Coworking

Cómo Cegid te ayuda a integrar el coworking en la empresa

El coworking ofrece flexibilidad, pero esa flexibilidad solo se convierte en una ventaja competitiva si se gestiona con inteligencia y control. Cegid ofrece una suite de soluciones diseñadas para que las medianas y grandes empresas integren perfectamente los espacios de coworking en su operativa diaria.

• Cegid ERP y Contabilidad: Centraliza y automatiza el registro de todas las facturas de coworking. Sus potentes dashboards te ofrecen una visión 360º de los costes variables, permitiéndote analizar el gasto por empleado, departamento o proyecto y tomar decisiones financieras basadas en datos precisos.
• Cegid RRHH y Nóminas: Facilita la gestión de equipos distribuidos. Automatiza el control horario multidispositivo, adapta las nóminas a modelos híbridos y gestiona los beneficios sociales de forma equitativa, garantizando siempre el cumplimiento de la normativa laboral española.
• Cegid Fiscalidad: Asegura el compliance tributario. La plataforma integra los gastos de coworking y aplica las deducciones correspondientes en el Impuesto sobre Sociedades y el IVA de forma automática, minimizando el riesgo de errores ante la Agencia Tributaria.

Con Cegid, el coworking deja de ser un desafío administrativo para convertirse en lo que debe ser: una palanca estratégica para el crecimiento y la eficiencia de tu empresa.

Conclusión

El coworking ha trascendido su definición original para consolidarse como un elemento estratégico en la gestión empresarial moderna. Para medianas y grandes compañías, su valor no reside en el ahorro de un alquiler, sino en la agilidad operativa y financiera que proporciona. Sin embargo, esta flexibilidad conlleva una complejidad administrativa que no debe subestimarse. El éxito en la adopción de modelos de trabajo híbridos depende directamente de la capacidad de la empresa para controlar los costes variables, gestionar equipos distribuidos y asegurar el cumplimiento fiscal. Es aquí donde la digitalización, a través de soluciones integradas de ERP, RRHH y fiscalidad, se convierte en el factor decisivo para transformar la flexibilidad en una ventaja competitiva sostenible y rentable.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Qué significa coworking?

El término coworking se refiere a un modelo de trabajo que implica compartir un mismo espacio físico entre profesionales de diferentes empresas. Para una compañía, significa acceder a oficinas flexibles sin asumir los costes fijos de un alquiler tradicional. En lugar de un contrato a largo plazo, se paga por uso a través de membresías (diarias, mensuales) o por servicios específicos. Este enfoque convierte el gasto inmobiliario en un coste variable, mucho más adaptable a las fluctuaciones del negocio y a la gestión de equipos de proyecto o delegaciones comerciales.

¿Qué es un coworking y cómo funciona?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece no solo un lugar físico, sino también una infraestructura y servicios completos. Su funcionamiento es sencillo: una empresa contrata un número determinado de puestos (fijos o flexibles) o una oficina privada dentro del centro. Con ello, sus empleados obtienen acceso a internet de alta velocidad, salas de reuniones, zonas comunes, servicios de recepción y, a menudo, eventos de networking. Este modelo «llave en mano» elimina la carga de la gestión de una oficina propia, permitiendo que la empresa se centre exclusivamente en su actividad principal.

¿Cuánto cuesta un coworking para una empresa?

El coste de un coworking es un gasto variable que depende de la ciudad, la ubicación, la modalidad (hot desk, oficina privada) y los servicios contratados. Sin embargo, para una empresa, la pregunta clave no es el precio por puesto, sino cómo se integra este coste en su estructura financiera. Lo fundamental es tener la capacidad de analizar el Coste Total de Propiedad (TCO) de este modelo frente a una oficina tradicional. Para ello, es indispensable contar con un ERP que permita monitorizar y controlar estos gastos variables, evitando sorpresas a final de mes y optimizando el presupuesto.

¿Cuál es la diferencia entre coworking y oficina tradicional?

La diferencia fundamental reside en la flexibilidad y la estructura de costes. Una oficina tradicional implica un contrato de alquiler a largo plazo con costes fijos y predecibles (renta, comunidad, suministros), pero con una gran rigidez para adaptarse a cambios en la plantilla. En cambio, el coworking ofrece contratos flexibles y costes variables basados en el uso real. Esto permite a las empresas escalar o reducir sus espacios de forma ágil. En resumen: la oficina tradicional aporta estabilidad a costa de rigidez; el coworking aporta flexibilidad a costa de una mayor necesidad de control financiero.

¿Es deducible fiscalmente el gasto de coworking?

Sí, el gasto derivado del uso de espacios de coworking es deducible en el Impuesto sobre Sociedades y en las liquidaciones de IVA, siempre que esté directamente relacionado con la actividad económica de la empresa y se justifique con una factura completa. Es crucial que la factura detalle correctamente los servicios prestados. Para una gestión sin fisuras y para minimizar el riesgo de errores ante una posible inspección, es muy recomendable utilizar un software de gestión fiscal como Cegid Fiscalidad, que automatiza el registro y la correcta imputación de estas deducciones.

¿Qué tipos de coworking existen?

El ecosistema del coworking es muy variado para adaptarse a diferentes necesidades empresariales. Las modalidades más comunes son el hot desk (puesto flexible en zona común), el despacho fijo (puesto asignado) y la oficina privada (espacio exclusivo para un equipo). Además, existen los centros de coworking especializados en sectores concretos (tecnológico, legal), los que ofrecen servicios de valor añadido como la asesoría o la incubación de startups, y una tendencia en auge: el coworking rural, que promueve la descentralización del trabajo fuera de las grandes capitales, facilitando la conciliación y la captación de talento local.

¿Cómo afecta el coworking a la gestión de RRHH?

El coworking impacta directamente en la gestión de personas. Obliga a los departamentos de RRHH a adaptar sus políticas y herramientas para gestionar equipos distribuidos. Los principales retos son el control horario (que debe ser digital y multicanal), la administración de nóminas con conceptos variables (como dietas o transporte según asistencia) y el mantenimiento de la cultura de empresa. Para afrontarlos con éxito, es vital contar con soluciones de RRHH como las de Cegid, que permiten automatizar estos procesos y asegurar una gestión laboral equitativa y conforme a la ley para todos los empleados, independientemente de su lugar de trabajo.

¿Qué empresas utilizan coworking en España?

En España, el uso de coworking se ha extendido a todo el tejido empresarial. Si bien inicialmente fue un recurso para startups y autónomos, hoy grandes corporaciones del IBEX35, consultoras internacionales y pymes en crecimiento lo utilizan de forma estratégica. Lo emplean para abrir nuevas delegaciones con una inversión mínima, para alojar equipos de proyecto temporales o como parte de sus planes de flexibilidad para la plantilla. Operadores como WeWork, Regus, Aticco o Utopicus gestionan miles de puestos de trabajo para una cartera de clientes muy diversa, lo que demuestra la madurez de este modelo.

¿Cómo se contabiliza un gasto de coworking en la empresa?

Un gasto de coworking se contabiliza generalmente en cuentas del grupo 62 (Servicios Exteriores), como la (621) «Arrendamientos y cánones» para la cuota principal y la (629) «Otros servicios» para gastos adicionales. Lo más importante, desde un punto de vista de gestión, es registrarlo como un coste variable y, si es posible, asignarlo a un centro de coste específico (departamento, proyecto). La mejor práctica es automatizar este proceso a través de un ERP como Cegid, que no solo agiliza la contabilización, sino que también permite generar informes detallados para el análisis financiero.

¿Cuál es el futuro del coworking corporativo?

El futuro del coworking corporativo apunta a su plena integración en la estrategia inmobiliaria de las empresas bajo modelos híbridos. La tendencia, según datos de mercado de CBRE, es reducir las grandes sedes centrales en favor de una red de oficinas más pequeñas y flexibles, combinadas con el teletrabajo. Veremos un crecimiento sostenido de los espacios de coworking en ciudades secundarias y zonas rurales, impulsado por la búsqueda de un mejor equilibrio entre vida laboral y personal. La tecnología será clave para gestionar esta complejidad de forma eficiente, integrando la reserva de espacios con los sistemas internos de la empresa.