs et leur conservation de manière dématérialisée grâce à l’archivage à valeur probante. L’avantage est double : gain de temps dans le traitement avec la saisie et la validation digitales et gain de place lié à la fin du stockage d’éléments papier. Pour ce dernier, le confinement a ralenti le processus. Julien PEYRIGUÈRE doit effectuer l’état des lieux et pointer les notes de frais émises entre mars et mai 2020, dont la volumétrie est estimée à environ 600 unités.
Un déploiement fluide de la nouvelle version
Les collaborateurs maîtrisaient relativement bien Cegid Notilus qui est très intuitif. « Il y a eu beaucoup de retours positifs sur la digitalisation des notes de frais. Les collaborateurs basculent majoritairement sur la version mobile, plus que sur la version web » explique Julien PEYRIGUÈRE. Parallèlement, suite à un remaniement de la politique voyage, l’entreprise vise à réduire le délai de remboursement de 60 à 45 jours.
Une satisfaction client notable
Julien PEYRIGUÈRE estime avoir gagné plus de 50 % de temps dans le traitement des notes de frais et s’avoue pleinement satisfait du suivi client.
« La partie dématérialisation apporte une grande souplesse tant aux usagers qu’à moi-même. Même en cas d’audit, je peux retrouver facilement et rapidement une note particulière. Le papier représentait une problématique chronophage. Tant pour le valideur N+1, côté comptabilité que du côté collaborateur, l’outil est très simple à utiliser ».
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