Facturación Recurrente: qué es y para qué sirve

¿Qué es la facturación recurrente?

La definición de facturación recurrente quizá no la conozcas, pero si te hablamos del término suscripción, es posible que te hagas una mejor idea de en qué consiste. Se trata de un sistema de cobro en el que los clientes abonan un precio de forma periódica a cambio de un producto o servicio de tu negocio. Normalmente, este tipo de procesos se encuentran automatizados, de forma que siempre recibas los ingresos de manera regular y en periodos preestablecidos.

Existen facturaciones recurrentes semanales, quincenales, mensuales, trimestrales o anuales. Gimnasios y servicios de streaming fueron los pioneros en este tipo de pagos recurrentes, pero poco a poco han ido extendiéndose a muchos más sectores, como comprobarás en el siguiente apartado.

¿Se debe cobrar siempre el mismo importe?

Esta es una duda que suele ser muy habitual cuando una empresa se plantea comenzar a cobrar por sus servicios de forma recurrente. Y lo cierto es que no es necesario pasar siempre la misma factura a tus clientes. Aunque el pago sí se haga en una misma fecha cada periodo, eso no significa que no se puedan incluir en tus facturas conceptos adicionales.

Por ejemplo, si se crea una facturación periódica para tu servicio de mantenimiento de calderas de 20 euros al mes, este será el precio base. Sin embargo, si un mes tu cliente necesita sustituir una pieza que se encuentra fuera de la cobertura, se puede incluir en la factura. También puedes crear otra factura adicional que no sea periódica, pero si aprovechas para que todo quede en un solo pago él no tendrá que hacer nada para pagarlo y le resultará más cómodo.

Esto es algo que las compañías eléctricas o de telefonía llevan haciendo mucho tiempo. Sus facturas periódicas incluyen una parte fija (el término de potencia en un caso y la tarifa móvil o fija en otro), pero los servicios adicionales como el consumo eléctrico o las llamadas y SMS se facturan a parte. Y todo ello le llega al cliente en una única factura. Esto es lo que se llama, según la normativa tributaria, una factura recapitulativa. Y lo único que tienes que tener en cuenta en estos casos, tal y como dicta la propia legislación, es que si trabajas para particulares tienes que presentarla, como muy tarde, el último día del mes en curso.

¿Qué empresas necesitan la facturación recurrente?

Ahora que ya hemos explicado la definición de facturación recurrente llega el momento de que conozcas todas las empresas que pueden beneficiarse de ella. Vamos a hacer un repaso a algunos de los sectores donde más partido se puede sacar a esta estrategia. De todos modos, aunque la tuya no figure en la lista, ten en cuenta que si ofreces productos o servicios que puedan ser continuados en el tiempo, siempre te resultará útil implementarla en tu negocio.

Empresas de suscripción

Como te hemos dicho, las plataformas de streaming fueron unas de las primeras en integrar las suscripciones para favorecer un gasto continuado de sus usuarios. Pero esto también se ha extendido rápidamente a otros servicios digitales como el software. Muchas compañías ya lo utilizan para garantizarse un flujo constante de efectivo. Si tienes un gimnasio, una revista digital o si cuentas con un club, ya sea deportivo o de cualquier otra índole, también puedes integrar la facturación recurrente.

Proveedores de servicios continuados

¿Tienes clientes que cada mes acuden a ti en busca de servicios? En ese caso, no puedes dejar pasar la oportunidad. Las agencias de marketing, las consultorías, asesorías o cualquier empresa que se dedique al mantenimiento tiene la oportunidad de despreocuparse de facturar manualmente cada mes por sus trabajos.

Suscripciones a productos

Algo que también está creciendo es la suscripción a determinados productos. Hay negocios que comercializan productos de belleza, o incluso alimentación y bebidas que se entregan de manera regular. Esto es algo que ya emplean algunos gigantes como Amazon, pero que está al alcance de cualquier pyme.

Compañías de telecomunicaciones

Los proveedores de servicios en la nube, los alojamientos web o las empresas de telefonía y de internet son también protagonistas cuando hay que hablar de factura recurrente.

Como ves, el abanico es muy amplio. Y ahora que ya sabes qué es la factura recurrente y todas las empresas en las que se puede aplicar, vamos a ver cómo te beneficia.

Ventajas de la factura recurrente

Adoptar un sistema de pagos recurrentes proporciona ventajas muy significativas para tu negocio, pero también es positivo para tus clientes. Vamos a mostrártelo:

Consigue un flujo de caja estable

Como ya te hemos dicho, el flujo de caja es uno de los grandes beneficiados de esta estrategia. Una vez cuentas con una determinada cantidad de usuarios suscritos a tu empresa, te resultará mucho más fácil hacer estimaciones de ingresos. Y, por tanto, podrás planificar mejor tus finanzas. Además, si estableces periodos mínimos de permanencia, serás capaz de conocer con certeza cuánto vas a ingresar en cada periodo, lo que reducirá significativamente la incertidumbre en épocas del año en las que las ventas no suelen ser tan positivas. ¿Tienes pensado llevar a cabo nuevas inversiones? Al conocer con precisión tus ingresos, también podrás buscar los mejores momentos para realizarlas. Así ya que no te quedarás sin liquidez para afrontar tus obligaciones con los proveedores o con Hacienda.

Ahorra una gran cantidad de tiempo

Al automatizar el proceso de tu facturación no tendrás que realizar tanto trabajo de forma manual. Esto te permite ahorrar tiempo que podrás dedicar a otras tareas, y si tienes empleados a tu cargo, reducirás los recursos económicos que destinas a trabajos administrativos. Al automatizar estos procesos también se elimina el riesgo de que se produzcan errores humanos y consigues una mayor eficiencia operativa.

Mejora tus relaciones con los clientes

Puesto que ya no tienes que preocuparte por emitir facturas constantemente, ni tampoco debes recordar a tus clientes que llega el momento de pagar, vuestra relación mejorará. Aunque ellos sigan abonando el servicio, los cobros domiciliados o mediante tarjeta de crédito no resultan tan invasivos. Esto también trae otra ventaja de la mano, y es que los impagos serán menores y tampoco será tan habitual que se produzcan retrasos, puesto que siempre que haya saldo disponible, gracias a la gestión de suscripciones, se cobrará el día estipulado.

Incremento de la lealtad de los clientes

Cuando tienes que contactar con un cliente cada vez que es necesario cobrar, corres el riesgo de que este cambie de idea o prefiera una oferta de tu competencia. Sin embargo, una vez que has logrado su confianza para que se suscriba a tu producto o a uno de tus servicios, resulta mucho menos probable que cambie. Por tanto, utilizará tu servicio durante mucho tiempo, salvo que se produzcan problemas. En este sentido, también es importante remarcar que tiene un gran impacto la periodicidad. Si cobras cada mes, establecerás un compromiso mayor que en aquellos servicios que se renuevan solamente una vez al año. Principalmente, porque estarás más presente para tu cliente y no será una cantidad de dinero tan elevada de una sola vez.

¿Cómo se hace la factura recurrente?

¿Crees que esta estrategia es válida para tu empresa? En ese caso, es el momento de que la pongas en marcha. No obstante, su implementación requiere que sigas algunos pasos clave. En primer lugar, debes tener claro qué quieres ofrecer. Tu producto o servicio será la carta de presentación de tu sistema de suscripción y tiene que resultar atractivo para tus usuarios.

Si ya cuentas con clientes a los que cobras de forma periódica, aunque sea manualmente, puedes contactar con ellos y ofrecerles este nuevo sistema. Muéstrales todas las ventajas para ellos: mayor comodidad, domiciliación bancaria, etc.

Lo siguiente que debes hacer es elegir una plataforma de pagos recurrentes. Existe una gran variedad entre la que puedes elegir para que tus clientes paguen sus suscripciones. Nuestra recomendación es que optes por Cegid XRP Enterprise. A continuación, hablaremos en detalle sobre esta herramienta, ya que te pondrá muy fácil la gestión de tus suscripciones.

Por qué elegir Cegid XRP Enterprise

Con este ERP inteligente resulta muy sencillo administrar todas las facturas recurrentes. Pero ten en cuenta que la facturación en Cegid XRP Enterprise va mucho más allá de los servicios asociados a la gestión de suscripciones. Elegir Cegid XRP Enterprise para gestionar la facturación recurrente de tu servicio es una decisión estratégica que puede transformar la productividad negocio. Este software ofrece una automatización integral de procesos críticos, como la generación de presupuestos y facturas tanto para clientes como proveedores.

Gracias a la capacidad de facturación recurrente, se asegura de que los cobros se realicen de manera puntual y sin complicaciones, eliminando así el riesgo de errores manuales y ahorrando tiempo valioso que puede ser invertido en otras áreas del negocio.

Además, Cegid XRP Enterprise proporciona un control exhaustivo sobre las deudas, permitiéndote gestionar de manera eficaz la cartera de cobros y pagos. Su funcionalidad abarca desde la creación de remesas y gestión de pagos periódicos hasta el manejo de cuotas y contratos, lo que garantiza una administración financiera sin fisuras. Como ves es es perfecto para negocios de servicios que utilicen la facturación recurrente.

Además, la inteligencia artificial integrada en Cegid XRP Enterprise aporta un valor añadido significativo al ofrecer análisis predictivos que mejoran la gestión de la cartera de cobros y pagos. Esto te permite anticipar tendencias de cobro, gestionar deudas de manera proactiva y personalizar ofertas y contratos para maximizar el valor del cliente. Además, la IA facilita la evaluación del margen de beneficios de cada servicio, generando informes detallados que apoyan la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.

Como ves, la facturación recurrente es un modelo de gestión financiera eficiente y muy beneficioso para tu empresa, sobre todo si ofreces servicios o productos de forma continuada a tus clientes. Además de asegurarte ingresos regulares, ahorrarás tiempo y conseguirás mejorar la experiencia de tus clientes.