Spie Batignolles & notes de frais : un chantier mené de main de maître
La gestion des notes de frais ? Un chantier de taille
… Pour une entreprise spécialisée dans les chantiers !
SPIE Batignolles, groupe qui n’est plus à présenter, est certes pluridisciplinaire avec tous les métiers du BTP mais possède également des branches d’activités sur l’énergie et les services. Avec près de de 8500 salariés, le groupe réalise plus de 2 milliards d’euros de chiffre d’affaires …
Alors, évidemment la gestion des notes de frais est un sujet d’envergure, à la fois pour le siège qui doit traiter toute cette volumétrie, mais aussi pour les collaborateurs qui travaillent sur les chantiers sur de longues périodes, loin des bureaux administratifs. Le groupe est passé d’un processus archaïque de gestion des notes de frais à une solution innovante grâce à Cegid Notilus.
Rencontre avec les interlocuteurs qui se sont investis avec cœur dans ce chantier de rénovation -ou plutôt de construction ! – d’un nouveau processus de gestion des notes de frais.
Des enjeux trop forts pour une gestion manuelle fastidieuse
“Nous avions un enjeu très fort dans le sens où rien n’était digitalisé donc nous étions face à des procédures papier et des envois assez lourds. Cela induisait des temps de traitement qui pouvaient s’étendre sur deux ou trois mois calendaires.” déclare Michel PONS, chef de projet SIRH.
Cissé Diakité, gestionnaire du personnel se souvient de l’avant , avec une pointe d’humour : “ En amont, on recevait d’abord les notes de frais par mail envoyées par les salariés. Ensuite, on devait attendre de les recevoir par courrier afin de les classer, les mettre par ordre alphabétique dans chaque classeur ! Nous en recevions tous les jours, et l’on s’obligeait à les saisir pour ne pas perdre de temps et ne pas tout accumuler en fin de mois, sinon on ne s’en sortait pas. On perdait énormément de temps dessus.”
Quand nous avons eu vent des outils comme Cegid Notilus, cela allait de soi de trouver une solution complètement intégrée ! Michel PONS, Chef de Projet SIRH
Les besoins : simplifier et accélérer les processus via la digitalisation
- Pour les collaborateurs : et hop, direct dans le téléphone !
Stéphane Blond, directeur de projet explique : “ A l’échelle d’un chantier, il faut comprendre que les notes de frais représentent tout un tas de petites tâches qui nous déconcentrent un peu de nos sujets principaux. ”
Et puis, pour les collaborateurs sur les chantiers, pas facile de stocker “proprement” ses notes de frais au fond des poches, pour ensuite penser à les scanner, les envoyer par courrier quand ils ne reviennent pas au bureau régulièrement. Sans compter les risques de perte des justificatifs éparpillés…
Cegid Notilus avec son application sur mobile vient résoudre tous ces soucis et faciliter le quotidien des salariés. Il suffit de prendre en photo la note au moment “T” et elle est enregistrée, le collaborateur n’a plus besoin de garder son justificatif : “L’avantage de sa version smartphone pour nos opérationnels qui n’ont pas forcément de PC sur leur chantier permet de récupérer les justificatifs de manière fluide.” se réjouit Michel PONS.
- Pour le siège : efficacité et optimisation financière
Plus besoin de scanner ! Stéphane Blond apprécie la digitalisation et le gain de temps pour les métiers : “ Le processus note de frais se recentre sur la consolidation finale et je n’ai plus le souci de retrouver les justificatifs, les scanner, les enregistrer, noter les montants, etc. ”
Chaque note est affectée directement au collaborateur, à sa note de frais mensuelle ou rattachée au projet. Grâce à la combinaison de l’intelligence artificielle et de l’OCR, la note est lue et décryptée : elle convertit la lecture visuelle et remplit les champs attendus par type de dépenses, TVA, et détecte les doublons de justificatifs éventuels… Les informations stockées sont archivées 10 ans dans un coffre-fort et non modifiables. Cet archivage à valeur probante est également précieux en cas d’audit ou de contrôle fiscal.
“C’est un outil pratique, efficace et facile d’utilisation, surtout avec la connexion téléphone en temps réel ! ”
L’Impact réel sur la productivité et le Retour sur Investissement
83% de gain de temps, ça vous dirait ?
“ La digitalisation, c’est magique, c’est un gain de temps énorme ! Je passais 30 minutes à la main et aujourd’hui en 5 minutes c’est réglé.” applaudit Cissé Diakité.
Et Michel Pons de surenchérir : « En termes de productivité et de ROI, Spie Batignolles est vraiment gagnant dans le sens où il n’y a pas de ressaisie du tout par rapport à notre ancien système qui était quand même très vétuste…»
« Nous ne reviendrions pas en arrière, ce n’est pas envisageable ! »
Pour résumer, Cegid Notilus est synonyme de :
- Accélération des processus
- Efficacité et sécurité
- Mobilité et simplicité
- Productivité
Bravo à SPIE Batignolles pour ce chantier d’envergure de digitalisation des notes de frais
La transformation numérique de la gestion des notes de frais chez SPIE Batignolles a donc eu un impact profond sur l’efficacité de la gestion des notes de frais, transformant une corvée administrative en un processus optimisé et valorisant pour tous les métiers touchés, des RH aux directeurs de projet, en passant par les gestionnaires du personnel. C’est également un confort et une sécurité pour les collaborateurs qui n’ont plus le souci de perte, d’accumulation et de temps de scan, d’envoi par courrier etc. Cegid Notilus a non seulement simplifié la saisie et le stockage des justificatifs, mais il a aussi considérablement réduit les délais de traitement, garantissant par la même un ROI clairement mesurable.
Ils le disent en live !
Et vous, vous gérez toujours vos notes de frais manuellement ?
Cegid Notilus, simplifiez votre quotidien !
Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.
- Gestion des notes de frais et déplacements
- Gestion de la flotte auto