Sistemas Informáticos de Facturación (SIF): todo lo que debes saber

Los cambios en los Sistemas Informáticos de Facturación con Verifactu

Las obligaciones de todos estos programas no son iguales. Hay una diferencia fundamental a la que deben adaptarse si quieren ser compatibles con Verifactu, y tiene que ver con la forma de gestionar la información. Por norma general, las soluciones NO Verifactu, deben encargarse de alma-cenar los datos, como ya hemos explicado. Esto también tiene otras implicaciones: garantizar que las facturas no se pierden, que los ficheros permanecen a salvo de robos de datos, etc.

Sin embargo, quienes usen Verifactu tienen que remitir todos los datos de manera continuada. Para ello, es fundamental que trabajen mediante una conexión a internet y que la información se entregue de forma segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente. Estos son los requisitos que indica la Agencia Tributaria.

Por tanto, esto supone un cambio importante para los desarrolladores. Aunque, en el caso del clien-te final, sea un aspecto secundario. Pero, entonces ¿es mejor usar Verifactu o NO Verifactu?

Elegir los Sistemas Informáticos de Facturación: Verifactu o NO Verifactu

La modalidad Verifactu tiene muchas ventajas para cualquier negocio respecto a no Verifactu. Y por varias razones. En primer lugar, el usuario debe cumplir con menos requisitos, ya que al enviar los registros directamente a Hacienda, quedan alojados en la Agencia Tributaria  Por otro lado, en No Verifactu las facturas no podrán certificarse y los clientes no podrán comprobar su autenticidad, algo que puede rebajar la confianza en la empresa. Además, eso no exime a los empresarios de emplear el QR, ya que las facturas deberán llevarlo igualmente.
Y esto, sin contar con el hecho de que al enviar a la Agencia Tributaria la información en tiempo real, se reducen las posibilidades de sufrir requerimientos. Ya tienen la información.

¿Qué ventajas tienen los SIF para las empresas?

Más allá de la obligación establecida por la Agencia Tributaria, todas las compañías y los emprendedores pueden beneficiarse de utilizar sistemas homologados. Y son varias las razones para ello:

• Mayor eficiencia operativa
  El proceso de facturación y su posterior contabilidad son unas de las tareas que más tiempo demandan, algo especialmente difícil de gestionar para las pymes y los autónomos. Sin embargo, estos programas permiten llevar a cabo todo ese proceso en tan solo unos clics, de manera que se reduce el tiempo y el esfuerzo que hay que dedicar a la emisión de facturas. Por tanto, la eficiencia operativa es mayor y se puede aprovechar ese tiempo adicional para hacer que la facturación siga creciendo.
• Menor riesgo de cometer errores
  Los errores humanos siempre son un riesgo: datos erróneos, cálculos de los impuestos equivocados, conceptos que no aparecen en la factura… Todos estos fallos pueden traer más adelante un problema a quienes emiten las facturas. Además, su registro posterior, si no se lleva a cabo correc-tamente, puede suponer un verdadero dolor de cabeza cuando llega el momento de hacer la autoliquidación trimestral o la declaración de la renta. Todo esto desaparece con los programas de facturación. Cada transacción queda registrada inmediatamente y se minimiza el riesgo de que haya errores humanos.
• Mejora del control del flujo de caja
  La conciliación bancaria es fundamental para saber qué pagos se han recibido y cuáles están pendientes. La mayoría de sistemas de facturación incluyen esta importante característica. Y, así, se puede conocer en todo momento quién falta por hacer un pago o también las facturas que todavía no se han abonado a los proveedores.

Qué no es un Sistema Informático de Facturación

Ahora que ya hemos visto qué es el SIF, vamos a hablar sobre otros programas que no deben con-fundirse con estos. Y es que todavía hay muchas empresas que utilizan herramientas que no se ajustan a la definición de Sistema Informático de Facturación. Vamos a ver algunas de ellas:

• Procesadores de texto
  Microsoft Word o alternativas gratuitas populares, como por ejemplo OpenOffice Writer, no son considerados como Sistemas Informáticos de Facturación válidos. A pesar de que es posible utilizarlos para generar facturas, los procesadores de texto no cumplen con los requisitos técnicos de inalterabilidad, seguridad y trazabilidad que exige Hacienda.
  Además, los documentos generados por estos programas no tienen ninguna medida que permita su validación, de forma que no es posible comprobar que se trata de facturas reales.
• Hojas de cálculo
  La misma situación que sucedía con el ejemplo anterior. Tanto Microsoft Excel como OpenOffice Calc son herramientas muy populares, sobre todo en las pymes. Sin embargo, aunque son muy útiles para registrar datos y también para crear facturas, no tienen las medidas de seguridad ni los requisitos técnicos que pide la Agencia Tributaria. Es cierto que son capaces de calcular automáticamente los datos, e incluso de incorporarlos a los libros de la empresa. Pero los registros pueden alterarse y no hay garantías que permitan validar las facturas.

¿Se puede seguir facturando con programas que no sean Sistemas Informáticos de Facturación?

Todavía quedan muchos negocios empleando estas herramientas que acabamos de mencionar. Pero, por desgracia, a partir del 1 de enero de 2026 ya no será posible utilizarlas de forma legal. Al menos, en lo que se refiere a la facturación. Por tanto, es hora de dar el salto a programas homologados que sí sean permitidos por Hacienda. De lo contrario, es posible que tengan que asumirse importantes multas por el uso de programas no homologados.

Y debemos recordar que la Ley Antifraude es bastante estricta en ese aspecto. De hecho, la cuantía de las sanciones puede alcanzar los 50.000 euros por cada ejercicio en el que se hayan usado esos programas. Si tenemos en cuenta que los técnicos de Hacienda pueden investigar hasta cuatro ejercicios, la cifra podría alcanzar los 200.000 euros en el peor de los supuestos.

¿Qué sucede con las empresas que facturan de forma manual?

En este caso, puesto que no se utiliza ninguna herramienta digital para facturar, se podrá seguir realizando la emisión de cada documento tal y como se venía haciendo hasta ahora. Siempre que sea en papel y no se utilice ningún medio informático para ello. Eso sí, es posiblemente la forma menos eficiente de llevar a cabo este trabajo, y es mucho más propensa a que se cometan errores, por lo que desde Cegid no recomendamos esta práctica.

Además, la adaptación acabará siendo inevitable. Ya que cuando entre en vigor la factura electrónica obligatoria, será necesario contar con un software homologado. Por lo que comenzar con Verifactu es solo dar un paso hacia un futuro que alcanzará a todos los negocios.

En Cegid somos conscientes del reto que supone dar el salto a esta nueva forma de facturar. De todos modos, todas nuestras soluciones de facturación están homologadas por Hacienda, por lo que podemos ayudarte a hacer el cambio de forma mucho más sencilla. ¿Todavía tienes dudas? No esperes más y ponte en contacto con nosotros.