Control laboral: qué es y para qué sirve

¿Qué es el control laboral?

Podemos definirlo como el conjunto de estrategias y procesos que permiten supervisar, analizar y mejorar el rendimiento y la distribución del tiempo de cada empleado. Aunque la mayoría de compañías siempre han implementado medidas para ello, la llegada de la tecnología ha cambiado para siempre la forma de realizarlo.

De hecho, en la actualidad se puede llevar un control laboral preciso gracias a herramientas que permiten la monitorización en tiempo real. Además, se pueden establecer indicadores de rendimiento, más conocidos como KPIs, para valorar métricas específicas que faciliten conocer la eficiencia de cada proceso. Como por ejemplo el tiempo invertido en cada actividad, el cumplimiento de los plazos o la productividad de cada equipo o de empleados concretos.

Todo ello sin que sea necesario destinar una gran cantidad de recursos a esta tarea. Ahora bien, para lograr los mejores resultados, es importante aplicar estos métodos de forma clara y transparente. Los trabajadores deben ser conscientes de los objetivos que se persiguen, ya sea el perfeccionamiento de los procesos, el crecimiento de la facturación, etc. Pero siempre, sin que esto suponga un intrusismo excesivo en su día a día, ya que de lo contrario se puede obtener un efecto contrario al deseado.

Pero sobre todo esto profundizaremos más adelante.

Cuáles son los beneficios del control de productividad en una empresa

Tanto a nivel operativo como estratégico implementar el control de producción ofrece ventajas considerables para cualquier organización. A continuación, vamos a hacer un repaso a algunas de las más significativas:

Optimización del uso del tiempo

¿Qué tareas están consumiendo más recursos en el trabajo diario? Esta cuestión puede tener una implicación significativa en aspectos como los costes o el rendimiento de la producción empresarial. Por tanto, es fundamental controlarlo. Y eso es posible gracias a sistemas de registro de tiempo, ya que hacen mucho más fácil conocer los datos necesarios para tomar medidas. En ocasiones, hay duplicidades o redundancias que ralentizan el flujo de trabajo. Y, otras veces, basta con sustituir los viejos equipos por otros más modernos para lograr un ahorro significativo. En cualquier caso, el control de tareas permite tomar mejores decisiones para la optimización. También hace más fácil priorizar unas tareas sobre otras, ajustar la carga de trabajo de cada equipo o mejorar la planificación.

Incremento de la productividad y la eficiencia

Establecer estándares de rendimiento permite fijar metas alcanzables y realistas para cada empleado o equipo. Con esta base, se pueden crear protocolos de mejora y ajustar las estrategias en función de los resultados obtenidos. Además, esto permite la detección temprana de desviaciones, lo cual facilita la implementación de medidas correctivas de forma oportuna.

Fomento de la mejora continua y la innovación

Programar evaluaciones regulares favorece la identificación de brechas en los procesos y permite implementar cambios estratégicos que impulsen la innovación y la competitividad. Además, cuando se comunican los objetivos que se persiguen con el control de la actividad de producción, como comentamos en el apartado anterior, también se hace partícipes del proceso a los propios trabajadores. Algo que hace que estos se sientan partícipes de todo el proceso de mejora y se sientan más implicados y comprometidos con ello.

Técnicas y herramientas para el control de tareas

Más allá de la teoría, a la hora de llevar a la práctica el control de la actividad de producción de los trabajadores es necesario saber qué proceso debe seguirse. Vamos a exponer algunas de las metodologías más interesantes:

El registro y la monitorización de los tiempos

La tecnología actual permite conocer con el máximo nivel de detalle el tiempo que los trabajadores dedican a cada tarea. Con un software de seguimiento de tareas como Cegid Visualtime podemos llevar un control de la actividad de producción exhaustivo con informes y análisis que permiten visualizar la situación general y también de forma individualizada.

Gestión de tareas y proyectos

Algo fundamental para lograr los beneficios que hemos mencionado antes es repartir de forma adecuada las funciones a cada equipo. Y para lograrlo es necesario asignar tareas a cada uno de ellos y contar con soluciones que permitan monitorizar el rendimiento y el cumplimiento de los plazos propuestos para el seguimiento de actividades.

Además, gracias a los sistemas ERP, que pueden integrarse con las operaciones de la empresa, se pueden automatizar muchas tareas repetitivas que hasta ahora requerían de intervención humana. Algo que también permite redistribuir mejor el tiempo de trabajo.

Creación y seguimiento de KPIs

El seguimiento de tareas es importante. Pero un aspecto que no debe pasarse por alto a la hora de evaluar el rendimiento de cada empleado y su gestión del tiempo de trabajo son los KPIs (Key Performance Indicators). O, dicho de otra forma, se trata de indicadores que permiten analizar métricas relevantes para el control de la productividad. Cada compañía debe buscar las que mejor se adapten a sus necesidades. Aunque algunas de las más interesantes son:

• El tiempo de ejecución de las tareas.
• El porcentaje de cumplimiento de los objetivos en plazo.
• El rendimiento individual o del equipo.

Evaluación de los procesos y revisiones periódicas

Para que la estrategia funcione no solo hay que tener en cuenta lo que sucede en un momento determinado. Es importante llevar a cabo revisiones cada cierto tiempo de forma que se pueda tener un punto de vista global de la situación. Y es que tomar solo momentos aislados da una imagen muy difusa y que puede estar muy lejos de la realidad de cada empleado, a pesar de que el seguimiento de sus actividades pueda parecer demasiado negativo en un principio.

Por ejemplo, si un trabajador acude a su puesto de trabajo tras superar una gripe, su rendimiento los días posteriores será sensiblemente inferior a su media habitual. Pero cuando se tiene en cuenta un periodo de tiempo más amplio, esos días de recuperación apenas supondrán un pequeño porcentaje del tiempo analizado.

A la hora de evaluar procesos, algo importante es realizar auditorías internas. Gracias a ellas se pueden identificar las ineficiencias y se pueden reajustar los procesos que consuman más tiempo.

Aspectos éticos del control producción: los principales desafíos

Aunque el control de productividad en una empresa aporta innumerables beneficios, su implementación debe llevarse a cabo de manera responsable y ética. Algunos de los principales desafíos y consideraciones son:

Transparencia y comunicación

Es fundamental definir objetivos claros para que todos los empleados comprendan los motivos y beneficios del control de la actividad de producción. Las empresas deben invertir en sesiones informativas y en la creación de manuales o protocolos explicativos.

También es conveniente implicar a los propios trabajadores a la hora de diseñar e implementar los sistemas de control. Ya que esto ayuda a generar un clima de confianza y minimiza el riesgo de que los empleados perciban que se produce una vigilancia excesiva hacia su trabajo.

Protección de la privacidad y cumplimiento de la legislación

Los métodos de control la productividad siempre deben garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y del RGPD. Por tanto, la recopilación, el almacenamiento y el uso de toda la información obtenida siempre deben ceñirse a estas normativas.

El equilibrio entre control y autonomía

El objetivo del control de producción no es vigilar o perseguir a los trabajadores. Al contrario, lo que debe buscarse es potenciar su rendimiento. Por tanto, nunca se debe ver comprometida su autonomía ni su bienestar. Para ello, las empresas deben diseñar políticas que garanticen el respeto a los límites éticos y personales. Ya que de lo contrario se puede crear un clima laboral tóxico que termine dañando la reputación empresarial y fomentando una mayor rotación de la plantilla.

Estrategias para una implementación exitosa

Conseguir que el control de la productividad se convierta en un elemento positivo de la gestión de recursos humanos tan solo requiere de una estrategia adecuada. Vamos a ofrecer un par de consejos para maximizar sus beneficios:

Diagnóstico y planificación

Analizar las necesidades de la empresa es un punto de partida ideal para poner en práctica todo lo que vendrá más adelante. ¿Cuáles son las ineficiencias operativas actuales? ¿Hay tareas en las que los empleados gastan demasiado más tiempo del que sería recomendable? Identificar las áreas críticas es vital para poder definir unos objetivos claros.

También es crucial buscar las mejores herramientas para recopilar la información. Cegid Visualtime es el software de seguimiento de tareas líder en el mercado y una de las soluciones más eficientes a la hora de gestionar el tiempo de trabajo.

Diseño e implementación del sistema

Una vez se conozcan todas las áreas donde es necesario mejorar, llega el momento de establecer objetivos claros. Para ello, hay que personalizar los KPIs y los procesos de control según los objetivos estratégicos de la empresa, estableciendo protocolos precisos para la recolección y el análisis de los datos durante el seguimiento de tareas.

Después, habrá que implementar el sistema en la operativa diaria de la empresa. Algo para lo que es interesante crear un Proyecto Piloto. Así, se pueden detectar posibles inconvenientes o fallos en la recopilación de los datos, y de esa forma ajustarlos cuando llegue el momento del despliegue a gran escala.

Las últimas tendencias en control de tareas

Las herramientas digitales han llegado para quedarse y los profesionales de recursos humanos cada día tienen más opciones a la hora de elegir entre ellas. Pero la tecnología sigue avanzando, y la inteligencia artificial ya está presente en muchos de estos programas. En Cegid apostamos firmemente por sus ventajas, ya que la incorporación de algoritmos de IA permite anticipar desviaciones en el rendimiento y también es capaz de sugerir ajustes automáticos. Algo que puede transformar radicalmente el control de producción, haciéndolo más preciso y adaptativo.

Otro de los campos donde más se ha innovado es en el del análisis predictivo. Teniendo en cuenta el historial de datos recopilados se puede conseguir información muy valiosa sobre cómo evolucionarán los diferentes parámetros de productividad y rendimiento en cada empresa.

El control laboral, siempre que se aplique de manera ética y siguiendo criterios estratégicos, puede ir más allá de un simple mecanismo de vigilancia. Se trata de una herramienta que puede transformar la productividad de la compañía para llevarla al siguiente nivel. Y los responsables de recursos humanos juegan un papel muy importante en todo ese proceso.

En Cegid contamos con herramientas, como Cegid Visualtime, que te ayudarán a llevar a cabo esta tarea de una forma más sencilla. Gracias a sus funciones podrás conocer en todo momento el registro horario de cada empleado, las ausencias que se han producido y el tiempo dedicado a cada tarea.