Que es el IVA y cómo funciona el Impuesto sobre Valor Añadido

¿Quién tiene que pagar el IVA?

Ya hemos comentado en un apartado anterior que es el consumidor final quien debe hacerse cargo de pagar el tributo. Sin embargo, como empresario tienes la obligación de recaudarlo a partir de gravar todos los ingresos que genere tu negocio con el impuesto sobre el valor añadido. Y es que siempre debes cobrarlo en todas tus facturas en el momento de hacer una operación comercial.

 ¿Tienes que pagar este gravamen en las facturas de tus proveedores?

La respuesta es sí. Puede parecer contradictorio que las empresas no tengan que hacerse cargo del tributo cuando venden y, en cambio, sí deban abonarlo en cada factura de un proveedor cuando compran. Y es que en ese instante, ejercen su rol como consumidores. Sin embargo, con el fin de simplificar esta duplicidad de roles, entran en juego las autoliquidaciones. Son fundamentales dentro del sistema del IVA en España y de las que vamos a hablar en profundidad a continuación.

¿Qué son las autoliquidaciones?

Cada trimestre, las empresas y los autónomos están obligados a realizar lo que se conoce como la autoliquidación del impuesto. Para ello, deben presentar ante la Agencia Tributaria el modelo 303 del IVA entre los días 1 y 20 del mes siguiente tras la finalización de cada uno de los trimestres. En este modelo, se deben incorporar todos los importes del IVA devengado a los clientes y del IVA soportado en las facturas de los proveedores. Para ello, hay que detallar cada uno de los tipos de IVA que se han aplicado en las facturas y sumarlos.

La diferencia entre el IVA devengado y el soportado es lo que finalmente debe abonarse a la Agencia Tributaria, siempre que el resultado sea positivo. De ser así, el día 21, tras la finalización del trimestre, se recibe un cargo en la cuenta bancaria indicada en el modelo 303. También es posible que el resultado sea negativo. En ese caso, dispones de dos opciones. Por un lado, puedes solicitar la devolución, o bien, compensarlo con el resultado de trimestres posteriores.

Veamos un ejemplo de una declaración de IVA de autónomos.

Una empresa tiene que abonar 3000 euros al 21 %, 600 al 10 % y 290 al 4 %. Por otro lado, durante el trimestre, ha repercutido a sus clientes 5000 euros al 21 %, 1000 al 10 % y 500 al 4 %. La suma de ambos tipos asciende a 3890 euros del IVA soportado y 6500 del IVA repercutido. En este caso, el resultado de la declaración del IVA es a pagar y asciende a un montante de 2610 euros. Si en los trimestres anteriores hubiese tenido saldo pendiente a su favor, este se descontaría del importe final.

¿Qué gastos son deducibles y cuáles no?

Lo cierto es que en la práctica no siempre todo el tributo que la empresa abona a sus proveedores se puede deducir finalmente en la declaración del IVA. Y es que la Agencia Tributaria tiene algunas normas que deben cumplirse para que un gasto cumpla con estos requisitos.

IVA deducible

Hacienda impone el cumplimiento de tres requisitos fundamentales para que un gasto empresarial sea deducible. El primero de ellos tiene que ver con la afectación de ese bien o servicio a la actividad propia del negocio. La Agencia Tributaria considera que solamente deben deducirse aquellos gastos de productos o servicios que guardan una relación directa con la actividad empresarial. Por otro lado, es obligatorio contar con soporte documental de estos costes, es decir, una factura. De hecho, estos documentos estás obligado a conservarlos durante cuatro años. Y, por último, tiene que quedar reflejado en la contabilidad del negocio. De lo contrario, no se puede deducir.

Si cualquiera de estos tres puntos no se cumple, no deberías incluir entre tus gastos ese bien o servicio como IVA deducible. Si lo haces, podrías enfrentarte a una sanción en caso de recibir una inspección.

Como norma general, estos son algunos de los costes más habituales que sí puedes deducir en tu modelo 303:

• Costes asociados a los suministros: agua, luz, internet o telefonía, por ejemplo.
• Gastos de transporte: Muchas empresas cuentan con vehículos para llevar a cabo su actividad. En estos casos, tanto el combustible como su mantenimiento o, incluso, las cuotas del renting pueden desgravarse. Sin embargo, no todos los sectores tienen el mismo reconocimiento. Si bien taxistas, transportistas o comerciales, entre otros, pueden deducirse el 100 %, en otros casos este porcentaje solo llega al 50 %.
• Alquiler de instalaciones.
• Materias primas o productos necesarios para tu actividad diaria.

Gastos no deducibles

Nuestra recomendación es que cualquier gasto que no puedas justificar debidamente ante una inspección lo incluyas como no deducible. Como norma, los que más habitualmente son objeto de investigación de la Agencia Tributaria son aquellos que se consideran como personales. Es decir, ropa, restauración y alojamiento, joyería, etc. No obstante, es posible que debas acudir a eventos, cenas con clientes o que tengas que contar con una vestimenta específica en tu puesto de trabajo. Para justificar estos costes, es recomendable que conserves justificantes. Por ejemplo, en el caso de una habitación de hotel o de una factura en un restaurante. Por tanto, disponer de notas con las citas con tus clientes o de tu acreditación para un congreso, entre otras cosas, son detalles vitales que te permitirán incorporar esos gastos a tus cuentas empresariales.

Por supuesto, cualquier factura que hayas extraviado o si la que tienes no cumple con los requisitos legales, como por ejemplo un tique, también invalida esos gastos para su deducción.

El IVA es un tributo muy importante para las pymes. Gestionarlo correctamente te permitirá cumplir con todas tus obligaciones sin tener que pagar dinero de más en tus autoliquidaciones. Por ello, es vital que aprendas a calcularlo, que conozcas todos los tipos de IVA y también que sepas todo lo que puedes deducirte cada trimestre.

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