TVA sur les frais de repas : guide complet pour les entreprises et les salariés

Qu’est-ce que la TVA sur les frais de repas professionnels ?

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) sur les frais de repas professionnels est une taxe que l’entreprise peut, sous certaines conditions, récupérer sur les dépenses de restauration engagées dans le cadre de son activité. Pour être éligible, la dépense doit être directement liée à l’intérêt de l’entreprise et correctement justifiée.

Il est essentiel de distinguer un repas professionnel d’un repas personnel. Un repas pris par un salarié seul près de son lieu de travail est généralement considéré comme une dépense personnelle, non éligible à la déduction de la TVA. En revanche, un repas avec un client ou lors d’un déplacement professionnel entre dans un cadre différent et fait l’objet d’une note de frais.

Ces frais se différencient également des avantages comme les tickets-restaurant ou les repas pris à la cantine d’entreprise, qui obéissent à des règles spécifiques d’exonération de cotisations sociales mais n’ouvrent généralement pas droit à la récupération de TVA pour l’entreprise.

A noter : L’URSSAF fixe des plafonds stricts pour l’exonération des frais de repas, nous vous proposons ce guide compet sur La note de frais de restaurant : définition, règles et remboursement

Est-il possible de récupérer la TVA sur les repas ?

La possibilité de récupérer la TVA dépend de la nature et du contexte de la dépense. La TVA déductible s’applique principalement lorsque le repas est engagé dans l’intérêt direct et avéré de l’entreprise.

Repas d’affaires avec clients ou partenaires

Les repas d’affaires organisés pour rencontrer des clients, des fournisseurs ou des partenaires sont une cause fréquente de dépenses de restauration. La TVA sur ces repas est récupérable si la dépense est justifiée et que l’intérêt commercial est clairement établi. Il est essentiel que la facture mentionne le nom de tous les convives et leur fonction pour prouver le caractère professionnel de l’événement.

Repas lors d’un déplacement professionnel

Lorsqu’un collaborateur est en mission, les frais de repas qu’il engage sont considérés comme des frais de déplacements professionnels. Que ce soit pour un déjeuner, un dîner ou un repas pris lors d’un séminaire, la TVA est déductible. Cette règle s’applique aux salariés en déplacement, à condition que la dépense soit raisonnable et justifiée par une note de frais en bonne et due forme.

A noter : Contrairement aux repas ou aux boissons non alcoolisées, la TVA sur les boissons alcoolisées est toujours non déductible, même si elles sont consommées dans un cadre professionnel, comme lors d’un repas d’affaires.

Quelle différence de TVA entre repas sur place et à emporter ? ou comment calculer la TVA sur un repas ?

Cas non déductibles : repas du salarié sur place, avantages en nature

Certaines dépenses de repas ne permettent pas la récupération de la TVA. C’est notamment le cas pour :

• Les repas pris par un salarié seul sur son lieu de travail habituel.
• Les dépenses offertes à des dirigeants ou salariés qui ne relèvent pas strictement de l’intérêt de l’entreprise. Ces dernières peuvent être requalifiées en avantages en nature et soumises à cotisations sociales.

Quel est le taux de TVA applicable sur les repas ?

Comprendre les différents taux de TVA est indispensable pour calculer correctement la part récupérable. En restauration, trois taux principaux coexistent.

Taux de TVA intermédiaire (10 %)

Le taux de 10 % s’applique à la majorité des produits alimentaires consommés immédiatement sur place, à emporter ou livrés (plats cuisinés, sandwiches, boissons non alcoolisées servies dans un contenant permettant leur conservation).

Taux de TVA réduit (5,5 %)

Le taux réduit de 5,5 % concerne les produits alimentaires vendus sous un emballage permettant leur conservation pour une consommation différée. Par exemple, une bouteille d’eau scellée, un plat préparé sous vide ou des fruits non transformés.

TVA sur la restauration à emporter ou à livrer

La vente d’un repas, sur place ou à emporter, dépend également de ce que les restaurateurs ou traiteurs vous proposent ! Retrouvez ici le détail officiel des taux de TVA à appliquer pour comprendre à quelle déduction vous référer.

Taux de TVA sur alcool vs boissons non-alcoolisées

Les boissons alcoolisées sont toujours soumises au taux normal de 20 %, qu’elles soient consommées sur place ou à emporter et ne sont pas déductibles.

Les boissons non alcoolisées, si elles sont destinées à une consommation immédiate (verre de soda, café), sont taxées à 10 %, elles sont éligibles à la récupération de TVA.

Quelles règles respecter pour récupérer la TVA sur les repas ?

La récupération de la TVA par l’employeur est conditionnée par le respect de règles strictes en matière de justification. Une simple erreur peut entraîner le rejet de la déduction lors d’un contrôle.

Pour être valable, une facture de restaurant doit comporter plusieurs mentions obligatoires :

• Le nom et l’adresse complets du restaurant et de votre entreprise.
• La date de la dépense.
• Le détail des prestations (repas, boissons).
• Les différents taux de TVA appliqués à chaque produit.
• Le montant total hors taxes (HT), le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC).

Pour les repas d’affaires, rappelons encore qu’il est impératif d’ajouter le nom et la fonction des invités sur le justificatif. Conserver ces documents est essentiel, car ils devront être présentés en cas de contrôle URSSAF ou fiscal.

A noter : Une TVA récupérée à tort expose l’entreprise à un redressement, incluant le remboursement de la taxe et l’application de pénalités.

Exemples pratiques de récupération de TVA sur repas

Illustrons avec quelques cas concrets pour mieux comprendre les calculs.

“ En cas de doublon de justificatif, l’application détecte automatiquement que le frais a déjà été rentré. De même, si le repas a été payé en ticket restaurant, il ne peut être en même temps remboursé en note de frais.”

– Julien Peyriguère, assistant RH chez DB Cargo qui utilise au quotidien Cegid Notilus pour gérer ses notes de frais.

L’adoption d’outils de digitalisation transforme la gestion des frais professionnels. Des solutions comme Cegid Notilus permettent de scanner les factures, d’extraire automatiquement les données (montants, TVA) et d’automatiser l’ensemble du processus de la note de frais. Cela garantit non seulement un gain de temps considérable, mais aussi une conformité totale avec les réglementations sur la TVA sur frais de déplacement. Retrouvez notre article : Etes-vous prêts en cas de contrôle URSSAF ?

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