¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta? Las empresas en España tendrán que emitir factura electrónica obligatoria en sus relaciones con otras empresas. La fecha de entrada en vigor todavía está por definir, se implantará de forma progresiva, según la facturación.
En esta guía veremos todo sobre la factura electrónica, desde cómo crear una factura electrónica, cómo firmar una factura electrónica a las sanciones que pueden sufrir las empresas incumplir la legislación sobre la factura digital.
Descubre nuestros productos Contáctanos
Para ayudarte en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas Veri*Factu, en todos nuestros productos tendrás disponible este sello.
A través de ello garantizamos que nuestro software cumple con las especificaciones del citado Reglamento y podrá ser utilizado para remitir facturas verificables a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
La Ley 25/2013 ya establece la obligación de las empresas de hacer la factura electrónica para Ayuntamientos y administraciones públicas. Este fue el momento cuando empezó la facturación electrónica a ser obligatoria en algunos casos. Muchas empresas y autónomos tienen que emitir facturas públicas si trabajan con su ayuntamiento. Por ejemplo, un diseñador que haga un programa de fiestas o una academia que imparta un taller en un centro cívico.
La nueva ley que regula la obligatoriedad en la factura electrónica es la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE de 29/09/2022, con entrada en vigor 19/10/2022.
Se establece un periodo de un año desde que se apruebe la OM del desarrollo reglamentario para que todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros comiencen a aplicar la facturación digital. El resto tendrá un año más.
Importante: Para saber cuando entra en vigor la factura electrónica hay que esperar a la aprobación de la orden ministerial que apruebe el reglamento. Mientras tanto, es momento de prepararse y aprender cómo crear una factura electrónica.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender qué es la factura electrónica obligatoria.
Aunque las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación. Las relacionadas con la obligación de facturación electrónica son las que más impacto tendrán en las empresas españolas.
Por ejemplo, deberán contar con nuevas herramientas de facturación electrónica para poder emitir y recibir todas las facturas que tengan con otros profesionales. Es decir, las que reciban de sus proveedores o las que emitan a sus clientes.
Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la creación y gestión de empresas. Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los emprendedores a la hora de crear empresas y gestionarlas.
Uno de sus objetivos es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.
En este marco, se introduce la implantación de la factura electrónica obligatoria, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros gracias a la emisión de factura electrónica.
El reglamento de facturación electrónica que en abril de 2025 se encuentra en fase de audiencia pública, regulará la nueva facturación electrónica en España:
El borrador del reglamento de factura electrónica, en marzo de 2025, establece que los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a informar sobre el pago efectivo completo y su fecha, a través de la solución pública de facturación electrónica. Esto contribuye al seguimiento y control de la morosidad en las operaciones comerciales.
Álvaro García, experto en Derecho Mercantil en Cegid, te da las claves sobre la Factura Electrónica y todo lo que debes saber para debes saber para adaptar tu empresa con éxito.
Aspecto |
Situación actual |
Con la nueva normativa |
|---|---|---|
Formato de la factura |
Papel, PDF o digital sin formato estándar |
Solo se permite factura electrónica con formato estructurado (XML, UBL, etc.) |
Envío al cliente |
Directamente por correo electrónico o en mano |
A través de plataformas de intercambio electrónico o sistemas compatibles |
Conservación de facturas |
En papel o digital, sin requisitos específicos |
Conservación digital durante al menos 4 años, accesible para inspección |
¿A quién obliga? |
Solo con Admin. Públicas |
A todas las empresas y autónomos en operaciones B2B, sin importar facturación |
La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual. Por eso es importante conocer todo sobre la factura electrónica, ya que a todas las empresas les llegará el momento de adaptarse.
Entre profesionales
De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.
¿Y con los consumidores?
Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.
El borrador del nuevo reglamento introduce varios cambios clave que marcarán cómo se gestionará la emisión de factura electrónica a partir de 2025, tanto para pymes como para autónomos.
No se podrá emitir una factura en papel ni siquiera de forma voluntaria en operaciones entre empresas. En otras palabras: todas las facturas B2B deberán ser electrónicas, sin excepciones.
Además, se establece como obligatorio el uso del formato UBL (Universal Business Language), un estándar estructurado que permitirá un intercambio más ágil y seguro entre plataformas y la futura solución pública de facturación.
También se aclara en qué consiste la factura electrónica a efectos legales: deberá enviarse una copia exacta a la plataforma pública de facturación electrónica, que será gestionada por la Agencia Tributaria. Esta copia tendrá que conservar el contenido íntegro, el formato y la estructura original.
El reglamento especifica que deberá comunicarse la información sobre pagos y rechazos de forma clara y estructurada, para que haya un mayor control y trazabilidad en cada operación.
La entrada en vigor no dependerá de la publicación del reglamento, sino de una orden ministerial posterior que concretará el funcionamiento de la solución pública. Esto se hace para evitar nuevas incertidumbres y dar más tiempo a las empresas para adaptarse.
Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Son dos sistemas diferentes que nacen de distintas leyes y tienen propósitos diferentes. La confusión entre ambos sistemas es común y comprensible por varias razones:
Verifactu |
Factura electrónica |
|
|---|---|---|
Marco legal |
Ley Antifraude (Ley 11/2021) |
Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
Definición |
Sistema de verificación y control fiscal |
Formato digital para emitir y recibir facturas |
Función principal |
Envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria |
Modernizar y optimizar las transacciones entre empresas |
Objetivo |
Prevenir el fraude fiscal |
Reducir la morosidad y mejorar la eficiencia |
Fecha de obligatoriedad |
Obligatorio para desarrolladores desde julio 2025 |
Progresivamente desde la aprobación de la OM |
Conocer qué es la factura electrónica obligatoria es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:
Ya hemos visto qué es la factura electrónica obligatoria, ahora analicemos qué ocurre cuando no se cumpla con ella. La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas desde hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:
En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo. Es decir, si no se hacen las cosas como la normativa estipula, las cifras pueden alcanzar cantidades elevadas, sobre todo en negocios con un gran número de facturas sin adaptar.
Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Durante ese tiempo, en cualquier momento pueden ser requeridas por las autoridades de inspección tributaria.
Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros. De todos modos, si tiene un proveedor de software de confianza, ese aspecto ya se habrá tenido en cuenta, por lo que no es necesario hacer ningún trámite adicional. Todos los documentos se almacenan de forma segura, tal y como te hemos explicado.
Saber cómo hacer una factura electrónica es fundamental, puesto que las obligaciones contables y fiscales son idénticas a las que tiene cualquier otra factura. Y la multa por saltarse esta regulación también lo es.
Así, en caso de que una empresa incumpla la normativa fiscal o contable con sus facturas electrónicas, el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.
Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Por consiguiente, es obligación de la empresa asegurarse de que se conservan de forma segura y que no se filtran estos datos a terceros.
Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa. Se trata de la multa más elevada, pero se tiene en cuenta la gravedad de la situación a la hora de imponer la cuantía definitiva.
Vamos a mostrarte el proceso para realizar cualquier factura electrónica en 2025 y cómo cambiará cuando sea llegue el nuevo reglamento de factura electrónica y sea obligatoria para todas las empresas en sus relaciones comerciales con otras empresas o profesionales.
Cómo es la factura electrónica antes de la Ley Crea y Crece:
Cómo se realiza una factura electrónica con la Ley Crea y Crece:
Ahora ya sabes qué es la factura electrónica obligatoria. Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales a partir de 2026, previsiblemente.
Con Cegid, puedes adaptarte a la factura electrónica en 2026 de un modo fácil y rápido. Nuestras soluciones están homologadas para la factura electrónica de Hacienda, por lo que es compatible con la factura digital. No dejes que te alcance el plazo y adáptate cuanto antes a la Ley Crea y Crece.
Descubre nuestra completa gama de productos diseñados específicamente para cumplir con la nueva normativa de factura electrónica obligatoria, asegurando que tu negocio no solo se mantenga eficiente y seguro, sino también totalmente alineado con la legislación vigente: Productos intuitivos y fáciles de manejar, facilitándote la emisión, recepción y gestión de facturas electrónicas de manera confiable y sin complicaciones.
Emite y recibe facturas electrónicas sin problemas de formato, listo para facturar a cualquier empresa o administración.
Con Cegid Contasimple podrás llevar tu facturación, contabilidad e impuestos de forma muy sencilla.
Cegid DiezFac automatiza las tareas relacionadas con la facturación de forma sencilla y ágil y acaba con las tareas repetitivas
A continuación, vamos a hacer un repaso por algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con esta materia.
La factura electrónica está transformando cómo las empresas gestionan sus finanzas y cumplen con las regulaciones de la Agencia Tributaria.
Si buscas un software de calidad y totalmente adaptado a los estándares exigidos, estamos aquí para mostrarte cómo simplificar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales más fácilmente de lo que imaginas.