Prepárate para la Factura Electrónica Obligatoria

¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta? Las empresas en España tendrán que emitir factura electrónica obligatoria en sus relaciones con otras empresas. La fecha de entrada en vigor todavía está por definir, se implantará de forma progresiva, según la facturación.

En esta guía veremos todo sobre la factura electrónica, desde cómo crear una factura electrónica, cómo firmar una factura electrónica a las sanciones que pueden sufrir las empresas incumplir la legislación sobre la factura digital.

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¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

Qué es

La factura electrónica es similar a las facturas en papel. Solo es diferente la forma de emisión, ya que las digitales se crean y envían a través de un sistema que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.

Admin. Públicas

Muchas empresas ya usan factura electrónica desde el año 2015, ya que es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores, sin importar el tamaño de la empresa.

Ley Crea y Crece

Se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales. Primero, para las sociedades y profesionales que facturen más de 8M €. Y después será obligatoria para el resto de pymes y autónomos.

Soluciones Cegid adaptadas a Verifactu

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A través de ello garantizamos que nuestro software cumple con las especificaciones del citado Reglamento y podrá ser utilizado para remitir facturas verificables a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Ya es obligatoria para:

La Ley 25/2013 ya establece la obligación de las empresas de hacer la factura electrónica para Ayuntamientos y administraciones públicas. Este fue el momento cuando empezó la facturación electrónica a ser obligatoria en algunos casos. Muchas empresas y autónomos tienen que emitir facturas públicas si trabajan con su ayuntamiento. Por ejemplo, un diseñador que haga un programa de fiestas o una academia que imparta un taller en un centro cívico.

Será obligatoria para:

La nueva ley que regula la obligatoriedad en la factura electrónica es la Ley Crea y Crece, publicada en el  BOE de 29/09/2022, con entrada en vigor 19/10/2022.

Se establece un periodo de un año desde que se apruebe la OM del desarrollo reglamentario para que todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros comiencen a aplicar la facturación digital. El resto tendrá un año más.

Importante: Para saber cuando entra en vigor la factura electrónica hay que esperar a la aprobación de la orden ministerial que apruebe el reglamento. Mientras tanto, es momento de prepararse y aprender cómo crear una factura electrónica.

Crea y Crece: la ley que introduce la factura electrónica obligatoria

¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender qué es la factura electrónica obligatoria.

Aunque las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación. Las relacionadas con la obligación de facturación electrónica son las que más impacto tendrán en las empresas españolas.

Por ejemplo, deberán contar con nuevas herramientas de facturación electrónica para poder emitir y recibir todas las facturas que tengan con otros profesionales. Es decir, las que reciban de sus proveedores o las que emitan a sus clientes.

Principales medidas:

Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la creación y gestión de empresas. Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los emprendedores a la hora de crear empresas y gestionarlas.

Uno de sus objetivos es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.

En este marco, se introduce la implantación de la factura electrónica obligatoria, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros gracias a la emisión de factura electrónica.

¿Ya está aprobado el reglamento de facturación electrónica?

El reglamento de facturación electrónica que en abril de 2025 se encuentra en fase de audiencia pública, regulará la nueva facturación electrónica en España:

  • Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica
  • Las características de la factura electrónica
  • Cómo enviar una factura electrónica

El borrador del reglamento de factura electrónica, en marzo de 2025, establece que los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a informar sobre el pago efectivo completo y su fecha, a través de la solución pública de facturación electrónica. Esto contribuye al seguimiento y control de la morosidad en las operaciones comerciales.

Conoce más sobre la Factura Electrónica de la mano de nuestros expertos

Álvaro García, experto en Derecho Mercantil en Cegid, te da las claves sobre la Factura Electrónica y todo lo que debes saber para debes saber para adaptar tu empresa con éxito.

 

Los cambios de la factura electrónica obligatoria

Aspecto
Situación actual
Con la nueva normativa

Formato de la factura

Papel, PDF o digital sin formato estándar

Solo se permite factura electrónica con formato estructurado (XML, UBL, etc.)

Envío al cliente

Directamente por correo electrónico o en mano

A través de plataformas de intercambio electrónico o sistemas compatibles

Conservación de facturas

En papel o digital, sin requisitos específicos

Conservación digital durante al menos 4 años, accesible para inspección

¿A quién obliga? 

Solo con Admin. Públicas

A todas las empresas y autónomos en operaciones B2B, sin importar facturación

¿A quién obliga la factura electrónica?

La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual. Por eso es importante conocer todo sobre la factura electrónica, ya que a todas las empresas les llegará el momento de adaptarse.

Entre profesionales

De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.

¿Y con los consumidores?

Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.

Principales novedades sobre la factura electrónica en 2025

El borrador del nuevo reglamento introduce varios cambios clave que marcarán cómo se gestionará la emisión de factura electrónica a partir de 2025, tanto para pymes como para autónomos.

¿Factura electrónica y Verifactu son lo mismo?

Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Son dos sistemas diferentes que nacen de distintas leyes y tienen propósitos diferentes. La confusión entre ambos sistemas es común y comprensible por varias razones:

  • Ambas normativas entrarán en vigor en fechas próximas.
  • Las dos implican cambios en la forma de facturar y gestionar documentos.
  • Ambas requieren el uso de software específico y adaptado.
  • Las dos son parte de la transformación digital de los procesos fiscales.
  • En ocasiones se complementan, ya que una factura electrónica puede necesitar cumplir también con los requisitos de Verifactu.
  • Aunque son sistemas complementarios que coexistirán, tienen diferentes propósitos y requisitos. Las empresas deberán cumplir con ambas normativas en los plazos establecidos para cada una.
Verifactu
Factura electrónica

Marco legal

Ley Antifraude (Ley 11/2021)

Ley Crea y Crece (Ley 18/2022)

Definición

Sistema de verificación y control fiscal

Formato digital para emitir y recibir facturas

Función principal

Envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria

Modernizar y optimizar las transacciones entre empresas

Objetivo

Prevenir el fraude fiscal

Reducir la morosidad y mejorar la eficiencia

Fecha de obligatoriedad

Obligatorio para desarrolladores desde julio 2025

Progresivamente desde la aprobación de la OM

Ventajas de la factura electrónica obligatoria

Conocer qué es la factura electrónica obligatoria es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:

Mayor velocidad en el cobro

Las nuevas obligaciones de la factura electrónica supondrán mayor velocidad a la hora de emitir y recibir facturas con clientes o proveedores. Ni cartas ni adjuntos que creen problemas de compatibilidad. El envío y la recepción son inmediatos, por lo que el ahorro de tiempo y de recursos es considerable.

La implementación de facturación electrónica también supone una notable mejora en los plazos de cobro. Al tener un sistema automatizado y trazable, los procesos de validación y aprobación de facturas son mucho más rápidos, lo que acelera significativamente el ciclo de cobro.

Con la factura electrónica obligatoria en España, las empresas podrán:

  • Reducir los tiempos de validación y aprobación de facturas
  • Mejorar el seguimiento de pagos pendientes
  • Tener mayor control sobre los vencimientos
  • Gestionar de manera más eficiente su tesorería

Esta agilización del proceso de cobro es especialmente beneficiosa para pymes y autónomos, que a menudo se enfrentan a problemas de liquidez debido a retrasos en los pagos. La facturación electrónica les proporciona herramientas para mejorar su flujo de caja y reducir la morosidad.

Ahorro de costes y recursos

Gestionar la facturación en papel y además disponer de espacio suficiente para almacenarlas, supone un gasto importante.  Ahora la factura electrónica obligatoria en España ya nada de esto será un problema y podrán emplearse esos recursos en otras tareas estratégicas más importantes.

El papel, el envío y la tinta de impresión tiene una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Como resultado, la huella de carbono empresarial se disminuye con este sistema.

Invertir en un programa de facturación electrónica resultará beneficioso para las empresas españolas, aunque pueda parecer una obligación.

Trazabilidad y errores

Asegura la trazabilidad de la factura y minimiza los errores humanos de facturación ya que es posible importar datos automáticamente en un software de facturación.

Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal.

Además, es imposible manipular una factura electrónica digital de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están protegidas en caso de conflicto.

Impulso a la transformación digital

Contar con un programa de facturación puede convertirse en el primer paso hacia el futuro para muchas pymes las tareas diarias del negocio.

La implementación de facturación electrónica representa un punto de inflexión en la modernización empresarial española. La obligación de la factura electrónica no solo simplifica los procesos administrativos, sino que actúa como catalizador para que las empresas den el salto definitivo hacia la digitalización.

Cuando comienzan a usar un programa de facturación electrónica, las empresas evolucionan procesos que naturalmente las lleva a descubrir y aprovechar otras herramientas digitales que pueden mejorar su competitividad y eficiencia operativa. Esta transformación digital obligatoria abre la puerta a la automatización de procesos, la analítica de datos y la integración con otras soluciones tecnológicas que pueden revolucionar la gestión empresarial.

Automatización de procesos

La digitalización de las empresas, en este sentido, permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, con la emisión de factura electrónica, se evitan errores humanos gracias a la automatización.

Esta automatización que ofrece el software de facturación electrónica permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos. Así que si te preguntas ¿para qué sirve la factura electrónica? Esta es una de sus grandes ventajas

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica

Ya hemos visto qué es la factura electrónica obligatoria, ahora analicemos qué ocurre cuando no se cumpla con ella. La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas desde hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Vamos a mostrarte el proceso para realizar cualquier factura electrónica en 2025 y cómo cambiará cuando sea llegue el nuevo reglamento de factura electrónica y sea obligatoria para todas las empresas en sus relaciones comerciales con otras empresas o profesionales.

Cómo es la factura electrónica antes de la Ley Crea y Crece:

  • Recopilar los datos del cliente: Nombre o razón social, NIF, etc
  • Incluir la información de la operación: conceptos, costes, IRPF, etc
  • Generar el documento: usar programa de facturación (desde 2026 adaptado a Verifactu) o en papel
  • Enviar la factura al cliente: por correo electrónico o a través de una plataforma común

Cómo se realiza una factura electrónica con la Ley Crea y Crece:

  • Utilizar software homologado
  • Generar la factura en formato estructurado: XML, UBL, etc.
  • Incluir elementos obligatorios: firma electrónica cualificada, datos de trazabilidad y control e información sobre plazos de pago
  • Asegurar la transmisión: a través de plataformas certificadas o mediante la solución pública de facturación electrónica

¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?

Ahora ya sabes qué es la factura electrónica obligatoria. Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales a partir de 2026, previsiblemente.

Con Cegid, puedes adaptarte a la factura electrónica en 2026 de un modo fácil y rápido. Nuestras soluciones están homologadas para la factura electrónica de Hacienda, por lo que es compatible con la factura digital. No dejes que te alcance el plazo y adáptate cuanto antes a la Ley Crea y Crece.

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Preguntas frecuentes sobre la Factura Electrónica Obligatoria

A continuación, vamos a hacer un repaso por algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con esta materia.

¿Qué es la factura electrónica?

Como indica el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que se emite por medios informáticos. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente softwares específicos. 

Además, este tipo de recibos están también sujetos a normativa legal. Concretamente, se rigen por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad. 

El concepto de factura electrónica se materializa a través de un proceso sencillo y sistemático. Te explicamos brevemente cómo se hace una factura electrónica ahora mismo:

  • Debes contar con un software de facturación homologado que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria.
  • Una vez instalado, el proceso se inicia introduciendo los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, incluyendo NIF/CIF y dirección fiscal.
  • A continuación, se detallan los conceptos, importes e impuestos correspondientes. Cómo se realiza una factura electrónica después es muy simple: el software genera automáticamente el documento en formato estructurado.
  • Se firma digitalmente con el certificado correspondiente y se envía al destinatario a través de la plataforma elegida, quedando registrada y almacenada para garantizar su trazabilidad y cumplimiento normativo.

La nueva ley de factura electrónica se enmarca dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, en el contexto de los fondos europeos Next Generation. 

En este plan, en el que entra el Kit Digital, se recogen iniciativas y medidas para dar impulso a las pymes españolas en cinco áreas estratégicas: emprendimiento, crecimiento, digitalización e innovación, apoyo al comercio e internacionalización. 

¿Cómo crear una factura electrónica?

Si quieres saber cómo generar una factura electrónica, debes seguir estos pasos:

Para emitir una factura electrónica, sigue estos pasos:

Obtener un software homologado

Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria
Asegúrate de que cumple con los requisitos de la nueva normativa

Preparar los datos del emisor

Nombre o razón social
NIF/CIF
Dirección fiscal
Datos de contacto

Introducir los datos del receptor

Nombre o razón social del cliente
NIF/CIF
Dirección fiscal completa
Datos de contacto

Incluir los detalles de la factura

Número de factura
Fecha de emisión
Descripción detallada de productos o servicios
Importes unitarios
Base imponible
IVA aplicable
Retenciones de IRPF (si corresponde)
Importe total

Firmar digitalmente

Utilizar un certificado digital válido
Asegurar la autenticidad e integridad del documento

Generar la factura en formato estructurado

Crear el documento en formato UBL u otro formato admitido
Verificar que cumple con los estándares requeridos

Enviar la factura

Transmitir a través de la plataforma elegida
Asegurar la recepción por parte del destinatario
Conservar el registro de envío

Almacenar la factura

Guardar una copia durante al menos 4 años
Mantener un sistema de archivo seguro y accesible
Asegurar la trazabilidad del documento

No obstante, la manera más sencilla de crear una factura digital es contar con software adaptado a la Factura Electrónica. Por ejemplo, Cegid Contasimple es uno de los más intuitivos y cuenta con la autorización de factura electrónica de Hacienda. Tan solo es necesario exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan. Tal y como se muestra en este tutorial.

¿Cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica?

Es habitual preguntarse cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica. Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado. 

En este sentido, quedarían englobadas las facturas en PDF o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir, la factura digital se ha generado en papel, pero después se ha digitalizado por diversos medios. Esto incluye también otros formatos no estructurados como documentos de Word o Excel que se han guardado en formato digital. En la práctica, estas facturas son simplemente una representación visual del documento original, sin capacidad de procesamiento automático. Aunque pueden almacenarse y enviarse electrónicamente, carecen de la estructura de datos y elementos de seguridad que caracterizan a una verdadera factura electrónica, lo que limita significativamente su utilidad en procesos automatizados de gestión contable y fiscal. 

En cambio, una factura electrónica hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de e-factura, como XML o EDI. 

La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es imposible procesarlas mediante software o herramientas similares. A pesar de ello, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento. 

¿Qué sucede si estoy obligado y no emito una factura electrónica?

Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los 10.000 €, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley. 

¿Qué tipos de factura electrónica hay?

Ya hemos visto qué es la factura electrónica, ahora veremos que hasta ahora existen dos tipos de factura electrónica.

  • Factura digital con formato estructurado. Son las más recomendables. Todos sus campos son reconocibles tanto por el programa del emisor como del receptor, por lo que no es preciso realizar ningún trabajo posterior para que se incorpore a la contabilidad de cada empresa.
  • Factura digital sin formato estructurado. Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.

¿Cómo firmar una factura electrónica?

Algo crucial para comprender qué es la factura electrónica es saber que se debe firmar una factura electrónica. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo de un modo muy sencillo en la página web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado. A partir de ese momento, todos los documentos que se descarguen o que se transmitan ya estarán firmados.

¿Cómo implementar un sistema para factura electrónica en tu empresa paso a paso?

En 2025 todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para digitalizar correctamente la compañía es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación. 

Escoged el software más adecuado 

El primer paso es escoger la herramienta informática que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un software de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos. 

De esta manera, ahorraréis tiempo de gestión y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos: 

  • Interfaz intuitiva. 
  • Fácil de utilizar para el usuario. 
  • Específico e interconectable con otros softwares. 
  • Flexible y escalable. 

Lleva a cabo una formación adecuada 

Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo procesos de enseñanza y aprendizaje sobre el software. 

En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados. 

Establece una transición digital progresiva 

Es imposible digitalizar una empresa de golpe. Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un calendario de pasos escalables hasta alcanzar la digitalización completa. 

Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para tener la mejor experiencia. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. Tan solo los programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas.

El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. Esto es especialmente relevante en caso de que tengan que hacerse numerosas facturas cada día, dado que el ahorro de tiempo puede ser significativo.

También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la seguridad o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la nube. Es decir, la instalación no se encuentra en el propio dispositivo, sino en un servidor remoto y permite acceder desde cualquier lugar.

De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador. Asimismo, esto garantiza que los datos se almacenan de una manera segura, ya que ningún fallo en los discos duros te dejará sin información y tampoco tendrás que preocuparte por ciberataques.

¿Cuál es la ley de factura electrónica?

Conocer la legislación es uno de los aspectos más importantes para comprender qué es la factura electrónica.

La normativa que regula la Factura electrónica es Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La que afecta directamente a todas las empresas al obligarlas a facturar con sistemas electrónicos es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.

¿Es obligatoria la factura electrónica para autónomos?

Hemos visto qué es la factura electrónica, pero ¿todos los profesionales deben hacerlas? La factura electrónica para autónomos sí será obligatoria. Sin embargo, es importante tener en cuenta que entrará en vigor para ellos más tarde que para las grandes empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. El desarrollo de la facturación electrónica en España seguirá un calendario gradual, donde los autónomos y las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de dos años desde la aprobación del reglamento para adaptarse. Durante este período de transición, podrán seguir emitiendo facturas en el formato tradicional, pero es recomendable comenzar la adaptación con antelación para evitar problemas de última hora y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos técnicos y legales establecidos.

¿Es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos?

Desde el año 2015 ya es obligatorio que todas las facturas que se realicen a cualquier administración pública sean electrónicas. Por lo tanto, todas las pymes o autónomos que sean proveedores de una administración pública tienen que utilizar ya un sistema de factura electrónica.

Cómo crear factura electrónica para Ayuntamientos

Para facturar a los ayuntamientos de forma electrónica, debes seguir estos pasos:

  1. Requisitos previos
    • Disponer de un certificado digital válido
    • Contar con un software de facturación homologado
    • Tener los códigos DIR3 del ayuntamiento (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora)
  2. Cómo se emite una factura electrónica
    • Accede a tu software de facturación homologado
    • Introduce los datos obligatorios:
      • Información del emisor (NIF, razón social, dirección)
      • Datos del ayuntamiento receptor
      • Códigos DIR3 correspondientes
      • Descripción detallada de los servicios o productos
      • Importes, impuestos y total
    • Genera la factura en formato Facturae
    • Firma digitalmente el documento con tu certificado
  3. Envío de la factura
    • Remite la factura a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)
    • Guarda el justificante de presentación
    • Realiza seguimiento del estado de la factura en la plataforma
  4. Consideraciones importantes
    • Las facturas deben cumplir con la Ley 25/2013
    • Es obligatorio desde 2015 para todas las facturas dirigidas a administraciones públicas
    • El formato debe ser Facturae 3.2 o superior
    • La factura debe estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad

¿La ley de factura electrónica afecta a las facturas internacionales?

El concepto de factura electrónica, que se refiere a un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, tiene un alcance limitado en cuanto a las operaciones internacionales. Puesto que la legislación solo afecta a empresas que lleven a cabo su actividad en España, las facturas a clientes extranjeros podrán seguir el mismo sistema que se usa actualmente.

Cuando nos preguntamos cuál es la factura electrónica que se debe utilizar en operaciones internacionales, es importante destacar que cada país tiene su propia regulación. La facturación electrónica empezó a implementarse en Europa a principios de los años 2000, con países como Dinamarca y Suecia como pioneros. En España, aunque las primeras regulaciones surgieron en 2003, no fue hasta 2015 cuando se hizo obligatoria para las administraciones públicas, y ahora se extiende gradualmente al sector privado.

Para las empresas españolas que realizan operaciones internacionales, es fundamental tener en cuenta:

  • En caso de operaciones intracomunitarias, se recomienda consultar la normativa específica del país destinatario
  • Los sistemas de facturación electrónica deben ser capaces de gestionar tanto facturas nacionales como internacionales según los requisitos de cada territorio

¿Por qué debería adaptarse una empresa a la factura electrónica antes de que sea obligatorio?

El cambio que supone la factura digital de Hacienda es muy grande, ya que se trata de una situación que hasta ahora ningún profesional había tenido que vivir de manera obligatoria, a no ser que tuviese que facturar a una administración pública. No obstante, a partir de 2025 no quedará otro sistema en vigor tras la aprobación del reglamento de la ley de factura electrónica, y eso puede conllevar un periodo de adaptación.

Por tanto, para evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria, lo mejor es anticiparse a la entrada en vigor de esta medida. Además, gracias a los programas de facturación, las empresas llevarán un mayor control sobre todas sus facturas, algo que también facilitará la tramitación de sus autoliquidaciones trimestrales.

Adaptarse de forma anticipada a la factura electrónica digital no solo evita prisas de última hora, sino que permite a las empresas obtener ventajas competitivas significativas. La transformación gradual facilita una implementación sin contratiempos, permitiendo a los equipos familiarizarse con los nuevos procesos y sistemas antes de que sean obligatorios. Además, con la facturación electrónica en España siendo ya una realidad para muchas organizaciones, una adaptación temprana permite establecer relaciones comerciales más eficientes con proveedores y clientes que ya utilizan estos sistem as. Las empresas que se adelantan pueden aprovechar mejor las ayudas disponibles, como el Kit Digital, y tienen más tiempo para optimizar sus procesos internos, resultando en una transición más suave y rentable hacia la digitalización completa de su facturación.

¿Cuál es el formato de la factura electrónica obligatoria?

Según las últimas novedades publicadas en 2025, se abandona el formato Facturae en la solución pública de facturación y adopta el formato UBL (Universal Business Language). Este cambio se alinea con las previsiones de la Directiva ViDA, que busca modernizar el sistema de IVA en la Unión Europea. La adopción del formato UBL es un cambio significativo, pues facilita la interoperabilidad a nivel europeo, permitiendo un mejor posicionamiento de las empresas españolas en sus relaciones intracomunitarias. En Cegid, nuestras soluciones están ya preparadas para utilizar este formato.

¿Se podrá seguir usando Excel para facturar?

Como explicamos en el apartado sobre qué es la factura electrónica, para trabajar con este sistema es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.

Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la obligatoriedad en la factura electrónica fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.

¿Existen facturas que no entren en la factura electrónica obligatoria?

Sí. No todos los documentos tendrán que adaptarse a la ley de factura electrónica, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Es decir, las transacciones entre empresas.

Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales. Lo mismo sucede si se emiten una factura electrónica en 2024 a empresas que no tengan su sede social o que realicen su actividad en España, algo que puede afectar a quienes hagan transacciones con otros operadores intracomunitarios, por ejemplo.

¿En qué fechas está previsto que sea obligatorio utilizar la factura electrónica? ¿Habrá factura electrónica 2024?

La obligatoriedad en la factura electrónica llegará un año después de que se publique el reglamento de la nueva ley de factura electrónica, lo cual junio de 2025 todavía no ha ocurrido.

Por tanto, factura electrónica 2025 todavía no será obligatoria. Lo previsible es que lo sea durante el primer cuatrimestre de 2026.

¿Qué es la solución pública de facturación electrónica?

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es responsable de desarrollar y gestionar esta solución, que servirá tanto como infraestructura para la emisión y recepción de facturas, como repositorio obligatorio de todas las facturas electrónicas. Esta plataforma pública y gratuita estará disponible a través de la sede electrónica de la AEAT, Para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica, la plataforma incorporará funcionalidades para monitorizar los periodos medios de pago y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial, asegurando la trazabilidad completa de todas las operaciones.

Esta solución está especialmente diseñada para autónomos y pequeñas empresas que necesitan un sistema de facturación electrónica de manera puntual o que emiten un número reducido de facturas al año. Sin embargo, es importante considerar que optar únicamente por la solución pública puede limitar las capacidades de gestión empresarial, ya que las soluciones privadas ofrecen ventajas adicionales como:

Integración con la contabilidad y otros procesos empresariales
Automatización avanzada de tareas administrativas
Herramientas de análisis y control financiero
Gestión completa del ciclo de facturación
Funcionalidades personalizadas según el sector

Para empresas con mayor volumen de facturación o que buscan optimizar sus procesos más allá de la simple obligación de factura electrónica, las soluciones privadas ofrecen un ecosistema más completo que permite no solo cumplir con la normativa, sino también mejorar la eficiencia operativa y el control empresarial.

¿Qué sucede si estoy obligado y no emito una factura electrónica?

Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los 10.000 €, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley.

El incumplimiento del Reglamento de facturación electrónica puede tener graves consecuencias para las empresas. Según la normativa actual, las empresas que no se adapten a la obligación de factura electrónica se enfrentarán a diferentes tipos de sanciones:

Incumplimiento en la implementación del sistema

Multas de hasta 10.000 euros por cada infracción
Sanciones adicionales por reincidencia

Incumplimiento en la remisión de facturas

Sanciones del 1% del importe total de las operaciones que deberían haberse facturado electrónicamente
En casos de incumplimiento sustancial (más del 20% de las operaciones), la sanción puede elevarse al 2%
Multas trimestrales acumulativas de entre 300 y 6.000 euros

Incumplimiento en aspectos técnicos

Penalizaciones por no usar software homologado que cumpla con el Reglamento de facturación electrónica
Sanciones por no mantener la trazabilidad requerida de las facturas
Multas por no garantizar la integridad y autenticidad de los documentos

 

¿Cómo será la factura electrónica?

La factura electrónica de Hacienda será un documento digital que deberá cumplir con unos requisitos técnicos específicos para garantizar su validez legal. Las características de la factura electrónica incluyen:

  • Formato estructurado XML que permite el procesamiento automático
  • Firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad
  • Código QR obligatorio para su verificación
  • Campos obligatorios como datos fiscales, descripción, importes e impuestos

Cómo es una factura electrónica en la práctica:

  • Se genera desde un software homologado por la AEAT
  • Incluye la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»
  • Permite el seguimiento en tiempo real de su estado
  • Se almacena de forma segura garantizando su conservación

Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica:

  1. El emisor genera la factura desde su software certificado
  2. Se envía una copia a la plataforma pública de facturación
  3. El sistema realiza validaciones automáticas
  4. El receptor puede descargar y procesar la factura automáticamente
  5. Se registran los estados de la factura (emisión, recepción, pago)
  6. Todo el proceso es trazable y verificable por la AEAT

¿Cuál es la situación actual del borrador del reglamento de la factura electrónica obligatoria?

Estado del trámite y definición de factura electrónica

La factura electrónica es un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, garantizando su autenticidad e integridad mediante sistemas informáticos homologados. El borrador del reglamento que desarrolla la factura electrónica obligatoria en España está en una fase avanzada, pero aún pendiente de aprobación definitiva.

Cuando entra en vigor la factura electrónica

La implementación seguirá un calendario gradual:

  • Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Un año después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2026)
  • Resto de empresas y autónomos: Dos años después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2027)

Beneficios de la facturación electrónica

La nueva normativa aportará importantes ventajas para las empresas:

  • Automatización de procesos y reducción de errores
  • Mayor control y trazabilidad de las facturas
  • Ahorro significativo en costes de gestión y almacenamiento
  • Mejora en los plazos de cobro y reducción de la morosidad
  • Impulso a la transformación digital empresarial

Principales novedades del borrador

  • Se adopta el estándar UBL como formato obligatorio para el intercambio
  • Las plataformas de facturación deberán remitir copias fieles a la Agencia Tributaria
  • Se incorpora una definición más precisa de «copia fiel» y las obligaciones de información
  • La entrada en vigor se computará desde la aprobación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica

¡Contáctanos, estaremos encantados de ayudarte!

La factura electrónica está transformando cómo las empresas gestionan sus finanzas y cumplen con las regulaciones de la Agencia Tributaria.

Si buscas un software de calidad y totalmente adaptado a los estándares exigidos, estamos aquí para mostrarte cómo simplificar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales más fácilmente de lo que imaginas.