En 2025 todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para digitalizar correctamente la compañía es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación.
Escoged el software más adecuado
El primer paso es escoger la herramienta informática que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un software de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos.
De esta manera, ahorraréis tiempo de gestión y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos:
- Interfaz intuitiva.
- Fácil de utilizar para el usuario.
- Específico e interconectable con otros softwares.
- Flexible y escalable.
Lleva a cabo una formación adecuada
Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo procesos de enseñanza y aprendizaje sobre el software.
En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados.
Establece una transición digital progresiva
Es imposible digitalizar una empresa de golpe. Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un calendario de pasos escalables hasta alcanzar la digitalización completa.
Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para tener la mejor experiencia. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. Tan solo los programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas.
El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. Esto es especialmente relevante en caso de que tengan que hacerse numerosas facturas cada día, dado que el ahorro de tiempo puede ser significativo.
También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la seguridad o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la nube. Es decir, la instalación no se encuentra en el propio dispositivo, sino en un servidor remoto y permite acceder desde cualquier lugar.
De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador. Asimismo, esto garantiza que los datos se almacenan de una manera segura, ya que ningún fallo en los discos duros te dejará sin información y tampoco tendrás que preocuparte por ciberataques.